Organiser les portes ouvertes de la mairie, étape par étape

Les portes ouvertes de la mairie demandent surtout une bonne circulation entre l’accueil, les stands d’information et les espaces de présentation. Commencez par fixer le parcours des visiteurs, puis gérez les inscriptions, l’accessibilité et les besoins alimentaires avant de commander le catering. La veille, préparez les badges, les dossiers et la signalétique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les tables, tester la technique et vérifier les accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Rédiger l’invitation
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le lieu
7
Confirmer les personnes chargées de l’information
8
Vérifier l’accessibilité
9
Créer le plan et l’agencement
10
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
11
Rassembler les brochures d’information
2 personnes
12
Commander le catering
13
Tester la technique
2 personnes
14
Vérifier la liste des participants
15
Imprimer les badges nominatifs
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
19
Recharger les appareils
20
Organiser les clés et l’accès
21
Aérer la salle
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Monter les stands d’information
4 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Installer la signalétique
2 personnes
26
Brancher la technique
2 personnes
27
Préparer la présentation
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Préparer les en-cas
2 personnes
30
Vérifier les toilettes
31
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

32
Ouvrir les portes
2 personnes
33
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
34
Accueillir les visiteurs
2 personnes
35
Tenir les tables d'information
8 personnes
36
Distribuer les dossiers d’information
2 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
40
Rassembler les déchets
41
Animer la présentation
2 personnes
42
Noter les questions des visiteurs
2 personnes
43
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Éteindre l’équipement
2 personnes
45
Démonter les tables d'information
4 personnes
46
Rassembler la vaisselle
2 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Évacuer les déchets
2 personnes
49
Nettoyer la salle
3 personnes
50
Remettre le mobilier en place
4 personnes
51
Retirer la signalétique
2 personnes
52
Fermer le lieu
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
54
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 12
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Panneau du comptoir
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seaux de nettoyageqté 2
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions avant d’imprimer les badges nominatifs : la liste des participants peut encore changer jusqu’à la veille. Préparez aussi une solution pour les visiteurs non inscrits.
Dessinez le plan de circulation avant d’installer les stands. Gardez un passage dégagé entre le comptoir d’inscription, les panneaux indicateurs et les tables d’information.
Vérifiez l’accessibilité avec un passage réellement praticable, pas seulement avec une mention sur l’invitation. Contrôlez notamment l’accès à la salle, aux toilettes et aux principaux stands quelques jours avant.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et les haut-parleurs sur place au moins une fois avant l’ouverture. Chargez les appareils et regroupez rallonges et multiprises pour éviter une installation improvisée.
Refroidissez les boissons et préparez le café avant l’arrivée du public. Prévoyez les tasses, verres, assiettes, couverts et carafes au même endroit afin que le service ne bloque pas l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes de la mairie ?: Envoyez-les suffisamment tôt pour laisser le temps de s’inscrire et de signaler un besoin alimentaire ou d’accessibilité. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter la liste et d’imprimer les badges.
Comment organiser l’accueil lors des portes ouvertes de la mairie ?: Installez une table d’inscription visible dès l’entrée, avec les badges, la liste des participants et un panneau indiquant le parcours. Prévoyez au moins une personne dédiée à l’accueil pendant la première heure, lorsque les arrivées sont les plus nombreuses.
Que faut-il tester avant les portes ouvertes de la mairie ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le micro et les haut-parleurs dans la salle prévue, idéalement la veille. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et la recharge des appareils avant l’ouverture.
Quand installer les stands et la signalétique ?: Installez les tables, les chaises, les stands et les panneaux la veille si la salle est disponible. Sinon, bloquez au moins deux heures le jour même pour aérer, organiser l’accès, monter les espaces et effectuer le test technique.

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