Organiser une journée d’introduction, étape par étape

Une journée d’introduction réussie repose surtout sur un ordre de préparation clair. Commencez par fixer la date, le programme et les lieux, puis gérez les inscriptions avant de former les groupes et d’affecter les accompagnateurs. Les dernières heures servent à vérifier les participants, préparer les badges, tester la présentation et installer l’accueil. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, le catering et les itinéraires : ce sont souvent ces détails qui créent des retards le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver les lieux de visite guidée
4
Répartir les accompagnateurs par groupe
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier la liste des participants
2 personnes
9
Former des groupes pour la visite guidée
2 personnes
10
Commander le catering
11
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
12
Préparer la présentation
2 personnes
13
Créer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer les listes de groupe
15
Imprimer les cartes d'itinéraire
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer le matériel par activité
3 personnes
19
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
24
Tester le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
25
Monter les stations de jeux
4 personnes
26
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
27
Baliser les circuits de visite
2 personnes
28
Préparer les informations de premiers secours et d’urgence
29
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
30
Donner le briefing aux encadrants de groupe
5 personnes

Événement

31
Accueillir les participants
4 personnes
32
Enregistrer la présence
3 personnes
33
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
36
Expliquer le programme et le règlement intérieur
2 personnes
37
Répartir les participants en groupes
4 personnes
38
Accompagner les visites guidées
8 personnes
39
Prendre une photo de groupe
2 personnes
40
Animer les jeux de знакомства
6 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
43
Ouvrir le buffet
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
45
Servir les repas diététiques
2 personnes
46
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Annoncer le programme du soir
49
Animer le quiz d’équipe
3 personnes
50
Gérer la musique et la technique
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons pendant le programme du soir
2 personnes
52
Annoncer le dernier tour
53
Raccompagner les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

54
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
55
Collecter et trier les déchets
3 personnes
56
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Retirer la décoration
2 personnes
59
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
62
Remettre les clés et le lieu
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table d’accueil
Tables de buffetqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 10

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cordeqté 4
Balles de softballqté 8
Cerceauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et les lieux de visite, puis envoyez les invitations. Gardez au moins 7 jours entre la clôture des inscriptions et la journée d’introduction pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Formez les groupes seulement après avoir vérifié la liste des participants. Imprimez une liste par groupe et une carte d’itinéraire pour chaque accompagnateur, avec quelques exemplaires de secours.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste finale, idéalement la veille. Placez-les sur le bureau d’accueil avec les panneaux indicateurs afin que l’arrivée ne dépende pas d’une seule personne.
Testez le projecteur, l’ordinateur portable, l’écran, l’enceinte et le micro au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : une présentation prête ne sert à rien si le matériel n’est pas branché au bon endroit.
Organisez la mise en place en deux temps : installez les tables, les chaises et l’espace de présentation la veille, puis refroidissez les boissons et préparez le buffet le matin même. Comptez un créneau d’au moins 60 minutes avant l’accueil pour résoudre les derniers problèmes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’introduction ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les visites, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le catering.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, vérifier la liste finale et former les groupes de visite.
Quand préparer les badges et les listes de groupe ?: Préparez-les la veille, après la dernière vérification des participants. Imprimez une liste pour chaque groupe et gardez au moins 2 exemplaires supplémentaires à l’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 60 minutes le jour même, en plus d’une préparation du mobilier et de la présentation la veille. Testez le projecteur et l’ordinateur au moins 24 heures à l’avance.

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