Organiser une soirée portes ouvertes sans rien laisser au hasard

Une soirée portes ouvertes se prépare dans un ordre précis : d’abord la salle et les horaires, puis les inscriptions, les bénévoles et les besoins alimentaires. Ensuite viennent les achats, la réception des livraisons et l’installation de l’accueil, du buffet et de la signalétique. Le jour même, prévoyez assez de temps pour garder les boissons au frais, préparer les sandwichs et mettre le café en route avant l’arrivée des premiers visiteurs. Ce plan vous aide à suivre chaque étape sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Publier la date et les horaires
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Planifier les bénévoles
8
Préparer les informations du programme
9
Confirmer les livraisons
10
Vérifier les stocks
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Acheter des produits frais
2 personnes
14
Trier les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Préparer les sandwichs
2 personnes
18
Préparer le café et le thé
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Dresser les tables
2 personnes
22
Monter le buffet
3 personnes
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Installer les panneaux indicateurs
26
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
27
Vérifier les toilettes
28
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes

Événement

29
Accueillir les invités
2 personnes
30
Cocher les inscriptions
31
Enregistrer les nouveaux visiteurs
32
Orienter les visiteurs
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Maintenir le buffet en ordre
37
Vider les poubelles
38
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
39
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

40
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Démonter le mobilier
3 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Évacuer les déchets
2 personnes
46
Réfrigérer les restes
47
Rassembler les objets trouvés
48
Retourner les matériels
2 personnes
49
Ranger les stocks restants
50
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 10
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Étiquettes nominativesqté 80
Guirlandesqté 8
Feutresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et publiez la date et les horaires avant d’envoyer les invitations. Ouvrez ensuite le formulaire d’inscription afin de connaître le nombre de participants au moins 7 jours avant la soirée.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant. Cela vous laisse le temps d’adapter les en-cas, les sandwichs et les boissons.
Planifiez les bénévoles avec des créneaux distincts pour l’accueil, le buffet, le réassort et le rangement. Prévoyez au moins 2 personnes à l’accueil pendant la première heure, quand les arrivées sont les plus nombreuses.
Vérifiez les stocks et la liste des courses 3 jours avant, puis achetez les produits frais la veille. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture, car les glacières et les réfrigérateurs se remplissent vite.
Installez les tables, les chaises, les porte-manteaux et le buffet avant de poser les aliments. Placez le panneau d’accueil et les panneaux directionnels au moins 30 minutes avant l’arrivée du public, et testez les rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour réserver la salle, publier les horaires et lancer les invitations. Fermez les inscriptions environ 5 à 7 jours avant afin d’ajuster les achats, les bénévoles et les besoins alimentaires.
Quand faut-il acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant la soirée. Achetez les produits frais la veille, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une soirée portes ouvertes ?: Pour un petit accueil, prévoyez au minimum 4 bénévoles : 2 à l’accueil, 1 pour le buffet et 1 pour le réassort ou le rangement. Ajoutez une personne dès que les arrivées sont concentrées sur une même heure.
Quand installer le buffet et la table d’accueil ?: Installez les tables, les chaises, le buffet et la table d’accueil 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Gardez les aliments frais et les boissons sensibles au chaud ou au froid jusqu’à 15 à 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.