Zo organiseer je een improvisatieworkshop

Begin met de datum, locatie en groepsgrootte: improviseren werkt alleen als iedereen genoeg ruimte heeft om te bewegen en elkaar te zien. Werk daarna het programma uit, kies oefeningen met een duidelijke opbouw en leg vast welke materialen en techniek je nodig hebt. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat catering en deelnemerslijst kloppen. Op de dag zelf draait veel om de opstelling: stoelen in een kring, materialen binnen handbereik en een korte registratie bij binnenkomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Ruimte en capaciteit controleren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Reserveringen maken
8
Workshopprogramma uitwerken
9
Improvisatieoefeningen selecteren
10
Muziek voor oefeningen klaarzetten
11
Benodigdheden inventariseren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dieetmaaltijden apart labelen
14
Dranken koud zetten
15
Materialen klaarleggen
2 personen
16
Ruimte schoonmaken
2 personen
17
Tafels opstellen
2 personen
18
Stoelen in kring zetten
2 personen
19
Registratietafel inrichten
20
Flip-overs en materialen plaatsen
2 personen
21
Catering klaarzetten
2 personen
22
Techniek testen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Workshop introduceren
27
Kennismakingsoefeningen begeleiden
28
Basisoefeningen begeleiden
29
Pauzehapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Verdiepende oefeningen begeleiden
32
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
33
Diner serveren
2 personen
34
Avondoefeningen begeleiden
35
Presentaties begeleiden
36
Afsluiting verzorgen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Overgebleven eten verpakken
2 personen
39
Materialen verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
2 personen
43
Techniek uitschakelen
44
Geleende spullen retourneren
45
Deelnemersinformatie naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Laptop
Oplaadkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Timer

Workshopmateriaal

Flip-overbordenaantal 2
Flip-overpapieraantal 3
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 35
Pennenaantal 40
Improvisatiekaartjesaantal 100
Rekwisietenaantal 20
Plakbandaantal 4
Post-itsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Vorkenaantal 40
Messenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 3
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens 2 tot 3 weken voor de workshop een definitieve sluitingsdatum voor aanmeldingen. Dan kun je de deelnemerslijst, dieetwensen, catering en reserveringen nog tijdig bijwerken.
Controleer de ruimte op capaciteit én bewegingsruimte. Zet de stoelen in een kring en houd een vrij midden over; tafels langs de wand werken beter dan tafels tussen de deelnemers.
Bouw het programma op van laagdrempelig naar uitdagender en reserveer per oefening een concrete tijd. Een timer voorkomt dat één spel uitloopt en het laatste onderdeel vervalt.
Test laptop, draagbare speaker, stekkerdozen en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren. Muziek die pas tijdens de eerste oefening niet werkt, haalt de groep direct uit de concentratie.
Label dieetmaaltijden apart en zet koffie, thee, water en koude dranken klaar voordat de registratie begint. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet tegelijk deelnemers te zoeken en catering te regelen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ruimte heb je nodig voor een improvisatieworkshop?: Reken op een ruimte waarin alle deelnemers tegelijk in een kring kunnen zitten én bewegen. Controleer de capaciteit vooraf en houd het midden van de kring vrij; tafels en catering zet je bij voorkeur langs de rand.
Hoe lang duurt een improvisatieworkshop?: Plan voor een eerste workshop meestal 2 tot 3 uur, inclusief een korte pauze. Werk met oefeningen van ongeveer 10 tot 20 minuten en houd 10 minuten over voor uitleg, wisselen en afronden.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een improvisatieworkshop versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 1 tot 2 weken voor de workshop. Zo heb je tijd om de deelnemerslijst, dieetwensen, boodschappen en materialen definitief te maken.
Wat moet ik klaarzetten voor een improvisatieworkshop?: Leg minimaal stoelen, flip-overborden met papier, stiften, notitieblokken, pennen, improvisatiekaartjes, een timer en eventuele rekwisieten klaar. Test daarnaast de laptop en speaker en controleer of stekkerdozen en verlengkabels beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.