Cómo organizar una reunión informativa sin improvisar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y los ponentes al menos 4 semanas antes. Con esa información puedes enviar las invitaciones, explicar la ruta y abrir las inscripciones sin tener que corregirlas después.
• Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega al catering la lista final al menos 5 días antes. No dejes para la mañana del evento la compra de aperitivos, bocadillos, café, té y bebidas.
• Recopila las presentaciones 3 días antes y pruébalas en el portátil, el proyector y la pantalla que se usarán en la sala. Comprueba también los cables, las regletas, los micrófonos inalámbricos y los altavoces.
• Prepara la lista final de participantes, las credenciales y los portanombres el día anterior. Monta la mesa de registro con bolígrafos y señalización visible para que cada visitante pueda registrarse sin bloquear la entrada.
• Marca la distribución de mesas y sillas antes de montar la sala y reserva al menos 60 minutos para la prueba técnica. Enfría las bebidas, prepara café y té y recibe a los ponentes antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión informativa?

Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha, programa, sede y ponentes. Reserva los últimos 3 días para recopilar y probar las presentaciones, cerrar participantes y confirmar el catering.

¿Cuándo se debe enviar la invitación a una reunión informativa?

Envíala entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya estén confirmados el programa, la sala y la ruta. Mantén las inscripciones abiertas hasta 5 días antes si necesitas calcular catering y preferencias dietéticas.

¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido y el proyector?

Haz una prueba completa el día anterior y repítela al menos 60 minutos antes de la llegada de los asistentes. Usa las presentaciones reales y comprueba micrófonos, altavoces, cables y regletas.

¿Cuándo se prepara la mesa de registro?

Monta la mesa de registro el día anterior o, como mínimo, 45 minutos antes de abrir las puertas. Ten preparada la lista final, las credenciales, los portanombres y varios bolígrafos.

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