Cómo organizar un Día de introducción paso a paso

Un Día de introducción funciona mejor cuando se prepara en este orden: primero se fija el programa, después se confirma quién asistirá y, por último, se montan los espacios y materiales. El plan reúne 72 tareas y 63 artículos para coordinar inscripciones, monitores, actividades, catering, equipos y recepción. Empieza varias semanas antes y deja la comprobación final para el día anterior, no para la llegada de los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Crear lista de participantes
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Compartir el programa con los participantes
7
Asignar monitores del taller
2 personas
8
Elegir actividades y juegos
3 personas
9
Calcular cantidades de comida y bebida
2 personas
10
Realizar el pedido de catering
2 personas
11
Inventariar los suministros
2 personas
12
Hacer reservas
13
Crear distribución de espacios
2 personas
14
Imprimir el plan de trabajo
15
Compartir los datos de contacto del equipo
16
Comprobar la lista de participantes
2 personas
17
Compartir las necesidades dietéticas con el catering
18
Hacer la compra
3 personas
19
Reunir los materiales
3 personas
20
Compartir la ruta y el aparcamiento
21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Comprobar los espacios
2 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Montar el mostrador de recepción
2 personas
25
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
26
Colgar el programa
27
Colgar la decoración
3 personas
28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
29
Probar la presentación
2 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Montar el punto de café y té
2 personas
32
Preparar aperitivos
4 personas
33
Preparar el bufé de cena
4 personas
34
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
35
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

36
Preparar el equipo de recepción
3 personas
37
Registrar a los participantes
3 personas
38
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
39
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
40
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
41
Guiar la visita
3 personas
42
Guiar el juego de presentación
4 personas
43
Servir café y té
3 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Reponer aperitivos
2 personas
46
Guiar talleres
6 personas
47
Comprobar las salas de taller
2 personas
48
Abrir el bufé de la cena
2 personas
49
Servir la cena
4 personas
50
Servir comidas especiales
2 personas
51
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
52
Coordinar la actividad nocturna
4 personas
53
Proporcionar la música
54
Servir el postre y el café
3 personas
55
Hacer una foto de grupo
2 personas
56
Coordinar el brindis informal
3 personas
57
Anunciar la última ronda
58
Despedir a los participantes con seguridad
3 personas

Seguimiento

59
Guardar los sobrantes en frío
3 personas
60
Recoger y separar la basura
3 personas
61
Recoger vajilla y vasos
3 personas
62
Limpiar la cocina
3 personas
63
Limpiar las salas
4 personas
64
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Recoger los artículos prestados
2 personas
68
Devolver los materiales
2 personas
69
Recoger el stock sobrante
2 personas
70
Registrar objetos perdidos
71
Enviar mensaje de agradecimiento
72
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 70
Cucharillas de cafécant. 60
Juegos de cubiertos para cenacant. 70
Cucharonescant. 8

Catering

Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cajas de bebidascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Trípodescant. 2

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 60
Tarjetas de nombrecant. 70
Bolígrafoscant. 70
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Jarroncitoscant. 10
Pizarrascant. 6
Carteles de flechascant. 10
Masilla adhesivacant. 4
Cinta de pintorcant. 6

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 4
Lámparas de piecant. 4

Material deportivo

Pelotas blandascant. 8
Aroscant. 6
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 6
Antifacescant. 10
Marcadorescant. 4
Cronómetroscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye horarios, actividades, ubicación, ruta y aparcamiento para que los participantes sepan cómo será la jornada.
Controla las inscripciones en una única lista y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido de catering. Comparte esos datos con el proveedor y lleva una copia el día del evento.
Asigna los monitores antes de elegir el material de cada taller. Cada responsable debe conocer su actividad, el horario, el espacio y los datos de contacto del resto del equipo.
Haz la distribución de espacios con antelación: recepción, talleres, buffet y zonas de descanso necesitan mesas, sillas y circulación libre. Imprime el plan de trabajo para que no dependa de un portátil.
Prepara la recepción el día anterior con tarjetas con nombres y la lista de participantes. Comprueba también proyector, pantalla, altavoces, micrófono y mesa de mezclas antes de abrir la ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de introducción?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar el programa, gestionar inscripciones y hacer reservas. La compra, los materiales y la distribución de espacios deberían quedar cerrados como mínimo 3 días antes.
¿Cuándo hay que pedir el catering para un Día de introducción?: Haz el pedido cuando tengas confirmadas las inscripciones y las necesidades dietéticas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Envía al catering una actualización final de asistentes 48 horas antes si el proveedor lo permite.
¿Qué se prepara el día anterior?: El día anterior se reúnen los materiales, se imprimen el plan de trabajo y los contactos, y se dejan listas las tarjetas con nombres. También conviene comprobar los espacios, el equipo audiovisual y la distribución de mesas y sillas.
¿Cómo organizar la recepción de los participantes?: Coloca un mostrador de recepción visible y prepara la lista de participantes, las tarjetas con nombres y el programa. Reserva al menos 30 minutos antes del inicio para abrir la ubicación, revisar la entrada y resolver inscripciones pendientes.

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