Cómo organizar un Día de la Internacionalización
Organiza este evento empezando por el programa y el aforo, no por la decoración. Primero confirma ponentes, responsables de talleres y salas; después abre las inscripciones para conocer participantes y preferencias dietéticas. Con esa información puedes distribuir los stands culturales, calcular el catering y asignar voluntarios e intérpretes. Durante la última semana, reúne presentaciones y hojas de trabajo, traduce el programa y prueba proyectores, micrófonos y altavoces antes de preparar las mesas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir inscripciones
- 4
Llevar las listas de participantes
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar a los ponentes invitados
2 personas
- 7
Confirmar a los responsables del taller
2 personas
- 8
Distribuir los stands culturales
2 personas
- 9
Reservar salas de taller
- 10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 11
Hacer los pedidos
2 personas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Asignar los equipos de intérpretes
2 personas
- 14
Traducir el programa
2 personas
- 15
Diseñar la señalización
- 16
Diseñar acreditaciones
- 17
Preparar hojas de trabajo
3 personas
- 18
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
- 19
Crear lista de reproducción
- 20
Recopilar las presentaciones
- 21
Probar la técnica
2 personas
- 22
Hacer la disposición de las mesas
2 personas
- 23
Comprobar el stock de vajilla
- 24
Comprobar el espacio de refrigeración
- 25
Comprobar el material de primeros auxilios
- 26
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
- 27
Comprobar los baños
- 28
Imprimir las instrucciones para voluntarios
- 29
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
- 30
Imprimir señales de ruta
- 31
Hacer la compra
3 personas
- 32
Comprobar los productos frescos
2 personas
- 33
Enfriar bebidas
2 personas
- 34
Preparar aperitivos
5 personas
- 35
Clasificar el material por stand
3 personas
- 36
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
- 37
Colocar mesas y sillas
6 personas
- 38
Montar los stands culturales
8 personas
- 39
Montar las salas del taller
4 personas
- 40
Colgar la decoración
4 personas
- 41
Colocar la señalización
2 personas
- 42
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 43
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
- 44
Montar el buffet
5 personas
- 45
Preparar el material de registro
2 personas
- 46
Informar a los voluntarios
2 personas
Evento
- 47
Recepción de participantes
4 personas
- 48
Coordinar el programa de apertura
3 personas
- 49
Guiar talleres
8 personas
- 50
Atender los puestos culturales
12 personas
- 51
Servir el buffet
6 personas
- 52
Rellenar las bebidas
3 personas
- 53
Coordinar presentaciones
3 personas
- 54
Gestionar el programa musical
2 personas
- 55
Informar a los visitantes
3 personas
- 56
Recoger la basura durante el evento
3 personas
- 57
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar el catering
5 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
6 personas
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Retirar los residuos
3 personas
- 62
Limpiar espacios
5 personas
- 63
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 6
- Mostrador de recepción
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Tazascant. 50
- Tenedorescant. 130
- Cuchilloscant. 130
- Cucharascant. 130
- Cucharonescant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Bandejas de servircant. 18
- Bandejas de servir con tapacant. 10
- Jarrascant. 10
- Termoscant. 8
- Sacacorchoscant. 4
- Pinzas de cocinacant. 8
Equipo
- Portátilescant. 4
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 4
- Mesas de mezclascant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Memorias USBcant. 4
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 6
Decoración
- Banderas de paísescant. 30
- Mapa del mundocant. 2
- Manteles individualescant. 18
- Guirnaldas de papelcant. 12
- Globoscant. 150
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 30
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de mesa LEDcant. 12
- Enrollacablescant. 4
Material deportivo
- Juegos del mundocant. 8
- Cuerdas para saltarcant. 10
- Pelotas blandascant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregaderoscant. 4
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la estructura del programa antes de publicar la fecha: deja definidos los horarios, las salas y los responsables de cada taller para evitar cambios en las invitaciones.
- Abre las inscripciones con suficiente antelación para registrar participantes y preferencias dietéticas. Usa el número confirmado para calcular platos, vasos, cubiertos y bebidas, en lugar de estimar según el aforo máximo.
- Asigna los stands culturales y las salas de taller en un plano sencillo. Reserva también un mostrador de recepción, percheros y mesas altas donde no bloqueen la circulación.
- No dejes la traducción para el último día: recopila las presentaciones y prepara el programa traducido varios días antes. Confirma además los equipos de intérpretes y sus turnos.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: conecta portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos inalámbricos, altavoces y mesa de mezclas. Comprueba también la vajilla, el espacio de refrigeración y el material de primeros auxilios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Internacionalización?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá ponentes, talleres, stands culturales e intérpretes. La fecha y el programa deberían publicarse cuando las salas y los responsables principales ya estén confirmados.
- ¿Cuándo conviene abrir las inscripciones?
- Abre las inscripciones entre 4 y 6 semanas antes del evento. Así tendrás al menos 7 días para cerrar el número de participantes, recoger preferencias dietéticas y ajustar el pedido de catering.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?
- Realiza una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con los portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos y altavoces que se usarán. Repite una comprobación rápida 60 minutos antes de recibir al público.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la traducción y la señalización?
- Prepara la traducción del programa y las acreditaciones al menos 5 días antes. Diseña e imprime la señalización entre 2 y 3 días antes, cuando la distribución de salas y stands ya no vaya a cambiar.
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