Organiser un jamboree sans perdre le fil

Un jamboree demande surtout une bonne séquence de préparation : connaître les participants, sécuriser le lieu, construire le programme, puis répartir le matériel et les bénévoles. Commence par les inscriptions et les besoins alimentaires, car ces informations conditionnent les repas et les dossiers individuels. À l’approche du jour J, vérifie les autorisations, la météo et les moyens de communication. Le dernier contrôle doit porter sur l’accueil, les activités, le déjeuner et le plan de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Vérifier la liste des participants
2 personnes
5
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
6
Finaliser le programme
3 personnes
7
Consigner les éléments du jeu
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Vérifier les autorisations
10
Vérifier les prévisions météo
11
Préparer le plan météo
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Partager les coordonnées
14
Imprimer le déroulé
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Remplir les dossiers des participants
3 personnes
17
Créer des panneaux de direction
2 personnes
18
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
19
Vérifier le matériel de premiers secours
20
Recharger les talkies-walkies
21
Faire les courses
4 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer le déjeuner
4 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Marquer l’emplacement du podium
2 personnes
31
Tester le matériel sonore
2 personnes
32
Monter les stations de jeux
6 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
40
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
41
Assurer le mot de bienvenue
2 personnes
42
Répartir les groupes
3 personnes
43
Animer le jeu d’ouverture
6 personnes
44
Animer le tour de jeu
10 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
46
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
47
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
48
Servir le déjeuner
6 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
50
Rassembler la vaisselle
3 personnes
51
Expliquer le jeu du soir
4 personnes
52
Animer le jeu du soir
10 personnes
53
Assurer le programme musical
3 personnes
54
Servir des boissons chaudes
3 personnes
55
Assurer la remise des prix
3 personnes
56
Prendre la parole de clôture
2 personnes
57
Accompagner le départ
5 personnes
58
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

59
Collecter les déchets
5 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
61
Démonter les tentes de fête
6 personnes
62
Trier le matériel de jeu
3 personnes
63
Faire la vaisselle
4 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
5 personnes
66
Vérifier le matériel
2 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 130
Gobelets réutilisablesqté 180
Tassesqté 100
Couverts réutilisablesqté 150
Louchesqté 8
Ciseauxqté 6

Catering

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 8
Couteaux de cuisineqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Courses

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 4
Cordes de tir à la cordeqté 3
Cônesqté 40
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 12
Masquesqté 20
Balles d'eauqté 300
Cartes de jeuqté 12
Lampes de pocheqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 130
Braceletsqté 130
Panneaux directionnelsqté 12
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 12
Cordeqté 4
Coupes de prixqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Bacs à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de travailqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de poche pour la surveillanceqté 6
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 14 jours avant le jamboree. Tu auras ainsi le temps de vérifier les participants, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires avant de finaliser les repas.
Finalise le programme au plus tard 7 jours avant l’événement. Note les éléments de chaque jeu, imprime le déroulé et remets une version aux responsables plutôt que de compter sur des messages envoyés le matin même.
Prépare un vrai plan météo 48 heures avant le début. Décide quelles activités passent sous les tentes de réception, où déplacer les tables et comment maintenir le déjeuner au sec; ne laisse pas cette décision au jour J.
Répartis les bénévoles avec leurs horaires et leurs coordonnées au moins 3 jours à l’avance. Prévoyez des talkies-walkies rechargés, des batteries externes et un moyen simple de joindre la personne responsable des urgences.
Organise la chaîne du repas la veille : boissons au frais, glacières remplies, en-cas portionnés et déjeuner préparé. Contrôle aussi les machines à café, bouilloires, bacs de maintien au chaud et ustensiles de service avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un jamboree ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les inscriptions peuvent être ouvertes dès le début, tandis que les autorisations, réservations et besoins alimentaires doivent être verrouillés au moins 2 semaines avant.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations pour un jamboree ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription environ 14 jours avant. Cette marge permet de relancer les absents et de préparer les dossiers des participants.
Quand préparer le programme d’un jamboree ?: Prépare une première version 3 semaines avant, puis finalise-la 7 jours avant. Garde 48 heures pour vérifier les horaires, les responsables, le matériel de jeu et le plan météo.
Que faut-il vérifier la veille d’un jamboree ?: La veille, contrôle les inscriptions, les badges, les panneaux, les trousses de premiers secours et les moyens de communication. Vérifie aussi que les boissons sont au frais et que le déjeuner peut être servi à l’heure prévue.

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