Organiser une réunion d’introduction, étape par étape

Une réunion d’introduction réussie repose surtout sur un enchaînement précis. Commencez par les invitations et les inscriptions, puis recueillez les besoins alimentaires avant d’envoyer le programme. La veille, vérifiez la réservation, les courses et le matériel de présentation. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, tester le vidéoprojecteur et préparer l’accueil avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Envoyer le programme aux participants
5
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
6
Préparer la présentation
7
Confirmer la réservation
8
Tester la technique
2 personnes
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Installer les courses non périssables
2 personnes
12
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
13
Installer le matériel de présentation
14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Vérifier les espaces
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Installer la table d'inscription
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
20
Régler l’éclairage
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Installer les collations et le buffet
3 personnes
24
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Distribuer les badges
2 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Présenter l'introduction
2 personnes
30
Animer les différents temps du programme
2 personnes
31
Encadrer les tables de réseautage
3 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
35
Servir les repas diététiques
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
37
Répondre aux dernières questions
2 personnes
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
42
Remettre le mobilier en place
3 personnes
43
Débrancher le matériel technique
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Rassembler les objets perdus
46
Retourner les matériels
2 personnes
47
Ranger les stocks restants
48
Envoyer le message de suivi aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Enceinte portable

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Machine à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Pancartes de tableqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 60
Braceletsqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 3
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant la réunion afin de connaître le nombre de participants, les besoins alimentaires et le nombre exact de badges à préparer.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le microphone et l’enceinte avant l’ouverture du lieu. Un test de 20 minutes permet de repérer les adaptateurs ou rallonges manquants.
Installez d’abord les espaces : tables et chaises, table d’inscription, porte-manteaux et tables de buffet. Gardez ensuite au moins 30 minutes pour régler l’éclairage et brancher le matériel de présentation.
Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et préparez le café et le thé juste avant l’accueil. Prévoyez les carafes d’eau, les verres et les thermos près du buffet pour éviter les allers-retours.
Faites un briefing de 10 minutes avec l’équipe d’accueil avant l’arrivée des invités. Répartissez clairement l’émargement, la remise des badges et les réponses aux questions sur le programme.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’introduction ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant afin de commander les quantités nécessaires et de préparer les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion d’introduction ?: Prévoyez environ 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer la salle, le buffet et la table d’inscription. Ajoutez 20 à 30 minutes pour tester la technique et corriger un éventuel problème.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Préparez les badges dès que les inscriptions sont clôturées, généralement 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez une dizaine de badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’une réunion d’introduction ?: Vérifiez la réservation, la liste des courses, les besoins alimentaires et le contenu de la présentation. Contrôlez aussi les câbles, rallonges et multiprises, car ce sont souvent les éléments oubliés le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.