Cómo organizar un Día de introducción sin perder el control
Un Día de introducción combina recepción, presentación, juegos, catering y una visita guiada, así que el orden de preparación determina cómo transcurre la jornada. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después organiza las inscripciones, los grupos y los acompañantes. En los días previos, prepara identificaciones, mapas, listas y materiales por sección. El último día reserva el montaje, las pruebas técnicas, las bebidas frías y una comprobación completa de llaves, salas y participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar ubicaciones para la visita guiada
- 4
Asignar acompañantes para los grupos
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Comprobar la lista de participantes
2 personas
- 9
Crear grupos para la visita guiada
2 personas
- 10
Pedir el catering
- 11
Comprobar el material de juegos
2 personas
- 12
Preparar la presentación
2 personas
- 13
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 14
Imprimir listas de grupos
- 15
Imprimir mapas de ruta
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar los materiales por sección
3 personas
- 19
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
- 20
Montar mesas y sillas
4 personas
- 21
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 22
Colocar las acreditaciones
2 personas
- 23
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 24
Probar el proyector y el portátil
2 personas
- 25
Montar estaciones de juegos
4 personas
- 26
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
- 27
Señalizar las rutas de la visita
2 personas
- 28
Preparar la información de primeros auxilios y emergencias
- 29
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 30
Dar el briefing a los coordinadores de grupo
5 personas
Evento
- 31
Recepción de participantes
4 personas
- 32
Registrar la asistencia
3 personas
- 33
Repartir acreditaciones
3 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
- 36
Explicar el programa y las normas de la casa
2 personas
- 37
Dividir a los participantes en grupos
4 personas
- 38
Guiar visitas
8 personas
- 39
Hacer una foto de grupo
2 personas
- 40
Dirigir juegos de presentación
6 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Repartir aperitivos
3 personas
- 43
Abrir el buffet
2 personas
- 44
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 45
Servir comidas especiales
2 personas
- 46
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Anunciar el programa de la noche
- 49
Coordinar el concurso por equipos
3 personas
- 50
Gestionar la música y la técnica
2 personas
- 51
Reponer bebidas durante el programa de noche
2 personas
- 52
Anunciar la última ronda
- 53
Despedir a los participantes con seguridad
3 personas
Seguimiento
- 54
Recoger comida y bebida
3 personas
- 55
Recoger y separar la basura
3 personas
- 56
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Retirar la decoración
2 personas
- 59
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
- 60
Limpiar el lugar
4 personas
- 61
Recoger objetos perdidos
- 62
Entregar las llaves y el local
- 63
Devolver el material prestado
2 personas
- 64
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 100
- Cuencos reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Portanombrescant. 100
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Cinta adhesivacant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 10
Material deportivo
- Conoscant. 30
- Cuerdacant. 4
- Bolas de softballcant. 8
- Aroscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el programa y las reservas: confirma el lugar y las ubicaciones de la visita guiada antes de abrir las inscripciones. Si cambias los horarios después, tendrás que rehacer los grupos y los mapas de ruta.
- Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y entrega al catering el número definitivo con antelación. Comprueba también la lista de participantes antes de imprimir acreditaciones y listas de grupos.
- Forma los grupos teniendo en cuenta el número de acompañantes y el recorrido disponible. Imprime un mapa por grupo y deja copias adicionales en recepción para resolver cambios o pérdidas.
- Haz una prueba técnica completa antes de que lleguen los participantes: portátil, proyector, pantalla, altavoz, micrófono, cables y regletas. No esperes al momento de la presentación para descubrir que falta un adaptador o una toma de corriente.
- Separa los materiales por sección y monta primero recepción, presentación, buffet y estaciones de juegos. Enfría las bebidas con tiempo y deja preparada una zona clara para tarjetas de nombre, mapas y listas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de introducción?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, las ubicaciones de la visita y el catering. Cierra inscripciones y preferencias dietéticas al menos 5 días antes; deja el montaje y la prueba técnica para el día anterior.
- ¿Cuándo hay que formar los grupos para la visita guiada?
- Forma los grupos cuando la lista de participantes esté casi cerrada, normalmente entre 3 y 5 días antes. Imprime las listas y los mapas después de comprobar los nombres, los acompañantes y los cambios de última hora.
- ¿Qué se suele olvidar en un Día de introducción?
- Suelen faltar acreditaciones, mapas impresos, listas de grupos, cables o una comprobación de las llaves. Revisa estos elementos el día anterior y prepara al menos 2 copias extra de cada lista operativa.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la recepción?
- Monta la mesa de recepción entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Coloca las tarjetas de nombre, las listas, los carteles direccionales y el material para resolver inscripciones o cambios sin bloquear la entrada.
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