Organiser une soirée internationale : la bonne méthode

Une soirée internationale demande surtout une bonne coordination entre les invités, les contributions culturelles et le buffet. Commence par fixer la date, le lieu, le budget et les horaires, puis ouvre rapidement les inscriptions. Les informations alimentaires doivent être recueillies avant les achats, tandis que la musique, les présentateurs et les bénévoles se préparent en parallèle. Les derniers jours servent à contrôler les produits frais, les livraisons, les toilettes et la disposition des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Définir le budget de la soirée
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Établir le programme musical
2 personnes
10
Vérifier les droits musicaux
11
Confirmer les contributions culturelles
2 personnes
12
Désigner les présentateurs
2 personnes
13
Établir la disposition du buffet
2 personnes
14
Établir les menus
2 personnes
15
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
16
Faire les réservations
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Trier les denrées non périssables
2 personnes
20
Contrôler les produits frais
2 personnes
21
Planifier séparément les repas diététiques
2 personnes
22
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
23
Réceptionner les livraisons
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Laver les légumes et les herbes
3 personnes
26
Préparer les plats chauds
5 personnes
27
Préparer des plats froids
4 personnes
28
Portionner les desserts
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer les tables de buffet
4 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
34
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Accrocher les cartes des pays
2 personnes
37
Raccorder le matériel audio
2 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Tester l’éclairage
2 personnes

Événement

40
Lancer la musique d’ambiance
41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Présenter le programme
44
Accompagner les présentations culturelles
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
48
Ouvrir le buffet
2 personnes
49
Servir le buffet
5 personnes
50
Présenter les allergènes
2 personnes
51
Maintenir le buffet au chaud
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
55
Encadrer le programme des jeux
3 personnes
56
Animer la musique et la danse
2 personnes
57
Annoncer le dernier tour
58
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

59
Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le buffet et la cuisine
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
66
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
67
Vérifier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 6
Sets de nappesqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Saladiers de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 20

Décoration

Drapeaux des paysqté 30
Carte du mondeqté 2
Décorations de tableqté 12
Guirlandes en papierqté 10
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 100
Porte-menusqté 20
Colle repositionnableqté 6
Cordeletteqté 2
Feutresqté 2
Marque-placesqté 30

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Bouilloiresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Cuillères à amuse-boucheqté 100
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Conseils

Lance les invitations dès que la date et le lieu sont confirmés, puis fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la soirée. Tu auras ainsi le temps de relancer les absents et de traiter les besoins alimentaires.
Demande les allergies et régimes au moment de l’inscription, pas la veille. Prévois ensuite un repas ou un espace séparé pour les portions diététiques et indique clairement les allergènes sur les menus.
Ferme le programme musical et les contributions culturelles environ 7 jours avant l’événement. Confirme aussi les présentateurs et vérifie les droits musicaux avant de préparer la diffusion.
Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil, buffet, rangement et suivi des livraisons. Une seule personne ne doit pas gérer à la fois les inscriptions, les boissons et la musique.
Fais les courses en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours avant, puis les produits frais la veille ou le jour même. Contrôle les livraisons à leur arrivée, remplis les glacières et lave les légumes et les herbes avant l’installation du buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée internationale ?: Envoie-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée. Fixe la clôture des inscriptions au moins 10 jours avant pour organiser le buffet, les bénévoles et les régimes alimentaires.
Comment gérer les allergies lors d’une soirée internationale ?: Demande les allergies et besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription, au plus tard 10 jours avant l’événement. Prépare les portions concernées séparément et affiche les informations sur les allergènes près de chaque plat.
Quand acheter la nourriture pour une soirée internationale ?: Achète les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les produits frais la veille ou le jour même. Vérifie chaque livraison dès réception et conserve les aliments sensibles dans des glacières suffisamment froides.
Combien de temps prévoir pour installer le buffet ?: Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour placer les tables, nappes, assiettes, verres et couverts de service. Garde ensuite 30 minutes pour le contrôle final des menus, des allergènes et de la circulation.

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