Zo organiseer je een internationale avond

Begin met de datum, locatie en het doel van de avond, en werk daarna in een vaste volgorde naar het programma en buffet toe. Leg vroeg vast welke culturele bijdragen, presentatoren en muziek nodig zijn. Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding, zodat je niet op de avond zelf aparte maaltijden hoeft te regelen. Plan bovendien een laatste controle van toiletten, koeling, servies en leveringen voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Budget voor avond vaststellen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
10
Muziekrechten controleren
11
Culturele bijdragen bevestigen
2 personen
12
Presentatoren aanwijzen
2 personen
13
Buffetindeling maken
2 personen
14
Menukaarten opstellen
2 personen
15
Allergeneninformatie controleren
2 personen
16
Reserveringen maken
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
20
Verse producten controleren
2 personen
21
Dieetmaaltijden apart plannen
2 personen
22
Locatie en toiletten controleren
2 personen
23
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Groenten en kruiden wassen
3 personen
26
Warme gerechten voorbereiden
5 personen
27
Koude gerechten voorbereiden
4 personen
28
Desserts portioneren
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffettafels inrichten
4 personen
33
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
34
Menukaarten plaatsen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Landenkaarten ophangen
2 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Verlichting testen
2 personen

Event

40
Achtergrondmuziek starten
41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Programma toelichten
44
Culturele presentaties begeleiden
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Buffet openen
2 personen
49
Buffet serveren
5 personen
50
Allergenen toelichten
2 personen
51
Buffet warm houden
2 personen
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
55
Spelprogramma begeleiden
3 personen
56
Muziek en dans begeleiden
2 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Restanten veilig koelen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Buffet en keuken schoonmaken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
66
Afval naar containers brengen
2 personen
67
Materialen controleren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Tafelkleedsetsaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerkommenaantal 18
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 20

Decoratie

Landenflagsaantal 30
Wereldkaartaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Papieren slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Menukaarthoudersaantal 20
Plakgumaantal 6
Bindtouwaantal 2
Viltstiftenaantal 2
Tafelkaartjesaantal 30

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Telefoonladersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Waterkokersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Pannenaantal 6
Hapjeslepelsaantal 100
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 4
Afwasborstelsaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst het programma met tijden uit. Plan naast optredens en presentaties ook ruimte voor ontvangst, buffet en uitloop; zonder die blokken loopt een avond met meerdere bijdragen snel uit.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en maak daarna een aparte lijst voor allergenen en dieetmaaltijden. Controleer die lijst nog één keer voordat je boodschappen doet.
Maak de buffetindeling voordat je inkopen controleert. Zet houdbare voorraad apart van verse producten en reserveer koelboxen voor alles wat gekoeld moet blijven.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdsblok aan, bijvoorbeeld voor ontvangst, buffet, leveringen en opruimen. Zorg dat iedere vrijwilliger vóór de start weet waar tafels, afvalbakken en serveerbestek staan.
Controleer op de dag zelf de locatie, toiletten, speakers en stroom voordat decoratie wordt opgehangen. Vul koelboxen op tijd en was groenten en kruiden pas nadat de verse levering is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een internationale avond organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, locatie, budget en uitnodigingen. Plan de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en bevestiging van bijdragen.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een internationale avond uit?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor de avond. Controleer allergenen en aparte dieetmaaltijden daarna nog een keer bij het maken van het buffet.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een internationale avond?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor het buffet en 1 voor techniek of programma. Bij meer dan 40 gasten is een extra persoon voor aanvullen en opruimen praktisch.
Wanneer doe je de laatste controle van het buffet?: Controleer servies, serveerbestek, menukaarten en afvalbakken 2 tot 3 uur voor de start. Ontvang verse leveringen zo laat mogelijk, vul de koelboxen direct en was groenten en kruiden daarna.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.