Zo organiseer je een Internationaliseringsdag

Begin met één helder programma waarin plenaire onderdelen, workshops en culturele stands logisch op elkaar aansluiten. Open daarna de aanmeldingen en vraag meteen dieetwensen, taalvoorkeuren en workshopkeuzes uit. Bevestig gastsprekers, begeleiders, tolken en ruimtes ruim vóór de dag zelf. De meeste problemen ontstaan doordat vertalingen, techniek, catering en bewegwijzering pas in de laatste week worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Deelnemerslijsten bijhouden
5
Dieetwensen verzamelen
6
Gastsprekers bevestigen
2 personen
7
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
8
Culturele stands indelen
2 personen
9
Workshopruimtes reserveren
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Bestellingen plaatsen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Tolkenteams indelen
2 personen
14
Programma vertalen
2 personen
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Naambadges ontwerpen
17
Werkbladen voorbereiden
3 personen
18
Quizvragen samenstellen
2 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Presentaties verzamelen
21
Techniek testen
2 personen
22
Tafelschikkingen maken
2 personen
23
Voorraad servies controleren
24
Koelruimte controleren
25
EHBO-materialen controleren
26
Brandroutes vrijmaken
2 personen
27
Toiletten controleren
28
Vrijwilligersinstructies printen
29
Naamkaartjes printen
2 personen
30
Routeborden printen
31
Boodschappen doen
3 personen
32
Verse producten controleren
2 personen
33
Dranken koelen
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
5 personen
35
Materialen per stand sorteren
3 personen
36
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
37
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
38
Culturele stands inrichten
8 personen
39
Workshopruimtes inrichten
4 personen
40
Versiering ophangen
4 personen
41
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
42
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
43
Projector en scherm testen
2 personen
44
Buffet opbouwen
5 personen
45
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
46
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

47
Deelnemers ontvangen
4 personen
48
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
49
Workshops begeleiden
8 personen
50
Culturele stands bemannen
12 personen
51
Buffet uitserveren
6 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Presentaties begeleiden
3 personen
54
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
55
Bezoekers informeren
3 personen
56
Afval tussentijds verzamelen
3 personen
57
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Catering afbouwen
5 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Afval afvoeren
3 personen
62
Ruimtes schoonmaken
5 personen
63
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Ontvangstbalie
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 50
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveerschalen met dekselaantal 10
Kannenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 4
Keukentangenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Speakersaantal 4
Mengpanelenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6

Decoratie

Landenvlaggenaantal 30
Wereldkaartaantal 2
Tafelkleedjesaantal 18
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Naamkaartstandaardsaantal 30
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-tafellampenaantal 12
Verlenghaspelsaantal 4

Sportmateriaal

Wereldspellenaantal 8
Springtouwenaantal 10
Zachte ballenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afwasbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Werk uiterlijk vier weken vooraf met één definitieve deelnemerslijst. Gebruik die voor naambadges, workshopindeling, catering en de inzet van tolkenteams; verwerk dieetwensen niet in losse e-mails.
Plan minstens één gezamenlijke technische test vóór de eventdag. Controleer per ruimte laptop, projector, projectiescherm, microfoon, speakers en mengpaneel met de presentaties die daadwerkelijk worden gebruikt.
Reserveer workshopruimtes op basis van het verwachte aantal deelnemers en maak de tafelschikkingen vooraf. Zet voor elke ruimte werkbladen, quizvragen en een korte instructie voor de workshopbegeleider klaar.
Laat het programma en de belangrijkste bewegwijzering vertalen voordat je ze laat drukken. Vermeld bij elke sessie de taal, ruimte en starttijd; bezoekers die dit pas bij de ontvangstbalie ontdekken, missen snel het eerste onderdeel.
Bereken catering apart voor ontvangst, lunch en afsluiting en controleer twee dagen vooraf de koelruimte en voorraad servies. Tel ook kannen, thermoskannen, opscheplepels en serveerschalen mee; juist die worden vaak vergeten bij een buffet voor meerdere groepen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een Internationaliseringsdag?: Start minstens acht weken vooraf met datum, programma, ruimtes en uitnodigingen. Leg gastsprekers, workshopbegeleiders en tolkenteams uiterlijk vier weken vooraf vast, zodat aanmeldingen en vertalingen op tijd kunnen worden verwerkt.
Wanneer moet je de catering voor een Internationaliseringsdag bestellen?: Maak de eerste berekening zodra de aanmeldingen openen en plaats de bestelling ongeveer één week vooraf. Controleer 48 uur voor aanvang de actuele deelnemerslijst, dieetwensen, koelruimte en hoeveelheden servies.
Hoe regel je tolken tijdens een Internationaliseringsdag?: Inventariseer bij de aanmelding welke talen nodig zijn en deel daarna per programmaonderdeel een tolkenteam in. Bevestig de bezetting uiterlijk vier weken vooraf en geef tolken minstens één week voor de dag het vertaalde programma en de presentaties.
Wanneer test je de techniek voor workshops en presentaties?: Doe minimaal één volledige test uiterlijk drie dagen vooraf, in de ruimtes waar het programma plaatsvindt. Controleer dan alle laptops, projectoren, schermen, draadloze microfoons, speakers en mengpanelen; neem op de dag zelf nog 60 minuten voor een korte herhaling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.