Eine offene Probe Schritt für Schritt organisieren

Bei einer offenen Probe müssen Musiker, Besucher und musikalische Leitung gleichzeitig gut orientiert sein. Beginne deshalb mit Raum, Datum und Zeiten, bevor du Programm und Besetzung festlegst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Notenmaterial und die Informationen zur Anreise. Plane außerdem einen klaren Empfang sowie Getränke und Verpflegung ein. Besonders häufig fehlen am Probentag ausgedruckte Pläne, beschriftete Plätze oder ein vollständiger Überblick über Instrumente und geliehene Materialien.

Die vollständige Checkliste dieses Plans wird gerade aktualisiert. Die Tipps und Antworten unten gelten weiterhin.

Tipps

Reserviere den Proberaum zuerst und kläre, ab wann du den Schlüssel bekommst. Plane zusätzlich Zeit für Aufbau, Registrierung und Abbau ein, statt nur die eigentliche Probe zu buchen.
Stelle das Programm erst zusammen, wenn Dirigent, Musikstücke und Instrumentenbesetzung feststehen. Prüfe die Stimmen frühzeitig und lege die Musikdateien spätestens einige Tage vor dem Termin bereit.
Verschicke die Einladung mit Anmeldefrist, Beginn, Ende, Anfahrtsbeschreibung und Parkhinweisen. Frage dabei auch nach Diätwünschen, damit die Verpflegung nicht erst am Probentag angepasst werden muss.
Richte am Eingang einen Empfang mit Registrierungstisch, Anwesenheitsliste, Namenskarten und Wegweisern ein. Ein gedrucktes Probenschema und Hausregeln helfen, Rückfragen während des Einlasses zu vermeiden.
Kontrolliere am Vortag Technik und Material: Notenständer, Dirigentenpult, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Mehrfachsteckdosen. Getränke und Catering sollten gekühlt bereitstehen; für Kaffee, Wasser und Essen brauchst du außerdem Kannen, Becher, Teller und Besteck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Probe planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Datum und Dirigent. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor der Probe verschickt werden, damit Anmeldungen und Besetzung rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine offene Probe?: Rechne für das erste Stundenintervall mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser und Kaffee bereit und plane bei warmem Wetter einen höheren Bedarf ein.
Wann sollte das Notenmaterial fertig sein?: Kontrolliere die Stimmen mindestens 7 Tage vor der Probe und kläre fehlende oder geliehene Materialien spätestens 3 Tage vorher. Die endgültigen Musikdateien und das Probenschema sollten am Vortag griffbereit sein.
Was muss am Tag der offenen Probe am Eingang bereitliegen?: Plane einen Registrierungstisch mit Anwesenheitsliste, Namenskarten, Besucherinformationen und Wegweisern ein. Lege außerdem mindestens 30 Minuten vor Beginn die gedruckten Hausregeln und den Ablauf aus, damit die Anmeldung nicht den Probenstart verzögert.