Organiser un concert de jazz, étape par étape
Un concert de jazz se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu et le groupe, vérifier les autorisations, puis régler les inscriptions, le traiteur et la technique. Commencez par le programme et les horaires avant de commander le matériel ou les repas. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les indications d’accès et les câbles nécessaires aux instruments. Le jour J, prévoyez une vraie phase d’installation pour la scène, le son, les lumières et l’accueil des visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Réserver un groupe de jazz
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Réserver le catering
- 8
Réserver le matériel de sonorisation
- 9
Coordonner les besoins techniques
- 10
Définir le programme
2 personnes
- 11
Envoyer les indications d'accès
- 12
Imprimer la liste des visiteurs
- 13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 14
Passer la commande traiteur
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Refroidir les boissons
2 personnes
- 17
Préparer les en-cas
3 personnes
- 18
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 19
Installer les éléments de scène
4 personnes
- 20
Installer les tables
3 personnes
- 21
Installer les chaises
4 personnes
- 22
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 23
Brancher les microphones
2 personnes
- 24
Installer les instruments
3 personnes
- 25
Orienter l'éclairage
2 personnes
- 26
Installer le bar et le buffet
3 personnes
- 27
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 28
Afficher le programme
- 29
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 30
Effectuer la balance technique
4 personnes
- 31
Confirmer les horaires d’arrivée du groupe
- 32
Accueillir les artistes
2 personnes
- 33
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Événement
- 34
Ouvrir l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
- 35
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 36
Servir le café et le thé
2 personnes
- 37
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 38
Servir les amuse-bouches
3 personnes
- 39
Faire le discours d’ouverture
- 40
Accompagner le premier set du concert
2 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 43
Annoncer la pause
- 44
Encadrer le deuxième set du concert
2 personnes
- 45
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 46
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 47
Encadrer le troisième set du concert
2 personnes
- 48
Annoncer le dernier tour
- 49
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 50
Fermer le vestiaire
2 personnes
- 51
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
- 52
Emballer les instruments
3 personnes
- 53
Rassembler les déchets
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Ranger le bar et le buffet
3 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 58
Démonter la scène
4 personnes
- 59
Démonter l’éclairage
2 personnes
- 60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 61
Ranger le stock restant
2 personnes
- 62
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tablesqté 12
- Tables de buffetqté 3
- Portantsqté 3
- Éléments de podiumqté 6
- Tables hautesqté 6
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Moniteurs de scèneqté 2
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Système de diapositives
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles d'instrumentsqté 8
- Caisse
- Terminal de paiement
- Talkies-walkiesqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à batterieqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
Décoration
- Nappesqté 12
- Cartes de menuqté 12
- Affiches du programmeqté 6
- Badges nominatifsqté 120
- Stylosqté 12
- Flèches de signalisationqté 12
- Panneaux d’accèsqté 3
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 8
- Raclettes de solqté 2
Conseils
- Réservez le lieu et le groupe avant d’ouvrir les inscriptions, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Faites confirmer par écrit les horaires d’arrivée, de balance et de fin du concert.
- Traitez les inscriptions avec une date limite claire, puis demandez les besoins alimentaires au même moment. Commandez ensuite le traiteur selon le nombre confirmé, en gardant une petite marge pour les imprévus.
- Préparez le plan technique avant la livraison : table de mixage, haut-parleurs, moniteurs de scène, microphones, pieds de micro, boîtiers DI, câbles d’instruments et rallonges doivent être vérifiés ensemble.
- Organisez l’accueil avant le jour du concert : imprimez la liste des visiteurs, préparez les badges nominatifs et envoyez les indications d’accès au moins 48 heures avant l’événement.
- Bloquez plusieurs heures pour l’installation sur place. Montez la scène et les tables, placez les chaises, branchez le son et les microphones, installez les instruments, puis testez l’éclairage avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de jazz ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, le groupe et le traiteur, vérifier les autorisations et organiser la technique. Gardez les derniers jours pour les confirmations et les informations d’accès.
- Quand faut-il réserver un groupe de jazz ?
- Réservez le groupe dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 semaines avant le concert. Demandez aussi les besoins en microphones, retours, boîtiers DI et câbles afin d’éviter une location tardive.
- Quand envoyer les invitations pour un concert de jazz ?
- Envoyez les invitations environ 4 semaines avant le concert et fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la commande traiteur.
- Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?
- Prévoyez au minimum 2 heures pour installer la sonorisation et les microphones, puis ajoutez 30 à 60 minutes pour la balance et les corrections. L’installation doit être terminée avant l’ouverture des portes.
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