Zo organiseer je een jaarmarkt zonder gaten in de planning

Begin met de datum, route en benodigde vergunningen voordat je verkopers benadert. Daarna leg je de praktische basis vast: straatafsluiting, toiletten, afvalinzameling, kramen en stroom. Zodra de indeling bekend is, kun je verkopers plaatsen, bezoekers informeren en de uitvoering voorbereiden. Reserveer materialen op tijd en maak voor de laatste week een controlelijst voor onder meer wisselgeld, bewegwijzering, weersverwachting en transport.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Straatafsluiting aanvragen
5
Toiletvoorzieningen reserveren
6
Afvalinzameling reserveren
7
Kramen en tenten reserveren
8
Verkopers uitnodigen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Verkopersvoorwaarden versturen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Standplaatsen toewijzen
2 personen
13
Plattegrond maken
2 personen
14
Verkoperslijst afdrukken
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Promotie online plaatsen
17
Flyers verspreiden
3 personen
18
Parkeerinformatie publiceren
19
Verkopers bevestigen
2 personen
20
Stroombehoefte inventariseren
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Standnummers voorbereiden
2 personen
25
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
26
Eten en drinken koelen
2 personen
27
Personeelsindeling afdrukken
28
Weersplan communiceren
29
Terrein inspecteren
3 personen
30
Verkeershekken plaatsen
4 personen
31
Kramen uitladen
6 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
34
Standnummers ophangen
2 personen
35
Stroomkabels leggen
3 personen
36
Verlichting ophangen
3 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Verkopers ontvangen
3 personen
39
Verkopers naar stands wijzen
3 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Eetkraam voorbereiden
3 personen
42
Afvalbakken plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
EHBO-materialen klaarleggen
2 personen
45
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
46
Contant geld veilig opbergen
2 personen

Event

47
Opening aankondigen
48
Bezoekers verwelkomen
4 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Eten serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Koelboxen controleren
2 personen
53
Afvalbakken legen
3 personen
54
Toiletten bijvullen
2 personen
55
Looproutes vrijhouden
2 personen
56
Verkopers ondersteunen
2 personen
57
Gevonden voorwerpen registreren
58
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
59
Lichtsterkte controleren
60
Laatste verkoopronde aankondigen
61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Verkopers laten afbouwen
4 personen
63
Eten veilig opbergen
2 personen
64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Verlichting uitschakelen
2 personen
66
Stroomkabels verwijderen
3 personen
67
Tenten afbreken
6 personen
68
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
69
Afval verzamelen
5 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Verkeershekken verwijderen
4 personen
72
Materialen terugbrengen
3 personen
73
Kramen retourneren
3 personen
74
Koelboxen reinigen
2 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Decoratie opbergen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen afhandelen
78
Afval laten ophalen
79
Leveranciersfacturen controleren
80
Verkopersborg terugbetalen
81
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 40
Kassatafelsaantal 3
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Opbergkrattenaantal 20
Transportkarrenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Acculampenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminium schalenaantal 30

Catering

Drankdispensersaantal 4
Menubordenaantal 8
Prijslijstenaantal 12
Kassabakkenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Vlaggenaantal 30
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 24
Krijtbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Bezemaantal 6
Stoffer en blikaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Kabelmattenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Hesjesaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Plattegrondenaantal 30
Standnummersaantal 20
Bewegwijzeringsbordenaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersaantal 3
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 3

Tips

Leg de route en standplaatsen vast voordat je verkopers definitief bevestigt. Houd ruimte vrij voor looproutes, hulpdiensten, transportkarren en eventuele wachtrijen bij eet- en drinkkramen.
Vraag vergunningen, verzekering en straatafsluiting zo vroeg mogelijk aan. Plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding; lokale termijnen kunnen langer zijn.
Inventariseer per verkoper de stroombehoefte en bepaal waar verlengkabels, stekkerdozen en eventueel acculampen komen. Laat kabels nooit los over een looproute liggen.
Reserveer toiletten, afvalinzameling, marktkramen en partytenten voordat je promotie start. Controleer één week vooraf aantallen, levertijden en wie op de opbouwdag aanwezig is.
Maak voor de marktdag een map met de plattegrond, verkoperslijst, standnummers en contactgegevens. Leg kassa’s, wisselgeld, materialen en powerbanks uiterlijk de avond ervoor klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jaarmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel vergunningen, straatafsluiting en reserveringen voor kramen, tenten, toiletten en afval minimaal 8 tot 12 weken voor de markt.
Hoeveel kramen heb je nodig voor een jaarmarkt?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de beschikbare route. Reken per verkoper op minimaal 1 marktkraam en reserveer ongeveer 10 procent extra ruimte voor doorgangen, servicepunten en onverwachte wijzigingen.
Wanneer moet je verkopers uitnodigen voor een jaarmarkt?: Nodig verkopers uit zodra datum, route en basisvoorwaarden vaststaan, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 4 weken voor de markt, zodat je standplaatsen en de plattegrond kunt afronden.
Wat moet je de dag voor een jaarmarkt controleren?: Controleer de weersverwachting, materialen, standnummers, bewegwijzering, stroomvoorziening en contactlijst. Zet kassa’s, wisselgeld, thermoskannen, bekers en powerbanks uiterlijk de avond ervoor per zone klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.