Zo organiseer je een inloopavond van de gemeente

Begin met het doel, de doelgroep en de verwachte opkomst. Reserveer daarna de locatie en leg vast wie informatie geeft, zodat je de indeling, techniek en materialen daarop afstemt. Open de aanmeldingen vroeg genoeg om dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften mee te nemen. In de laatste week controleer je bezoekers, informatiepakketten en apparatuur; op de dag zelf draait alles om een herkenbare ontvangst en duidelijke bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodiging opstellen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Locatie reserveren
7
Informatieverstrekkers bevestigen
8
Toegankelijkheid controleren
9
Plattegrond en indeling maken
10
Informatieborden voorbereiden
2 personen
11
Informatiefolders verzamelen
2 personen
12
Catering bestellen
13
Techniek testen
2 personen
14
Bezoekerslijst controleren
15
Naamkaartjes printen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
19
Apparatuur opladen
20
Sleutels en toegang regelen
21
Zaal ventileren
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Informatiekramen opbouwen
4 personen
24
Registratiebalie inrichten
2 personen
25
Bewegwijzering ophangen
2 personen
26
Techniek aansluiten
2 personen
27
Presentatie klaarzetten
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Hapjes klaarzetten
2 personen
30
Toiletten controleren
31
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

32
Deuren openen
2 personen
33
Bezoekers registreren
2 personen
34
Bezoekers welkom heten
2 personen
35
Informatietafels bemannen
8 personen
36
Informatiepakketten uitdelen
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes bijvullen
2 personen
40
Afval verzamelen
41
Presentatie begeleiden
2 personen
42
Vragen van bezoekers noteren
2 personen
43
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Informatietafels afbouwen
4 personen
46
Servies verzamelen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Afval afvoeren
2 personen
49
Zaal schoonmaken
3 personen
50
Meubilair terugzetten
4 personen
51
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
52
Locatie afsluiten
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 12
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Baliebord
Informatiebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimte rond de informatiekramen en registratiebalie, niet alleen rond stoelen. Houd looproutes vrij en controleer vooraf of bezoekers met een rolstoel overal kunnen komen.
Open de aanmeldingen zodra datum en locatie vaststaan. Vraag meteen naar dieetwensen en noteer wijzigingen tot uiterlijk enkele dagen voor de avond.
Test beamer, laptop, microfoon en luidsprekers op dezelfde plek waar ze worden gebruikt. Laad draadloze apparatuur volledig op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Maak informatiepakketten en naamkaartjes minimaal één werkdag vooraf. Controleer de bezoekerslijst dan nogmaals, zodat ontbrekende namen of dubbele registraties niet aan de balie ontstaan.
Regel toegang, sleutels en ventilatie vóór de opbouw begint. Zet tafels, stoelen, informatieborden en pijlborden eerst neer; koel dranken en richt de catering daarna in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet je een gemeentelijke inloopavond organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, informatieverstrekkers en uitnodiging. Plan de praktische controle van bezoekerslijst, folders en techniek in de laatste 2 werkdagen.
Hoeveel informatiekramen passen in een zaal voor een inloopavond?: Reken per informatiekraam op ongeveer 2 meter wand- of tafelruimte en laat minimaal 1,2 meter loopruimte over. Maak de plattegrond voordat je tafels en stoelen reserveert.
Hoeveel drank en catering heb je nodig voor een inloopavond?: Voor een avond van ongeveer 2 uur kun je rekenen op 2 drankjes per bezoeker, plus koffie en thee. Bestel daarnaast ongeveer 1 kleine hartige of zoete portie per persoon en tel dieetwensen apart mee.
Wanneer test je de techniek voor een inloopavond?: Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoon en luidsprekers uiterlijk één werkdag vooraf en nogmaals bij de opbouw. Controleer ook bereik van de microfoon en de lengte van alle verlengkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.