Zo organiseer je een jaarcongres zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en hoofdlijnen van het programma. Daarna leg je sprekers, techniek, catering en registratie vast, zodat de praktische onderdelen op elkaar aansluiten. Bij een jaarcongres gaat het vaak mis met ontbrekende presentaties, dieetwensen en techniek die pas op de dag zelf wordt getest. Werk daarom terug vanaf de congresdag en houd één actuele deelnemerslijst bij. Het plan op deze pagina geeft je de volgorde en controlepunten voor de voorbereiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma definitief maken
3 personen
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Presentaties opvragen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersinformatie versturen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Catering reserveren
2 personen
12
Techniek reserveren
2 personen
13
Meubilair reserveren
14
Fotograaf reserveren
15
Naamkaartjes ontwerpen
16
Programma's opmaken
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Deelnemerslijst controleren
2 personen
19
Definitieve dieetlijst delen
2 personen
20
Catering aantallen bevestigen
21
Sprekersbriefing versturen
22
Presentaties verzamelen
23
Presentaties controleren
2 personen
24
Materialen inkopen
2 personen
25
Naamkaartjes printen
2 personen
26
Programma's printen
2 personen
27
Deelnemerspakketten samenstellen
4 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen controleren
2 personen
33
Zaalindeling uitzetten
3 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Techniek aansluiten
3 personen
37
Presentaties testen
2 personen
38
Versiering ophangen
2 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Catering klaarzetten
4 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Registratieteam instrueren
3 personen

Event

43
Ontvangstbalie bemannen
4 personen
44
Deelnemers registreren
4 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
47
Sprekers ontvangen
2 personen
48
Presentaties bedienen
2 personen
49
Pauzehapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
3 personen
52
Diner serveren
6 personen
53
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
54
Fotomomenten verzorgen
55
Technische ondersteuning bieden
2 personen
56
Laatste aankondiging doen

Nazorg

57
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
58
Catering opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
62
Techniek afbouwen
3 personen
63
Versiering verwijderen
2 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Sanitair schoonmaken
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Foto's veilig opslaan
69
Bedankbericht versturen
70
Presentaties nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 165
Tafelsaantal 22
Statafelsaantal 18
Spreektafel
Kleedkamerrekaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 22
Bloemstukkenaantal 12
Naambordjesaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12

Materialen

Naamkaartjesaantal 165
Lanyardsaantal 165
Programmaboekjesaantal 165
Notitieblokkenaantal 165
Balpennenaantal 180
Registratielijstenaantal 6
Pennenaantal 24
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 40
Pijlbordenaantal 18

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stofzuigeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer of elke spreker de juiste versie heeft aangeleverd.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Vraag direct dieetwensen, vervoersbehoefte en parkeerinformatie uit, zodat je niet in de laatste week hoeft na te bellen.
Reserveer techniek op basis van het programma: een beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker en microfoons moeten samen worden getest. Plan de volledige test uiterlijk 1 werkdag vóór het congres.
Bevestig de catering aantallen op basis van de definitieve deelnemerslijst. Deel de dieetlijst uiterlijk 2 werkdagen vooraf met de cateraar en controleer of servies, waterglazen, koffievoorzieningen en warmhoudbakken zijn geregeld.
Maak naamkaartjes, programma’s en bewegwijzering pas definitief nadat de deelnemerslijst en het programma zijn gecontroleerd. Leg reserve-exemplaren en oplaadkabels, verlengkabels en stekkerdozen klaar op de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jaarcongres organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Leg sprekers, catering en techniek uiterlijk 8 weken vooraf vast, zodat er tijd blijft voor wijzigingen.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een jaarcongres?: Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en de belangrijkste programmapunten definitief zijn, meestal 10 tot 12 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 10 werkdagen voor het congres.
Wanneer moet je presentaties voor een jaarcongres opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze uiterlijk 2 werkdagen voor het congres. Test daarna alle bestanden op de laptop en het projectiesysteem.
Wanneer bevestig je de catering voor een jaarcongres?: Bevestig de aantallen uiterlijk 3 werkdagen vooraf op basis van de actuele deelnemerslijst. Deel dieetwensen tegelijk met de cateraar en controleer op de dag zelf de opstelling en serveertijden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.