Organiser une journée d’introduction sans rien oublier

Une journée d’introduction réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le programme, puis les inscriptions, les ateliers, les repas et la logistique sur place. Prévoyez assez de temps pour traiter les réponses et les besoins alimentaires avant de commander. Le jour venu, l’accueil, les badges, les espaces et le matériel technique doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, sans découvrir les oublis au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Créer la liste des participants
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Partager le programme avec les participants
7
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
8
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
9
Calculer les quantités de nourriture et de boisson
2 personnes
10
Passer la commande traiteur
2 personnes
11
Inventorier les fournitures
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Établir la répartition des espaces
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Partager les coordonnées de l’équipe
16
Vérifier la liste des participants
2 personnes
17
Partager les besoins alimentaires avec le traiteur
18
Faire les courses
3 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Partager l’itinéraire et le parking
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les espaces
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Afficher le programme
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Tester la présentation
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Installer le point café et thé
2 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
34
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
35
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

36
Préparer l’équipe d’accueil
3 personnes
37
Enregistrer les participants
3 personnes
38
Distribuer les badges
2 personnes
39
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
40
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
41
Animer la visite guidée
3 personnes
42
Animer le jeu de présentation
4 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
46
Encadrer les ateliers
6 personnes
47
Vérifier les salles d’atelier
2 personnes
48
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
49
Servir le dîner
4 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
52
Animer l’activité du soir
4 personnes
53
Fournir la musique
54
Servir le dessert et le café
3 personnes
55
Prendre une photo de groupe
2 personnes
56
Animer le cocktail informel
3 personnes
57
Annoncer le dernier tour
58
Raccompagner les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

59
Ranger les restes au frais
3 personnes
60
Collecter et trier les déchets
3 personnes
61
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
62
Nettoyer la cuisine
3 personnes
63
Nettoyer les salles
4 personnes
64
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Envoyer un message de remerciement
72
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 70
Cuillères à caféqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 70
Louchesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Caisses de boissonsqté 6
Glacièresqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Trépiedsqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 70
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Petits vasesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux de directionqté 10
Colle repositionnableqté 4
Ruban de masquageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Matériel de sport

Balles souplesqté 8
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Masquesqté 10
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Commencez par fixer la date et le déroulé, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux participants pour répondre. Sans liste d’inscrits fiable, il est impossible de calculer correctement les repas, les boissons ou le nombre de chaises.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de passer la commande traiteur. Faites une dernière vérification 48 heures avant la journée et transmettez les allergies ou régimes confirmés au traiteur.
Réservez les animateurs et les activités avant de répartir les espaces. Prévoyez une salle ou une zone par atelier, ainsi qu’un espace d’accueil distinct avec les badges nominatifs, le programme imprimé et les coordonnées de l’équipe.
Installez les tables, les chaises et le comptoir d’accueil avant de préparer le buffet. Pour le service, vérifiez séparément la vaisselle, les verres, les couverts, les plateaux, les pinces et les louches afin d’éviter une table prête mais inutilisable.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et le mixeur audio au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Gardez le déroulé imprimé et l’itinéraire avec les informations de parking à portée de main pour répondre rapidement aux questions.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée d’introduction ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le programme et les espaces, puis laissez 10 à 14 jours pour les inscriptions avant de finaliser les repas et les boissons.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour même ?: Bloquez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces, installer les tables et tester le matériel. Ajoutez 30 minutes si plusieurs ateliers ou une sonorisation sont prévus.
Quand commander le traiteur pour une journée d’introduction ?: Passez la commande environ 7 à 10 jours avant l’événement, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires centralisés. Confirmez les quantités et les régimes particuliers 48 heures avant.
Que préparer à l’accueil des participants ?: Préparez les badges, le programme imprimé, les coordonnées de l’équipe et les informations d’itinéraire au moins la veille. Installez le comptoir d’accueil 30 à 45 minutes avant l’ouverture afin de pouvoir accueillir les premiers arrivants sans interrompre l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.