Zo organiseer je een introductiedag zonder last-minute gedoe

Begin een introductiedag niet met inkopen, maar met het programma en de deelnemerslijst. Zodra datum, onderdelen en aantallen vaststaan, kun je begeleiders, catering, ruimtes en techniek gericht regelen. Werk daarna toe naar één gedeeld draaiboek met dieetwensen, route-informatie en contactgegevens van het team. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst: een ingerichte balie, naamkaartjes, gecontroleerde ruimtes en een korte technische test voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst aanmaken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma met deelnemers delen
7
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
8
Activiteiten en spellen kiezen
3 personen
9
Eet- en drinkhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
11
Benodigdheden inventariseren
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Indeling van ruimtes maken
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Contactgegevens team delen
16
Deelnemerslijst controleren
2 personen
17
Dieetwensen met catering delen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Route en parkeren delen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
26
Programma ophangen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
29
Presentatie testen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
34
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
35
Teambriefing houden
6 personen

Event

36
Ontvangstteam klaarzetten
3 personen
37
Deelnemers registreren
3 personen
38
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
40
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
41
Rondleiding begeleiden
3 personen
42
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes bijvullen
2 personen
46
Workshops begeleiden
6 personen
47
Workshopruimtes controleren
2 personen
48
Dinerbuffet openen
2 personen
49
Diner serveren
4 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
52
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
53
Muziek verzorgen
54
Dessert en koffie serveren
3 personen
55
Groepsfoto maken
2 personen
56
Informele borrel begeleiden
3 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Deelnemers veilig uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
60
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
61
Servies en glazen verzamelen
3 personen
62
Keuken schoonmaken
3 personen
63
Zalen schoonmaken
4 personen
64
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Geleende spullen verzamelen
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
70
Verloren voorwerpen registreren
71
Bedankbericht versturen
72
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Drankenkrattenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Statievenaantal 2

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 60
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 70
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Vaasjesaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordjesaantal 10
Plakgumaantal 4
Schilderstapeaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Staande lampenaantal 4

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Blinddoekenaantal 10
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Plan de aanmeldingen niet pas bij de ontvangstbalie. Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf af, zodat je catering, naamkaartjes, stoelen en workshopgroepen op aantallen kunt afstemmen.
Laat het programma minstens 3 dagen vooraf delen met deelnemers. Zet daarin ook route- en parkeerinformatie, starttijd, pauzes en een contactpersoon voor vragen op de dag zelf.
Geef dieetwensen tegelijk met de definitieve deelnemersaantallen door aan de catering, bij voorkeur uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Een losse lijst op de ochtend zelf leidt snel tot verkeerde uitgifte of ontbrekende maaltijden.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon vóór de ontvangst. Reserveer minimaal 30 minuten voor aansluiten en geluid testen; controleer ook of presentaties zonder internetverbinding werken.
Maak de ruimte-indeling op papier én op locatie. Zet ontvangstbalie, tafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken klaar voordat deelnemers komen, en leg draaiboek, naamkaartjes en teamcontacten op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een introductiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en leg catering en workshopbegeleiders uiterlijk 2 tot 3 weken voor de dag vast.
Wanneer moet je de catering voor een introductiedag bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen bijna definitief zijn, meestal 5 tot 7 werkdagen vooraf. Deel de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf met de cateraar.
Hoeveel tijd heb je nodig om een introductiedag op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, buffet en materialen. Plan daarnaast 30 minuten voor de technische test en houd nog 15 minuten over voor een laatste controle van ruimtes en naamkaartjes.
Wanneer stuur je het programma van een introductiedag naar deelnemers?: Stuur een eerste programma tegelijk met de uitnodiging en deel de definitieve versie uiterlijk 3 dagen vooraf. Voeg wijzigingen op de dag zelf alleen toe via de afgesproken contactpersoon of een korte mededeling bij de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.