Zo organiseer je een jamboree zonder last-minute chaos

Begin een jamboree niet met boodschappen doen, maar met deelnemers, programma en locatieafspraken. Leg eerst vast hoeveel mensen komen, welke spelonderdelen doorgaan en wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarna regel je reserveringen, vergunningen, noodcontacten en een weersplan. In de laatste week controleer je materiaal, catering en communicatie; op de dag zelf werk je met een afgedrukt draaiboek en duidelijke aanspreekpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst controleren
2 personen
5
Noodcontacten verzamelen
2 personen
6
Programma definitief maken
3 personen
7
Spelonderdelen vastleggen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Vergunningen controleren
10
Weersverwachting controleren
11
Weersplan voorbereiden
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Contactgegevens delen
14
Draaiboek afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Deelnemersmappen vullen
3 personen
17
Routebordjes maken
2 personen
18
Spelmaterialen verzamelen
3 personen
19
EHBO-materialen controleren
20
Walkietalkies opladen
21
Boodschappen doen
4 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Lunch voorbereiden
4 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Podiumplek markeren
2 personen
31
Geluidsapparatuur testen
2 personen
32
Spelstations opbouwen
6 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Wegwijzers plaatsen
2 personen
35
Afvalpunten inrichten
2 personen
36
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

39
Aanmeldtafel bemannen
3 personen
40
Naambadges uitdelen
2 personen
41
Welkomstwoord verzorgen
2 personen
42
Groepen indelen
3 personen
43
Openingsspel begeleiden
6 personen
44
Spelronde begeleiden
10 personen
45
Dranken bijvullen
3 personen
46
Fruit en snacks serveren
3 personen
47
Lunchbuffet openen
3 personen
48
Lunch serveren
6 personen
49
Buffet aanvullen
3 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Avondspel uitleggen
4 personen
52
Avondspel begeleiden
10 personen
53
Muziekprogramma verzorgen
3 personen
54
Warme dranken serveren
3 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Afsluitend woord geven
2 personen
57
Vertrek begeleiden
5 personen
58
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

59
Afval inzamelen
5 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
61
Partytenten afbreken
6 personen
62
Spelmaterialen sorteren
3 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Koelboxen legen
2 personen
65
Locatie schoonmaken
5 personen
66
Materialen controleren
2 personen
67
Apparatuur inpakken
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
70
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 130
Herbruikbare bekersaantal 180
Mokkenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Walkietalkiesaantal 10
Megafonenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Touwtrektouwenaantal 3
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 12
Estafettestokkenaantal 12
Blinddoekenaantal 20
Waterballonnenaantal 300
Spelkaartenaantal 12
Zaklampenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Wegwijzerbordenaantal 12
Stiftenaantal 24
Plakbandaantal 12
Touwaantal 4
Prijzenbekersaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Afwasteilenaantal 4
Afdruiprekkenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 10
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampen voor toezichtaantal 6
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2

Tips

Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week vooraf. Controleer de deelnemerslijst daarna nog een keer, zodat naambadges, deelnemersmappen en catering op hetzelfde aantal zijn gebaseerd.
Maak het programma definitief voordat je spelmaterialen verzamelt. Plan per onderdeel een verantwoordelijke vrijwilliger en houd een korte reserveactiviteit achter de hand voor uitloop of slecht weer.
Controleer reserveringen, vergunningen en de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf. Zet bij regen niet alleen tenten klaar, maar bepaal ook waar groepen, materialen en lunch daadwerkelijk naartoe gaan.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar: zet de inschrijftafel klaar, leg naambadges op alfabet en plaats routebordjes vóór de eerste deelnemers aankomen. Deel contactgegevens en portofoons vooraf uit aan de mensen die onderweg moeten kunnen schakelen.
Bereid catering in volgorde van gebruik voor. Zet dranken de avond ervoor koud, vul koelboxen, controleer koffiezetapparaten en waterkokers en houd lunch en hapjes gescheiden van spelmateriaal en EHBO-spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jamboree organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met deelnemers, locatie, programma en reserveringen. Plan de definitieve controle van vergunningen, vrijwilligers, catering en materiaal in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jamboree?: Deel minimaal één vrijwilliger per spelonderdeel en één persoon voor ontvangst en administratie in. Voeg daarnaast een aparte coördinator toe die tijdens het programma niet zelf een post hoeft te bemannen.
Wanneer maak je het draaiboek voor een jamboree?: Maak een eerste versie zodra programma en verantwoordelijkheden vaststaan, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Druk de definitieve versie uiterlijk de dag ervoor af, inclusief contactgegevens, route en weersplan.
Wat regel je als eerste voor een jamboree?: Start met het verwachte aantal deelnemers, de locatie en de gewenste datum. Binnen de eerste week leg je ook het programma op hoofdlijnen vast; pas daarna kun je catering, spelmateriaal, zitplaatsen en vrijwilligers realistisch plannen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.