Zo organiseer je een inloopavond zonder last-minute stress

Begin met de ruimte, datum en openingstijden; pas daarna richt je de communicatie en inschrijving in. Bij een inloopavond weet je vaak niet precies hoeveel mensen tegelijk komen, dus werk je met een verwachte bandbreedte en een flexibele opstelling. Verzamel dieetwensen vooraf, bevestig leveringen enkele dagen van tevoren en plan ontvangst, buffet en drank apart. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke route: binnenkomen, aanmelden, iets te drinken pakken en snel zien waar het programma plaatsvindt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en tijden publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers inroosteren
8
Programma-informatie klaarzetten
9
Leveringen bevestigen
10
Voorraad controleren
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Verse producten inkopen
2 personen
14
Boodschappen sorteren
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Broodjes voorbereiden
2 personen
18
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Tafels aankleden
2 personen
22
Buffet opbouwen
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Wegwijzers ophangen
26
Muziek en verlichting testen
2 personen
27
Toiletten controleren
28
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
2 personen
30
Aanmeldingen afvinken
31
Nieuwe bezoekers registreren
32
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet netjes houden
37
Afvalbakken legen
38
Toiletten tussentijds controleren
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten en drinken opruimen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Meubilair afbreken
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Overgebleven eten koelen
47
Gevonden voorwerpen verzamelen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Restvoorraad opbergen
50
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 10
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 6
Naamstickersaantal 80
Slingersaantal 8
Viltstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimte-indeling uiterlijk een week vooraf. Houd bij de ingang plek vrij voor een ontvangsttafel met naamstickers en zorg dat kapstokken, stoelen en wegwijzerborden de looproute niet blokkeren.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de inloopavond af voor de voorbereiding. Gebruik het definitieve aantal om dieetwensen, broodjes, hapjes, servies en het aantal vrijwilligers te controleren.
Controleer leveringen en voorraad uiterlijk 48 uur vooraf. Dranken moeten nog gekoeld kunnen worden; zet daarom koelboxen, thermoskannen, koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren op één afvinklijst.
Richt het buffet zo in dat bezoekers niet terug hoeven te lopen. Zet borden, bestek, schaaltjes en serveerbestek aan het begin, gevolgd door broodjes en hapjes; plaats afvalbakken aan het einde.
Doe de laatste opbouw minimaal 60 minuten voor opening. Hang slingers en wegwijzers op, zet tafels en stoelen klaar, maak koffie en thee bereikbaar en test eventuele Bluetoothspeakers of microfoon voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een inloopavond organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, datum en tijden. Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken vooraf en sluit het enkele dagen voor de avond, zodat je boodschappen en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een inloopavond?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en 1 voor buffet en dranken per 30 tot 40 verwachte bezoekers. Bij een programma met uitleg of een microfoon reserveer je daarnaast 1 persoon voor techniek en tijdsbewaking.
Wanneer moet je koffie en thee klaarzetten?: Zet koffie, thee, kopjes, schenkkanen en thermoskannen ongeveer 20 tot 30 minuten voor opening klaar. Vul niet alles tegelijk als bezoekers verspreid binnenkomen; houd extra koffie en thee achter de hand.
Hoe richt je een buffet voor een inloopavond in?: Gebruik bij voorkeur een aparte buffettafel en zet de looprichting in één lijn: borden en bestek, daarna broodjes en hapjes, vervolgens dranken en servetten. Controleer het buffet na de eerste 30 minuten en vul kleine hoeveelheden regelmatig aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.