Organiser un marché annuel sans rien laisser au dernier moment

Un marché annuel se prépare dans un ordre précis : obtenir l’autorisation, réserver le lieu, recruter les exposants, puis organiser les stands et la circulation. Les besoins électriques, les inscriptions et les paiements demandent souvent plus de suivi que prévu. Ce guide vous aide à répartir les démarches sur plusieurs semaines et à garder une journée fluide, même avec de nombreux stands. Vous trouverez aussi les vérifications à faire juste avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déposer la demande d’autorisation
2
Réserver le lieu du marché
3
Répertorier les points d’alimentation électrique
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la répartition des stands
2 personnes
9
Confirmer la location du stand
10
Réserver les fournisseurs
11
Rédiger le texte promotionnel
12
Distribuer les flyers
3 personnes
13
Publier des messages sur les réseaux sociaux
14
Communiquer l’itinéraire de circulation
15
Informer les exposants
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Commander de l’argent liquide
19
Tester le terminal de paiement
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer la caisse
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Contrôler le site
2 personnes
27
Installer les barrières
3 personnes
28
Décharger les stands
6 personnes
29
Monter les stands
6 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Brancher l’électricité
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer le comptoir d'information
2 personnes
36
Installer la caisse
2 personnes
37
Installer le stand de restauration
3 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Préparer les boissons
3 personnes
40
Installer les poubelles
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

42
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Fournir les informations
2 personnes
45
Tenir la caisse
2 personnes
46
Tenir les stands du marché
6 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Faire la vaisselle
2 personnes
54
Réapprovisionner les toilettes
55
Vérifier l'éclairage
56
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
57
Clôturer les ventes
2 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

59
Démonter les stands
6 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Couper l’électricité
2 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Balayer le site
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Rapporter le matériel
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
69
Déposer la caisse
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Paravent pour vestiairesqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 24

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Adaptateurs de chargeqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Nappesqté 16
Panneaux de standqté 25

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Gants de travailqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Paperasse

Brochures du programmeqté 400
Plansqté 300
Contrats de standqté 30
Étiquettes de prixqté 100
Blocs-notesqté 6
Stylosqté 24
Ruban adhésifqté 8
Marqueursqté 12
Braceletsqté 300
Panneau d’affichage

Sécurité

Cônes de signalisationqté 20
Barrières de fouleqté 12
Ruban de signalisationqté 4
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12

Outils

Marteauqté 3
Tournevisqté 4
Clés à moletteqté 2
Serre-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Piquets de solqté 40
Maillet en caoutchoucqté 2

Conseils

Commencez par l’autorisation et le lieu, puis demandez rapidement les besoins des exposants. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour traiter les inscriptions et établir une répartition des stands réaliste.
Demandez à chaque exposant ses besoins électriques avec le formulaire d’inscription. Faites ensuite un relevé des prises, rallonges, multiprises et adaptateurs nécessaires avant de confirmer les emplacements.
Ne communiquez pas seulement la date : envoyez aussi l’itinéraire de circulation, les horaires d’installation et l’emplacement prévu de chaque stand. Une confirmation 7 jours avant évite les arrivées désordonnées.
Testez le terminal de paiement et préparez la caisse au plus tard la veille. Commandez l’argent liquide à l’avance et gardez une solution de repli si le réseau ou le terminal ne fonctionne pas.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis adaptez les tentes, les glacières et les boissons. Refroidissez les boissons et préparez les encas la veille pour ne pas mobiliser les bénévoles pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de réserver le lieu, d’inviter les exposants, de traiter les inscriptions et de planifier les bénévoles.
Quand faut-il envoyer le formulaire d’inscription aux exposants ?: Envoyez-le dès que le lieu et la date sont confirmés, au moins 4 semaines avant le marché. Fixez une date limite située 2 à 3 semaines avant l’événement pour pouvoir répartir les stands.
Quand confirmer l’emplacement des stands ?: Confirmez la répartition environ 7 jours avant l’ouverture, après avoir reçu les besoins électriques et alimentaires. Envoyez ensuite le plan et les consignes de circulation à chaque exposant.
Que préparer la veille d’un marché annuel ?: La veille, rassemblez le matériel, testez les terminaux de paiement, préparez la caisse et refroidissez les boissons. Gardez la vérification météo pour 48 heures avant, puis faites les derniers ajustements le jour précédent.

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