Een informatiebijeenkomst organiseren: zo pak je het aan

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je een zaal of spreker vastlegt. Daarna regel je de locatie, sprekers, uitnodigingen en aanmeldingen in die volgorde, zodat je weet hoeveel stoelen, badges, koffie en broodjes nodig zijn. Plan technische controles niet op het laatste moment: presentaties, microfoons, beamer en geluid moeten vooraf getest worden. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een logische zaalindeling en een programma dat bezoekers al eerder hebben ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers en presentatoren boeken
2 personen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en route versturen
8
Presentaties verzamelen
9
Catering en boodschappen bestellen
10
Techniek en materialen reserveren
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Presentaties technisch controleren
2 personen
15
Zaalindeling markeren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Registratietafel inrichten
2 personen
18
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
19
Microfoons en geluid testen
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Dranken koud zetten
22
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen
23
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

24
Sprekers ontvangen
2 personen
25
Bezoekers registreren
3 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
28
Informatiesessies begeleiden
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Pauzehapjes serveren
3 personen
31
Vragenronde begeleiden
2 personen
32
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
33
Avondbuffet serveren
4 personen
34
Avondsessie begeleiden
3 personen
35
Afsluiting en informatie uitdelen
2 personen

Nazorg

36
Techniek uitschakelen
2 personen
37
Servies en materialen verzamelen
3 personen
38
Afval verwijderen
2 personen
39
Zaal opruimen
4 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Gevonden voorwerpen verzamelen
44
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 70
Naambadgesaantal 70
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 70
Programmafoldersaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per onderdeel de starttijd, eindtijd, spreker en benodigde presentaties; zo kunnen bezoekers een realistische route en planning ontvangen.
Verstuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor naambadges, stoelen, catering en het verzamelen van dieetwensen.
Plan een technische test minimaal 1 werkdag van tevoren. Open iedere presentatie op de presentatielaptop, controleer de beamer en het scherm en test iedere draadloze microfoon en luidspreker in de zaal.
Richt de ontvangst in voordat de eerste bezoeker komt: zet de registratietafel, naambadges, pennen en bewegwijzering klaar. Reserveer minstens 30 minuten voor het opstellen en nog 15 minuten voor een laatste controle.
Zet koffie, thee, water en hapjes pas klaar nadat de zaalindeling vaststaat. Gebruik de deelnemerslijst om het aantal kopjes, glazen, borden en bestek te bepalen en houd rekening met dieetwensen die uiterlijk een week vooraf zijn verzameld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatiebijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en sprekers; verstuur de uitnodiging daarna minimaal 3 weken voor de bijeenkomst.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een informatiebijeenkomst?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken vooraf en vermeld een aanmelddeadline van 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst. Zo houd je tijd over voor de deelnemerslijst, badges en catering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een informatiebijeenkomst klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor zaalindeling, registratie, techniek, koffie en bewegwijzering. Test beamer, presentaties, microfoons en geluid vervolgens nog 15 minuten voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer controleer je de presentaties en techniek?: Controleer alle presentaties uiterlijk 1 werkdag vooraf op de presentatielaptop. Doe op de locatie opnieuw een korte test van beamer, scherm, kabels, microfoons en luidsprekers voordat de registratie start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.