Tag der Internationalisierung organisieren: Schritt für Schritt

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Veröffentliche Datum und Programm erst, wenn Gastredner, Workshopleiter und Workshopräume bestätigt sind. Öffne die Anmeldung anschließend mit einer festen Frist, zum Beispiel 14 Tage vor dem Veranstaltungstag.
• Führe eine Teilnehmerliste mit Ernährungswünschen und Sprachbedarf. Teile Dolmetschteams spätestens eine Woche vorher ein und gib das übersetzte Programm zusammen mit den Einladungen oder der Anmeldebestätigung aus.
• Bereite für jeden Workshop einen vollständigen Technik- und Materialcheck vor: Laptop, Projektor, Projektionsfläche, Mikrofon und Lautsprecher müssen mindestens einmal im jeweiligen Raum getestet werden.
• Plane Empfang und Orientierung sichtbar: Empfangstresen, Namensschilder, Kleiderständer und Beschilderung sollten vor dem Einlass an ihrem Platz sein. Lege außerdem Tischanordnungen für Buffet, Kulturstände und Workshops fest, damit vor Ort keine Möbel improvisiert werden müssen.
• Berechne Catering nicht nur nach der Zahl der Anmeldungen, sondern nach dem geplanten Ablauf. Prüfe mindestens zwei Tage vorher Geschirr, Gläser, Kaffeetassen, Servierutensilien, Kühlraum und Erste-Hilfe-Materialien; fehlende Küchenhelfer werden am Veranstaltungstag besonders spät bemerkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der Internationalisierung planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Programm, Räume, Gastredner, Workshops, Übersetzungen und Catering koordinieren; die letzten 14 Tage dienen vor allem der Bestätigung und Kontrolle.

Wann sollte die Anmeldung für den Tag der Internationalisierung öffnen?

Öffne die Anmeldung, sobald Datum, Programm und die wichtigsten Mitwirkenden bestätigt sind, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vorher, damit Mengen und Raumaufteilung belastbar bleiben.

Wie viele Helfer braucht ein Tag der Internationalisierung?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für Empfang und Anmeldung, eine Person für Technik und je Workshop oder Kulturstand eine zuständige Betreuung. Bei mehreren parallelen Räumen sollte zusätzlich eine zentrale Koordination mit mindestens zwei Personen eingeplant werden.

Wann muss die Technik für Workshops und Vorträge getestet werden?

Teste Laptop, Projektoren, Projektionsflächen, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpulte mindestens 7 Tage vorher in den vorgesehenen Räumen. Mache am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass.

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