Jahreskongress organisieren: Schritt für Schritt

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Referenten fest, bevor du Einladungen verschickst. Fordere Präsentationen mit einer klaren Abgabefrist an, zum Beispiel 7 Tage vor dem Kongress, damit Laptop, Beamer und Projektionsleinwand getestet werden können.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Programm und Transportinformationen belastbar sind. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vorher und übermittle die endgültige Diätliste anschließend an das Catering.
• Stimme Technik und Raumaufbau gemeinsam ab. Plane Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel passend zur Raumgröße ein und teste jede Präsentation vor Beginn der ersten Sitzung.
• Bestätige Catering-Mengen nicht nur nach der Gesamtzahl der Anmeldungen. Teile die Teilnehmer in Essenswünsche und Tagesabläufe auf und prüfe, ob Teller, Besteck, Wassergläser, Kaffeetassen und Warmhaltebehälter bereitstehen.
• Bereite Orientierung und Empfang mindestens am Vortag vor. Drucke Namensschilder, stelle Beschilderung und Programme bereit und richte Garderobe, Stehtische sowie den Rednertisch nach dem tatsächlichen Raumplan ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jahreskongress organisieren?

Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Programmrahmen. Catering, Technik und Referenten sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angefragt oder bestätigt sein.

Wann sollte die Anmeldung für einen Jahreskongress öffnen?

Öffne das Anmeldeformular, sobald Datum, Ort, Programm und Referenten feststehen, meist 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress. Setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor der Veranstaltung, damit Diätwünsche und Mengen verarbeitet werden können.

Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?

Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor dem Jahreskongress an. Prüfe sie anschließend auf Format, Ton und Bildausgabe und speichere eine getestete Version auf dem Veranstaltungs-Laptop.

Wie viele Namensschilder braucht man für einen Jahreskongress?

Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und zusätzlich etwa 5 Prozent Reserve. Bei 200 Teilnehmenden sind das 210 Schilder; Änderungen und Nachmeldungen lassen sich so am Empfang abfangen.

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