Organiser une journée d’internationalisation sans rien laisser au dernier moment

Une journée d’internationalisation combine inscriptions, intervenants, ateliers, stands culturels, repas et traduction. Commence par fixer la date et le programme, puis ouvre les inscriptions pour obtenir rapidement les effectifs et les besoins alimentaires. En parallèle, confirme les intervenants, les animateurs et les espaces nécessaires. Les dernières semaines servent surtout à coordonner les interprètes, préparer les supports, tester la technique et vérifier que l’accueil peut fonctionner dans plusieurs langues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Tenir à jour les listes de participants
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les intervenants invités
2 personnes
7
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
8
Répartir les stands culturels
2 personnes
9
Réserver les salles d’atelier
10
Calculer les quantités de catering
2 personnes
11
Passer les commandes
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Répartir les équipes d’interprètes
2 personnes
14
Traduire le programme
2 personnes
15
Concevoir la signalétique
16
Créer les badges nominatifs
17
Préparer les feuilles de travail
3 personnes
18
Préparer les questions du quiz
2 personnes
19
Créer la playlist musicale
20
Rassembler les présentations
21
Tester la technique
2 personnes
22
Établir les plans de table
2 personnes
23
Vérifier le stock de vaisselle
24
Vérifier l’espace de réfrigération
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Dégager les voies d’évacuation
2 personnes
27
Vérifier les toilettes
28
Imprimer les consignes pour les bénévoles
29
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
30
Imprimer les panneaux de direction
31
Faire les courses
3 personnes
32
Contrôler les produits frais
2 personnes
33
Refroidir les boissons
2 personnes
34
Préparer les en-cas
5 personnes
35
Trier le matériel par stand
3 personnes
36
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Installer les tables et les chaises
6 personnes
38
Aménager les stands culturels
8 personnes
39
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
40
Suspendre la décoration
4 personnes
41
Installer la signalisation
2 personnes
42
Raccorder la sonorisation
2 personnes
43
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
44
Monter le buffet
5 personnes
45
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
46
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

47
Accueillir les participants
4 personnes
48
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
49
Encadrer les ateliers
8 personnes
50
Tenir les stands culturels
12 personnes
51
Servir le buffet
6 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Animer les présentations
3 personnes
54
Assurer le programme musical
2 personnes
55
Informer les visiteurs
3 personnes
56
Ramasser les déchets entre-temps
3 personnes
57
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
3 personnes

Suivi

58
Démonter le catering
5 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Évacuer les déchets
3 personnes
62
Nettoyer les espaces
5 personnes
63
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 6
Accueil
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 50
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 18
Plats de service avec couvercleqté 10
Carafesqté 10
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pinces de cuisineqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 4
Tables de mixageqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Cliques de présentationqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6

Décoration

Drapeaux des paysqté 30
Carte du mondeqté 2
Nappesqté 18
Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 150
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30
Compositions floralesqté 8
Mur photo

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de table LEDqté 12
Rallonges électriquesqté 4

Matériel de sport

Jeux du mondeqté 8
Cordes à sauterqté 10
Balles souplesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 10

Catering

Courses

Conseils

Publie la date, le programme et le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour laisser au moins 3 semaines aux participants. Demande dès l’inscription les allergies, régimes alimentaires et besoins d’accessibilité.
Ne confirme pas seulement les intervenants : demande leurs présentations et besoins techniques au moins 7 jours avant la journée. Rassemble les fichiers sur un même ordinateur et teste chaque projection avec le matériel prévu.
Répartis les interprètes par atelier et par créneau avant de finaliser le programme. Prévois une personne de coordination à l’accueil pour orienter les participants quand plusieurs langues sont utilisées.
Calcule le catering à partir des inscriptions clôturées, puis ajoute une marge de 10 % pour les variations de présence. Vérifie avant la livraison l’espace de réfrigération, la vaisselle, les carafes et les thermos disponibles.
Prépare la signalétique, les badges et les feuilles de travail au plus tard la veille. Installe les tables d’accueil, les plans de table et le matériel de premiers secours avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée d’internationalisation ?: Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant l’événement, dès que la date et le programme sont suffisamment stables. Ferme-les 5 à 7 jours avant pour calculer le catering et finaliser les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour tester la technique ?: Bloque au moins 60 minutes sur place avant l’accueil. Teste chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone sans fil, haut-parleur et table de mixage avec les présentations réellement utilisées.
Quand confirmer les intervenants et les animateurs d’atelier ?: Confirme-les idéalement 3 à 4 semaines avant la journée. Demande ensuite leurs supports, leurs besoins techniques et leur langue d’intervention au plus tard 7 jours avant.
Comment calculer le nombre de repas pour l’événement ?: Pars du nombre d’inscriptions confirmées et ajoute environ 10 % de marge. Sépare les régimes et allergies dès la collecte des inscriptions, puis vérifie les quantités après la clôture, 5 à 7 jours avant.

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