Zo organiseer je een jaarcongres zonder last-minute problemen

Begin met de datum, het doel en een programma-opzet voordat je sprekers of catering vastlegt. Reserveer daarna de locatie en zalen, zodat je weet hoeveel congresstoelen, tafels en techniek nodig zijn. Werk met een duidelijke aanmelddeadline en verzamel dieetwensen en vervoersinformatie meteen in het formulier. In de laatste weken verschuift de aandacht naar presentaties, naambadges, briefing, catering en de praktische inrichting van de ontvangst en zalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Presentatie-eisen verzamelen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Vervoersinformatie versturen
11
Programma definitief maken
2 personen
12
Naambadges ontwerpen
13
Naambadges printen
2 personen
14
Presentaties verzamelen
2 personen
15
Presentaties controleren
2 personen
16
Sprekersbriefing versturen
17
Cateringmenu bevestigen
2 personen
18
Cateringhoeveelheden bestellen
2 personen
19
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Presentatiematerialen klaarzetten
2 personen
24
Routeborden voorbereiden

Event

25
Zaalindeling uitzetten
4 personen
26
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
27
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Projector en scherm aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Presentaties opstarten
2 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Naambadges sorteren
2 personen
34
Welkomstpakketten klaarleggen
2 personen
35
Routeborden plaatsen
2 personen
36
Koffieontvangst voorbereiden
3 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Welkomstpakketten uitdelen
3 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
43
Sprekers aankondigen
44
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
45
Dranken bijvullen
3 personen
46
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
47
Koffiepauze serveren
4 personen
48
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
49
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
50
Avondbuffet opbouwen
4 personen
51
Avondbuffet serveren
5 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Servies en glazen afruimen
3 personen
55
Avondprogramma begeleiden
2 personen
56
Microfoons en presentaties beheren
2 personen
57
Laatste drankronde verzorgen
3 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
60
Presentatiematerialen veiligstellen
2 personen
61
Catering opruimen
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Zalen opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Zalen schoonmaken
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Borg- en huurmaterialen controleren
2 personen
69
Ongebruikte voorraad opbergen
2 personen
70
Bedankbericht versturen
71
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Receptietafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
USB-C-adaptersaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Presentatieklikkeraantal 2
Wifiroutersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 130
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumachterdoek
Logo- en sponsorbannersaantal 6
Naamkaartjesaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Programmaboekjesaantal 130
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Kleedjes voor ontvangstbalieaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst op hoofdlijnen vast: noteer per onderdeel de starttijd, eindtijd, zaal en verantwoordelijke. Benader sprekers daarna gericht en bevestig afspraken schriftelijk.
Vraag presentatie-eisen uiterlijk twee weken voor het congres op. Controleer ontvangen bestanden op beeldverhouding, geluid en aansluitingen; test HDMI-kabels, USB-C-adapters, laptops en de presentatieklikker vooraf.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de congresdag af. Gebruik een vaste deadline van ongeveer 7 dagen vooraf voor deelnemersgegevens, dieetwensen en het maken en printen van naambadges.
Plan de catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en bestel niet alleen eten. Tel ook koffie- en watermomenten mee en controleer of koffiekopjes, waterglazen, borden, bestek, koffiezetapparaten en thermoskannen beschikbaar zijn.
Loop de locatie minimaal één keer volledig door voordat je de zaalindeling uitzet. Controleer zichtlijnen naar het projectiescherm, bereik van draadloze microfoons, stroom voor beamer en luidsprekers, routeborden, garderoberekken en de ontvangstbalie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jaarcongres organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma-opzet. Reserveer sprekers en zalen zo vroeg mogelijk; de laatste 2 weken gebruik je voor controles, briefings en de praktische uitvoering.
Wanneer moet je sprekers voor een jaarcongres benaderen?: Benader de eerste sprekers zodra datum, thema en globale programma-indeling vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag presentatiebestanden en technische eisen uiterlijk 2 weken voor het congres op.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een jaarcongres?: Laat aanmeldingen meestal 7 dagen voor het congres sluiten. Zo houd je tijd over om aantallen aan de catering door te geven, dieetwensen te verwerken en naambadges te printen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een congreszaal klaar te zetten?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor het klaarzetten en testen van de zaal. Zet stoelen, tafels en podiumdelen neer, plaats scherm en techniek, controleer microfoons en leg presentatiematerialen klaar voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.