Organiser un congrès annuel, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Les intervenants doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions, sinon le contenu annoncé risque de changer.
• Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est suffisamment stable et demandez les besoins alimentaires à ce moment-là. Fixez une date limite, idéalement 10 à 14 jours avant le congrès, pour transmettre une liste fiable au traiteur.
• Ne vous contentez pas de réserver un vidéoprojecteur : testez aussi l’ordinateur portable, le cliqueur, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles et les rallonges au moins la veille.
• Demandez les présentations plusieurs jours avant l’événement et vérifiez-les sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Prévoyez un briefing écrit pour les intervenants avec leur horaire, leur durée et les consignes techniques.
• Préparez l’accueil avant l’impression des badges : vérifiez la liste des participants, la signalétique, le vestiaire et les informations de parking et de transport. Imprimez les badges après la dernière vérification, généralement 2 à 3 jours avant le congrès.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès annuel ?

Prévoyez au minimum 4 à 6 mois pour un congrès avec plusieurs intervenants, des inscriptions et une restauration. Commencez encore plus tôt si le lieu, les intervenants ou la technique sont difficiles à réserver.

Quand ouvrir les inscriptions à un congrès ?

Ouvrez-les lorsque la date, le lieu et le programme principal sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant l’événement. Gardez une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, environ 10 à 14 jours avant le jour J.

Quand réserver le traiteur pour un congrès ?

Demandez une première proposition dès que vous connaissez le format et le nombre estimé de participants, idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès. Confirmez les quantités et la liste alimentaire définitive 7 à 10 jours avant.

Que faut-il vérifier la veille d’un congrès ?

Testez toute la technique, rassemblez les présentations, vérifiez les badges et contrôlez l’installation des chaises, tables, signalétique et espaces de restauration. La veille, prévoyez aussi un dernier contrôle de la liste des participants et du briefing des intervenants.

Des plans du même genre

• Que prévoir pour un atelier de respiration ?
• La liste de courses pour un café funéraire
• Checklist pour organiser un atelier de fabrication de meubles
• Organiser un atelier de respiration sans rien oublier