Organiser un marché annuel sans rien laisser au hasard

Un marché annuel se prépare d’abord sur papier : date, itinéraire, autorisations et besoins techniques doivent être fixés avant d’inviter les vendeurs. Ensuite, construisez un fichier exposants précis, attribuez les emplacements et vérifiez l’énergie, les sanitaires et l’évacuation des déchets. La dernière semaine sert surtout à confirmer les présences, la météo, le matériel et les informations pratiques. Voici l’ordre de préparation qui évite les oublis les plus fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Demander une fermeture de rue
5
Réserver les sanitaires
6
Réserver l’enlèvement des déchets
7
Réserver les stands et les tentes
8
Inviter les vendeurs
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Envoyer les conditions aux vendeurs
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Attribuer les emplacements
2 personnes
13
Créer le plan
2 personnes
14
Imprimer la liste des vendeurs
15
Concevoir la signalétique
16
Publier la promotion en ligne
17
Distribuer les flyers
3 personnes
18
Publier les informations de stationnement
19
Confirmer les vendeurs
2 personnes
20
Recenser les besoins en énergie
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Vérifier le matériel
3 personnes
24
Préparer les numéros de stand
2 personnes
25
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
26
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
27
Imprimer la répartition du personnel
28
Communiquer le plan météo
29
Inspecter le site
3 personnes
30
Installer des barrières de circulation
4 personnes
31
Décharger les stands
6 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
6 personnes
34
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
35
Poser les câbles électriques
3 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Accueil des vendeurs
3 personnes
39
Indiquer les stands aux exposants
3 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Préparer le stand de restauration
3 personnes
42
Installer les poubelles
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
45
Installer la signalisation
2 personnes
46
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes

Événement

47
Annoncer l'ouverture
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir les repas
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Contrôler les glacières
2 personnes
53
Vider les poubelles
3 personnes
54
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
55
Dégager les voies de circulation
2 personnes
56
Soutenir les vendeurs
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
59
Vérifier l'intensité lumineuse
60
Annoncer le dernier tour de vente
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Faire démonter les stands
4 personnes
63
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes
65
Éteindre l’éclairage
2 personnes
66
Retirer les câbles électriques
3 personnes
67
Démonter les tentes
6 personnes
68
Rassembler les tables et les chaises
5 personnes
69
Rassembler les déchets
5 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Retourner les stands
3 personnes
74
Nettoyer les glacières
2 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Ranger la décoration
2 personnes
77
Gérer les objets trouvés
78
Faire enlever les déchets
79
Vérifier les factures des fournisseurs
80
Rembourser la caution du vendeur
81
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 40
Tables de caisseqté 3
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20
Chariots de transportqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Carafeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes sur batterieqté 12
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux en aluminiumqté 30

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Panneaux de menuqté 8
Listes de prixqté 12
Tiroirs-caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeauxqté 30
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 24
Panneaux en ardoiseqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balaiqté 6
Balayette et pelleqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Passe-câblesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Giletsqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Plansqté 30
Numéros de standqté 20
Panneaux de signalisationqté 12

Outils

Marteauqté 3
Tournevisqté 3
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 3

Conseils

Commencez 8 à 12 semaines avant le marché par la date, l’itinéraire, l’assurance et les demandes d’autorisation. Une fermeture de rue ou une réservation de sanitaires peut prendre plusieurs semaines.
Invitez les vendeurs avant de dessiner le plan définitif. Demandez à chacun ses dimensions, ses besoins alimentaires et électriques, puis attribuez les emplacements au moins 10 jours avant l’événement.
Prévoyez un plan lisible avec des numéros de stand visibles. Imprimez une liste des vendeurs et gardez plusieurs exemplaires pour l’accueil, l’installation et la régie.
Traitez la circulation comme un sujet à part : publiez les informations de stationnement, indiquez les accès aux exposants et prévoyez des chariots pour déplacer les caisses et les tables.
Faites une vérification complète 48 heures avant : météo, tentes, rallonges, multiprises, éclairage sur batterie, monnaie, gobelets réutilisables et matériel de service. Les petits équipements manquants sont difficiles à remplacer le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, la fermeture de rue, les sanitaires et l’enlèvement des déchets doivent être lancés avant la confirmation des exposants.
Quand faut-il inviter les vendeurs pour un marché ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription, puis confirmez chaque vendeur environ 10 jours avant l’installation.
Quand faire le plan des stands ?: Préparez une première version dès que les inscriptions commencent et finalisez-la 10 à 14 jours avant le marché. Gardez quelques emplacements flexibles pour les changements de dernière minute.
Que vérifier la veille d’un marché annuel ?: La veille, contrôlez les prévisions météo, les tentes, les tables, les branchements, l’éclairage, les sanitaires et la signalétique. Préparez aussi la caisse et la monnaie afin de ne pas gérer ces détails pendant l’accueil des vendeurs.

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