Eine Innovationschallenge strukturiert organisieren
Bei einer Innovationschallenge entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf am Veranstaltungstag. Lege zuerst Termin, Programm und Ort fest, bevor du Jury, Workshopleitung und Teilnehmende einlädst. Danach folgen Anmeldung, Teambildung, Challenge-Briefing und Bewertungskriterien. Plane außerdem früh für Technik, Präsentationen, Verpflegung und den Aufbau vor Ort – besonders Adapter, Stromanschlüsse und klare Zeitvorgaben werden häufig zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Jurymitglieder einladen
- 4
Workshopleiter festlegen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Teilnehmerinformationen veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teams zusammenstellen
2 Personen
- 11
Teameinteilung versenden
- 12
Challenge-Briefing schreiben
2 Personen
- 13
Bewertungskriterien festlegen
2 Personen
- 14
Jurybriefing vorbereiten
- 15
Präsentationsvorlage erstellen
- 16
Arbeitsblätter ausdrucken
- 17
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 18
Preise einkaufen
- 19
Catering bestätigen
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Drehbuch ausdrucken
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Materialien sortieren
3 Personen
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 27
Arbeitsplätze einrichten
4 Personen
- 28
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 30
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 32
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 33
Registrierungsteam briefen
2 Personen
- 34
Jury empfangen
- 35
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 36
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 37
Begrüßung und Programm erläutern
- 38
Challenge-Briefing geben
2 Personen
- 39
Teams zu den Arbeitsplätzen begleiten
3 Personen
- 40
Ideenworkshop moderieren
2 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Teams beim Brainstorming unterstützen
4 Personen
- 43
Snacks servieren
2 Personen
- 44
Teamfragen beantworten
2 Personen
- 45
Prototypen vorbereiten
4 Personen
- 46
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 47
Abendessen servieren
4 Personen
- 48
Buffet und Getränke auffüllen
2 Personen
- 49
Geschirr sammeln
2 Personen
- 50
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 51
Pitchrunde moderieren
2 Personen
- 52
Präsentationstechnik bedienen
- 53
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
- 54
Gewinner bekanntgeben
- 55
Preise überreichen
2 Personen
- 56
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 57
Letzte Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Restmaterialien sammeln
3 Personen
- 60
Abfall trennen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Technik ausschalten
2 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Toiletten kontrollieren
- 66
Fundsachen sammeln
- 67
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 68
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 69
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 70
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 71
Siegerfotos teilen
- 72
Präsentationen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- Jurytisch
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 10
- HDMI-KabelAnz. 6
- HDMI-AdapterAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Mobile LadegeräteAnz. 10
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- TimerAnz. 2
- Etikettendrucker
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
- TablettsAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- TischdeckenAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
- Challenge-PosterAnz. 10
- Team-FarbkartenAnz. 10
- PreiseAnz. 3
- BlumenarrangementsAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichtschläucheAnz. 3
Sportmaterial
- BastelkartonAnz. 10
- Post-itsAnz. 40
- StifteAnz. 100
- StifteAnz. 100
- BleistifteAnz. 60
- ScherenAnz. 20
- KlebestifteAnz. 30
- KlebebandrollenAnz. 20
- MessbänderAnz. 10
- Prototyp-BausätzeAnz. 10
- ArbeitsblätterAnz. 100
- JuryformulareAnz. 30
- AbläufeAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Bewertungskriterien fest, bevor du das Challenge-Briefing verschickst. Die Teilnehmenden brauchen klare Ziele, Abgabepunkte und eine verständliche Grundlage für die Jury.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Ort, Ablauf und Teilnehmerinformationen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und schließe die Auswertung spätestens einige Tage vor dem Event ab.
- Plane die Teameinteilung nicht für den Veranstaltungsmorgen. Verschicke die Teams vorab, damit Rückfragen geklärt werden können und die Arbeitsplätze mit 59 vorgesehenen Ausstattungs- und Verbrauchspositionen sinnvoll vorbereitet sind.
- Teste Projektor, Leinwand, Laptops, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Plane mindestens 60 Minuten vor Beginn für den Technikcheck ein und lege Verlängerungskabel sowie mobile Ladegeräte bereit.
- Bereite Registrierung, Jurytisch, Buffet und Arbeitsplätze in dieser Reihenfolge vor. Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Start, drucke Namensschilder, Arbeitsblätter und Drehbuch vorher aus und stelle einen sichtbaren Timer für die Challenge bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Innovationschallenge organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Jury, Workshopleitung, Anmeldung, Catering und Technik ohne unnötigen Zeitdruck koordinieren.
- Wann sollte man die Teams für eine Innovationschallenge einteilen?
- Verschicke die Teameinteilung spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. So können Teilnehmende Fehler melden und sich auf die Zusammenarbeit vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Innovationschallenge?
- Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierung, Arbeitsmaterialien, Catering und Technik ein. Für einen vollständigen Techniktest solltest du davon etwa 60 Minuten reservieren.
- Was muss man bei der Technik einer Innovationschallenge testen?
- Teste Projektor, Leinwand, Laptops, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher am Veranstaltungsort. Prüfe außerdem Stromanschlüsse und Ersatzlösungen spätestens am Vortag, nicht erst beim Einlass.
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