Cómo organizar un desafío de innovación sin perder el control

Un desafío de innovación necesita más que reunir participantes y plantear una idea. Primero se cierra la fecha, el lugar y el programa; después se aseguran el jurado, los talleres, las inscripciones y la formación de equipos. El briefing y los criterios de evaluación deben estar listos antes de que empiece el trabajo. Esta guía te ayuda a ordenar la preparación, detectar los olvidos habituales y llegar al día del evento con la técnica, los materiales y la comida comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Invitar a los miembros del jurado
4
Confirmar a los responsables de los talleres
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Publicar la información para participantes
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Formar equipos
2 personas
11
Enviar la distribución del equipo
12
Redactar el briefing del desafío
2 personas
13
Redactar los criterios de evaluación
2 personas
14
Preparar la reunión del jurado
15
Crear plantilla de presentación
16
Imprimir hojas de trabajo
17
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
18
Comprar premios
19
Confirmar el catering
20
Probar la técnica
2 personas
21
Imprimir el plan de trabajo
22
Hacer la compra
3 personas
23
Clasificar los materiales
3 personas

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Montar el mostrador de registro
2 personas
27
Organizar los puestos de trabajo
4 personas
28
Preparar el espacio de presentación
3 personas
29
Colgar la decoración
2 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Preparar café y té
2 personas
32
Preparar los aperitivos
3 personas
33
Informar al equipo de registro
2 personas
34
Recibir al jurado
35
Registrar a los participantes
3 personas
36
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
37
Dar la bienvenida y explicar el programa
38
Dar la charla informativa del reto
2 personas
39
Guiar a los equipos a sus puestos de trabajo
3 personas
40
Facilitar el taller de ideación
2 personas
41
Rellenar las bebidas
2 personas
42
Ayudar a los equipos durante el brainstorming
4 personas
43
Servir aperitivos
2 personas
44
Responder a las preguntas del equipo
2 personas
45
Preparar prototipos
4 personas
46
Montar el bufé de cena
4 personas
47
Servir la cena
4 personas
48
Reponer el bufé y las bebidas
2 personas
49
Recoger la vajilla
2 personas
50
Preparar las presentaciones
2 personas
51
Coordinar la ronda de presentaciones
2 personas
52
Operar el equipo de presentación
53
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
54
Anunciar a los ganadores
55
Entregar premios
2 personas
56
Guiar el cóctel de networking
3 personas
57
Rellenar las últimas bebidas
2 personas
58
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

59
Recoger el material sobrante
3 personas
60
Clasificar residuos
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Apagar la técnica
2 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Comprobar los baños
66
Recoger objetos perdidos
67
Vaciar neveras portátiles
2 personas
68
Devolver los materiales
2 personas
69
Devolver el equipo prestado
2 personas
70
Enviar agradecimiento a los participantes
71
Compartir las fotos de los ganadores
72
Archivar presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 10
Sillascant. 70
Mesa del jurado
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 10
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores HDMIcant. 6
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 8
Cargadores móvilescant. 10
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Temporizadorcant. 2
Impresora de etiquetas

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 100
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Mantelescant. 10
Carteles de flechascant. 8
Pósteres del retocant. 10
Tarjetas de colores del equipocant. 10
Premioscant. 3
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Cables de lucescant. 3

Material deportivo

Cartulinacant. 10
Post-itscant. 40
Rotuladorescant. 100
Bolígrafoscant. 100
Lápicescant. 60
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Rollos de cinta adhesivacant. 20
Cintas métricascant. 10
Kits de construcción de prototiposcant. 10
Tableros de trabajocant. 100
Hojas de evaluación del juradocant. 30
Guionescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el briefing y los criterios de evaluación antes de abrir las inscripciones. Así los participantes saben qué se espera de ellos y el jurado puede valorar con la misma referencia.
No dejes la composición de los equipos para el último día. Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y envía la distribución de equipos con antelación suficiente para corregir errores.
Haz una prueba técnica completa, no solo del proyector: conecta portátiles, cables HDMI, adaptadores, regletas, micrófonos, altavoces y temporizador en la misma sala donde se celebrará el desafío.
Prepara las mesas de trabajo, la mesa del jurado y la mesa de registro antes de abrir el lugar. Clasifica los materiales por equipo y deja impresas las hojas de trabajo, las etiquetas y el plan de trabajo.
Confirma el catering y revisa las cantidades al menos 48 horas antes. Comprueba también tazas, vasos, platos y cubiertos; suelen faltar aunque la comida esté correctamente encargada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desafío de innovación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La fecha, el lugar, el jurado y los responsables de los talleres deben quedar confirmados antes de abrir el formulario de inscripción.
¿Cuándo se debe enviar el briefing del desafío?: Envía la información para participantes al abrir las inscripciones y comparte el briefing completo al menos 7 días antes. Los criterios de evaluación deben estar cerrados antes de formar los equipos.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación al abrir la ubicación. Reserva al menos 30 minutos para probar proyector, sonido, conexiones, portátiles y cargadores.
¿Cuándo hay que preparar las mesas y los materiales?: Coloca mesas y sillas, la zona del jurado, el registro y los materiales entre 60 y 90 minutos antes de recibir a los participantes. Deja una mesa libre para resolver sustituciones o materiales olvidados.

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