Zo organiseer je een introductiedag zonder losse eindjes

Een introductiedag staat of valt met een vaste volgorde: eerst leg je datum, programma en locatie vast, daarna regel je deelnemers, groepen en begeleiding. Reserveer rondleidinglocaties vroeg en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. In de laatste week draait alles om controleren, printen en testen. Denk daarbij niet alleen aan de presentatie, maar ook aan groepslijsten, routekaarten, naambadges en de ontvangstbalie. Op de dag zelf werk je per onderdeel met vooraf klaargezette materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Rondleidinglocaties reserveren
4
Begeleiders voor groepen indelen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
2 personen
9
Groepen voor rondleiding maken
2 personen
10
Catering bestellen
11
Spelmaterialen controleren
2 personen
12
Presentatie voorbereiden
2 personen
13
Naambadges maken
2 personen
14
Groepslijsten afdrukken
15
Routekaarten afdrukken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Materialen per onderdeel klaarzetten
3 personen
19
Locatie en sleutels controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
22
Naambadges klaarleggen
2 personen
23
Presentatieruimte inrichten
3 personen
24
Projector en laptop testen
2 personen
25
Spelstations opbouwen
4 personen
26
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
27
Rondleidingsroutes markeren
2 personen
28
EHBO- en noodinformatie klaarleggen
29
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
30
Briefing groepsbegeleiders geven
5 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Aanwezigheid registreren
3 personen
33
Naambadges uitdelen
3 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
36
Programma en huisregels toelichten
2 personen
37
Deelnemers over groepen verdelen
4 personen
38
Rondleidingen begeleiden
8 personen
39
Groepsfoto maken
2 personen
40
Kennismakingsspellen begeleiden
6 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes rondbrengen
3 personen
43
Buffet openen
2 personen
44
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
45
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
46
Servies en bestek aanvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Avondprogramma aankondigen
49
Teamquiz begeleiden
3 personen
50
Muziek en techniek bedienen
2 personen
51
Dranken bijvullen tijdens avondprogramma
2 personen
52
Laatste ronde aankondigen
53
Deelnemers veilig uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Eten en drinken opruimen
3 personen
55
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
56
Servies en bestek afwassen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
62
Sleutels en locatie opleveren
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Opslagbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Touwaantal 4
Softballenaantal 8
Hoepelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rondleidingen eerst vast. Maak daarna pas groepen; zo voorkom je dat begeleiders, tijden en locaties elkaar op de introductiedag kruisen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de introductiedag af. Controleer de deelnemerslijst, verwerk dieetwensen en druk groepslijsten en routekaarten pas daarna af.
Test laptop, projector, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon uiterlijk de dag ervoor samen. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een presentatie die alleen op kantoor werkt helpt ter plaatse niet.
Richt de ontvangstbalie in met naambadgehouders, naamkaartjes en de actuele deelnemerslijst. Leg badges op alfabetische volgorde klaar, zodat een groep van tientallen deelnemers niet bij binnenkomst ophoopt.
Zet materialen per onderdeel klaar voordat de eerste deelnemer arriveert. Bouw spelstations, presentatieruimte en catering apart op en koel dranken vooraf; tijdens de ontvangst heb je dan geen boodschappen- of opbouwwerk meer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een introductiedag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer rondleidinglocaties en begeleiders daarna zo snel mogelijk, omdat die onderdelen vaak de planning bepalen.
Wanneer moet ik de catering voor een introductiedag bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 werkdagen van tevoren door als de leverancier dat toestaat.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor rondleidingsgroepen?: Plan per rondleidingsgroep minimaal 1 begeleider en houd de groepen bij voorkeur op ongeveer 10 tot 15 deelnemers. Bij meerdere locaties of parallelle routes heb je minstens één begeleider per gelijktijdige groep nodig.
Wanneer moet je de techniek van een introductiedag testen?: Test laptop, projector, scherm, speaker en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Neem op de ochtend zelf nog 30 minuten voor een korte controle en het aansluiten van kabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.