Organiser un défi d’innovation sans perdre le fil

Un défi d’innovation réussit quand le cadre est fixé avant de chercher des idées. Commencez par réserver le lieu, arrêter la date et construire le programme, puis ouvrez les inscriptions avec un briefing clair. Les équipes, le jury, les ateliers et le matériel doivent être préparés en parallèle, avec un responsable pour chaque point critique. Le jour J, prévoyez du temps pour l’installation, les tests techniques et l’accueil avant le lancement du challenge.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Inviter les membres du jury
4
Définir les animateurs d'atelier
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier les informations des participants
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Former les équipes
2 personnes
11
Envoyer la répartition des équipes
12
Rédiger le briefing du challenge
2 personnes
13
Établir les critères d’évaluation
2 personnes
14
Préparer le briefing du jury
15
Créer le modèle de présentation
16
Imprimer les feuilles de travail
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Acheter les prix
19
Confirmer le catering
20
Tester la technique
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Faire les courses
3 personnes
23
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
27
Aménager les postes de travail
4 personnes
28
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
29
Suspendre la décoration
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
34
Accueillir le jury
35
Enregistrer les participants
3 personnes
36
Distribuer les badges
2 personnes
37
Accueil et présentation du programme
38
Présenter le briefing du défi
2 personnes
39
Accompagner les équipes vers les postes de travail
3 personnes
40
Animer l’atelier d’idéation
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Aider les équipes pendant le brainstorming
4 personnes
43
Servir des en-cas
2 personnes
44
Répondre aux questions de l’équipe
2 personnes
45
Préparer les prototypes
4 personnes
46
Installer le buffet du dîner
4 personnes
47
Servir le dîner
4 personnes
48
Réapprovisionner le buffet et les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Préparer les présentations
2 personnes
51
Animer le tour de pitch
2 personnes
52
Gérer la technique de présentation
53
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
54
Annonce des gagnants
55
Remettre les prix
2 personnes
56
Animer le cocktail networking
3 personnes
57
Ravitailler les dernières boissons
2 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

59
Rassembler les matériaux restants
3 personnes
60
Trier les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Éteindre la technique
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Vérifier les toilettes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement aux participants
71
Partager les photos des gagnants
72
Archiver les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 10
Chaisesqté 70
Table du jury
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 10
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Chargeurs mobilesqté 10
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Minuterieqté 2
Imprimante d'étiquettes

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8
Plateauxqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Nappesqté 10
Panneaux de directionqté 8
Affiches du défiqté 10
Cartes des couleurs de l’équipeqté 10
Prixqté 3
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 3

Matériel de sport

Carton de bricolageqté 10
Post-itqté 40
Marqueursqté 100
Stylosqté 100
Crayonsqté 60
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Rouleaux de ruban adhésifqté 20
Mètres rubansqté 10
Kits de construction de prototypesqté 10
Feuilles de travailqté 100
Fiches de juryqté 30
Déroulésqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le programme au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Réservez aussi la table du jury, les tables d’inscription et l’espace buffet dans le plan de salle, au lieu de les ajouter la veille.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite située 10 à 14 jours avant le défi. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, puis envoyez la composition des équipes dès qu’elle est finalisée.
Donnez au jury des critères d’évaluation et un modèle de présentation au moins 5 jours avant les restitutions. Sans ce délai, les jurés n’évaluent pas les projets sur la même base.
Testez projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, câbles, adaptateurs et multiprises la veille, puis gardez des rallonges et des chargeurs mobiles accessibles. Une présentation qui dépend d’un seul adaptateur peut bloquer tout le programme.
Préparez les badges, feuilles de travail, déroulé imprimé, matériaux et prix avant l’ouverture du lieu. Le matin même, comptez 60 à 90 minutes pour installer les tables et chaises, trier le matériel et vérifier le café, l’eau et le catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi d’innovation ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer le jury et les animateurs, ouvrir les inscriptions et commander le matériel. Gardez les 10 derniers jours pour les équipes, le catering, les impressions et les tests.
Quand ouvrir les inscriptions pour un défi d’innovation ?: Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant l’événement et fixez la clôture 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les contraintes alimentaires et former les équipes.
Que faut-il préparer pour le jury d’un défi d’innovation ?: Envoyez les critères d’évaluation, le briefing du jury et le modèle de présentation au moins 5 jours avant. Prévoyez aussi une table dédiée, une minuterie et un déroulé indiquant les horaires de passage.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants pour installer les tables, les chaises, les espaces du jury et du buffet. Ajoutez 30 minutes la veille pour tester la projection, le son et les branchements.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.