Zo organiseer je een introductiebijeenkomst

Begin met de deelnemerslijst en werk daarna naar het programma en de locatie toe. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat je catering en servies daarop kunt afstemmen. Stuur het programma samen met praktische informatie naar deelnemers en bereid naamkaartjes voor vóór de opbouwdag. Op de dag zelf controleer je eerst de ruimtes en techniek, richt je registratie en buffet in en geef je het ontvangstteam een korte briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma naar deelnemers sturen
5
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
6
Presentatie samenstellen
7
Reservering bevestigen
8
Techniek testen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
12
Verse producten koelen
2 personen
13
Presentatiemateriaal klaarzetten
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimtes controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Registratietafel inrichten
2 personen
18
Naamkaartjes klaarleggen
19
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
20
Verlichting instellen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen
24
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Introductie presenteren
2 personen
30
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
31
Netwerktafels begeleiden
3 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet aanvullen
2 personen
35
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
36
Servies en glazen verzamelen
2 personen
37
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Eten en dranken opruimen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies en glazen afwassen
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
3 personen
43
Techniek afkoppelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Verloren voorwerpen verzamelen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opruimen
48
Deelnemers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Draagbare speaker

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Tafelbordjesaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 60
Polsbandjesaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen niet pas op de laatste dag. Sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je naamkaartjes, dieetwensen, stoelen en hapjes nog kunt aanpassen.
Test de presentatieapparatuur minimaal 60 minuten vóór ontvangst. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en speaker aan en controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.
Richt de registratietafel in vóór je de laatste stoelen neerzet. Leg naamkaartjes op alfabetische volgorde klaar en houd een actuele deelnemerslijst bij de hand voor wijzigingen aan de deur.
Zet houdbare boodschappen eerder klaar, maar koel verse producten en dranken pas zodra de locatie beschikbaar is. Bereid koffie en thee met thermoskannen kort vóór de eerste gasten arriveren, zodat het niet lauw staat.
Plan de briefing van het ontvangstteam 20 tot 30 minuten voor aanvang. Spreek af wie gasten ontvangt, wie dieetvragen opvangt en wie tijdens de bijeenkomst aanspreekpunt is voor techniek en presentatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een introductiebijeenkomst organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met de uitnodigingen en reservering. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot 5 à 7 dagen voor de bijeenkomst; gebruik de laatste week voor programma, naamkaartjes en boodschappen.
Wanneer stuur je het programma van een introductiebijeenkomst?: Stuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar de deelnemers. Vermeld ook de starttijd, route of locatie-informatie en eventuele voorbereiding, zodat de ontvangst op de dag zelf niet wordt opgehouden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een introductiebijeenkomst?: Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, buffet, verlichting en techniek. Houd daarna nog minstens 30 minuten vrij voor een volledige test en de briefing van het ontvangstteam.
Wat moet je vlak voor een introductiebijeenkomst controleren?: Controleer 30 tot 60 minuten vooraf de ruimtes, stoelen, naamkaartjes, presentatie, microfoon, dranken, koffie en hapjes. Kijk ook of dieetwensen verwerkt zijn en of er voldoende waterglazen, kopjes en serveerbestek klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.