Zo organiseer je een innovatiechallenge

Een innovatiechallenge staat of valt met een duidelijke opdracht, een haalbare planning en teams die snel kunnen starten. Leg eerst datum, programma en locatie vast; daarna regel je juryleden, workshopleiders en deelnemers. Werk de challengebriefing en beoordelingscriteria uit voordat je het presentatiesjabloon maakt. In de laatste week draait alles om teamindeling, dieetwensen, techniek en materialen. Op de dag zelf heb je vooral baat bij een uitgeprint draaiboek en een locatie die minstens 60 minuten vooraf open is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Juryleden uitnodigen
4
Workshopleiders vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Deelnemersinformatie publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teams samenstellen
2 personen
11
Teamindeling versturen
12
Challengebriefing schrijven
2 personen
13
Beoordelingscriteria opstellen
2 personen
14
Jurybriefing voorbereiden
15
Presentatiesjabloon maken
16
Werkbladen afdrukken
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Prijzen inkopen
19
Catering bevestigen
20
Techniek testen
2 personen
21
Draaiboek afdrukken
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen sorteren
3 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
27
Werkplekken inrichten
4 personen
28
Presentatieruimte inrichten
3 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Hapjes klaarzetten
3 personen
33
Registratieteam briefen
2 personen
34
Jury ontvangen
35
Deelnemers registreren
3 personen
36
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
37
Welkom en programma toelichten
38
Challengebriefing geven
2 personen
39
Teams naar werkplekken begeleiden
3 personen
40
Ideationworkshop begeleiden
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Teams tijdens brainstorm helpen
4 personen
43
Tussendoortjes serveren
2 personen
44
Teamvragen beantwoorden
2 personen
45
Prototypes voorbereiden
4 personen
46
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
47
Diner serveren
4 personen
48
Buffet en dranken bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Presentaties klaarzetten
2 personen
51
Pitchronde begeleiden
2 personen
52
Presentatietechniek bedienen
53
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
54
Winnaars bekendmaken
55
Prijzen uitreiken
2 personen
56
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
57
Laatste dranken bijvullen
2 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Restmaterialen verzamelen
3 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Toiletten controleren
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Koelboxen legen
2 personen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
70
Deelnemersbedankje versturen
71
Winnaarsfoto's delen
72
Presentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Jurytafel
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 10
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Verlengsnoerenaantal 8
Mobiele opladersaantal 10
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Timeraantal 2
Labelprinter

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordjesaantal 8
Challengepostersaantal 10
Teamkleurenkaartenaantal 10
Prijzenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 3

Sportmateriaal

Bouwkartonaantal 10
Post-itsaantal 40
Stiftenaantal 100
Pennenaantal 100
Potlodenaantal 60
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Plakbandrollenaantal 20
Meetlintenaantal 10
Prototypebouwsetsaantal 10
Werkbladenaantal 100
Juryformulierenaantal 30
Draaiboekenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de challengebriefing vóór je deelnemers indeelt. Beschrijf de opdracht, het eindproduct, de beschikbare tijd en minimaal 3 beoordelingscriteria, zodat teams en jury dezelfde verwachtingen hebben.
Stuur de teamindeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld per team de namen, tafelindeling, startinformatie en eventuele materialen die deelnemers zelf moeten meenemen.
Test techniek niet pas bij de opening. Controleer projector, scherm, laptops, HDMI-kabels, adapters, stekkerdozen, microfoons en speakers minimaal 1 dag eerder op de plek waar ze worden gebruikt.
Maak de jurybriefing kort en meetbaar. Geef juryleden het beoordelingsformulier, het presentatiesjabloon en een vast tijdschema; reserveer per team bijvoorbeeld 5 minuten presenteren en 3 minuten vragen.
Tel catering en servies per deelnemer plus minimaal 10 procent reserve. Zet koffie, water en glazen klaar vóór de registratie en verzamel dieetwensen zodra het aanmeldformulier sluit, niet op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een innovatiechallenge?: Reken voor een compacte innovatiechallenge op 1 volledige dag van ongeveer 8 uur, inclusief briefing, werkblokken, pauzes en presentaties. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor opbouw en 30 minuten voor afbouw.
Wanneer moet ik de jury voor een innovatiechallenge uitnodigen?: Nodig juryleden bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf uit. Stuur de definitieve jurybriefing, beoordelingscriteria en het programma uiterlijk 7 dagen voor de challenge.
Hoeveel tijd heb je nodig om een innovatiechallenge te organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, datum, programma, jury en workshopleiders. Open het aanmeldformulier 4 tot 6 weken vooraf en sluit het uiterlijk 7 dagen voor het evenement voor teamindeling en catering.
Wat moet er klaar zijn op de dag van een innovatiechallenge?: Leg vóór de opening het draaiboek, naamkaartjes, werkbladen, presentatiesjablonen en gesorteerde materialen klaar. Test alle techniek opnieuw en zorg dat registratie, werktafels, jurytafel en buffettafels minstens 60 minuten vooraf staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.