Jahreskongress organisieren: Die richtige Reihenfolge

Ein Jahreskongress wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Programmrahmen und Räume festlegst und danach Referenten, Anmeldung und Logistik aufbaust. Plane Technik und Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag: Beamer, Mikrofone, Adapter und Laptops brauchen einen Funktionstest. Auch Namensschilder, Transportinfos und Ernährungswünsche gehören in einen festen Ablauf. Die Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau von Empfang, Bühne, Bestuhlung und Buffet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Referenten bestätigen
2 Personen
5
Präsentationsanforderungen sammeln
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
10
Transportinformationen versenden
11
Programm finalisieren
2 Personen
12
Namensschilder gestalten
13
Namensschilder drucken
2 Personen
14
Präsentationen sammeln
2 Personen
15
Präsentationen prüfen
2 Personen
16
Sprecherbriefing versenden
17
Catering-Menü bestätigen
2 Personen
18
Cateringmengen bestellen
2 Personen
19
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
20
Materialien prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Präsentationsmaterialien bereitstellen
2 Personen
24
Routenschilder vorbereiten

Event

25
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
26
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
27
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
28
Musikanlage anschließen
2 Personen
29
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
30
Mikrofone testen
2 Personen
31
Präsentationen starten
2 Personen
32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
33
Namensschilder sortieren
2 Personen
34
Willkommenspakete bereitlegen
2 Personen
35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
36
Kaffeeempfang vorbereiten
3 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
38
Referenten empfangen
2 Personen
39
Teilnehmer registrieren
4 Personen
40
Willkommenspakete verteilen
3 Personen
41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
42
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
43
Redner ankündigen
44
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
45
Getränke nachfüllen
3 Personen
46
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
47
Kaffeepause servieren
4 Personen
48
Benutzte Tassen abräumen
2 Personen
49
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
50
Abendbuffet aufbauen
4 Personen
51
Abendbuffet servieren
5 Personen
52
Buffet auffüllen
3 Personen
53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
54
Geschirr und Gläser abräumen
3 Personen
55
Abendprogramm betreuen
2 Personen
56
Mikrofone und Präsentationen betreuen
2 Personen
57
Letzte Getränkerunde organisieren
3 Personen
58
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Anlage ausschalten
2 Personen
60
Präsentationsmaterialien sichern
2 Personen
61
Catering aufräumen
4 Personen
62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Säle aufräumen
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Räume reinigen
3 Personen
66
Materialien inventarisieren
2 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Pfand- und Mietmaterialien prüfen
2 Personen
69
Unbenutzte Vorräte verstauen
2 Personen
70
Dankesnachricht versenden
71
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
TischeAnz. 18
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
EmpfangstischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 6
USB-C-AdapterAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
PräsentationsklickerAnz. 2
WLAN-RouterAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 130
WassergläserAnz. 130
WeingläserAnz. 130
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
Bühnenhintergrund
Logo- und SponsorbannerAnz. 6
NamensschilderAnz. 130
BadgehalterAnz. 130
ProgrammhefteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 130
KugelschreiberAnz. 150
WegweiserAnz. 12
Tischdecken für den EmpfangstresenAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programmrahmen und Räume zuerst fest. Reserviere Plenum, Nebenräume, Empfang und Cateringfläche, bevor du Referenten verbindlich zusagst.
Sammle Präsentationsanforderungen spätestens 3 Wochen vor dem Kongress. Frage nach Dateiformat, Anschlüssen und benötigten Adaptern; prüfe die fertigen Präsentationen einige Tage vor Beginn.
Schließe die Anmeldung nicht mit der Teilnehmerzahl ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und verschicke Transportinformationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress.
Bestätige Cateringmenü und Mengen nach Anmeldeschluss. Rechne Getränke nicht nur für die Mittagspause ein: Kaffee, Wasser und Gläser müssen ab Empfang und zwischen den Programmpunkten bereitstehen.
Plane den Aufbau mit einer festen Technikprobe am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Einlass. Teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI- und USB-C-Verbindungen sowie den Präsentationsklicker.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jahreskongress planen?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Termin, Programmrahmen und Raumreservierung. Referenten sollten danach zeitnah angefragt und spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress bestätigt werden.
Wann sollte die Anmeldung für einen Jahreskongress starten?: Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vorher, damit Cateringmengen, Namensschilder und Raumaufteilung rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jahreskongresses?: Plane für Bestuhlung, Bühne, Empfang, Beschilderung und Technik mindestens 3 Stunden ein. Für einen Techniktest mit Präsentation und Mikrofonen solltest du zusätzlich 60 Minuten reservieren.
Wann müssen Präsentationen für einen Jahreskongress vorliegen?: Fordere die Präsentationen spätestens 3 Wochen vorher an und setze eine verbindliche Abgabefrist 5 bis 7 Tage vor dem Kongress. So bleibt Zeit, Dateien zu prüfen und Ersatzlösungen für Anschlüsse oder Geräte vorzubereiten.

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