Eine Improvisationsworkshop praktisch organisieren

Bei einer Improvisationsworkshop entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob die Gruppe schnell ins Spielen kommt. Kläre zuerst Datum, Ort, Raumkapazität und Anmeldungen. Danach planst du das Programm, wählst passende Übungen aus und stellst Material, Musik und Technik zusammen. Am Veranstaltungstag braucht der Raum einen Stuhlkreis, einen gut sichtbaren Registrierungstisch und vorbereitete Flipcharts. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Getränke, Catering und einen Techniktest ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Raum und Kapazität prüfen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste aktualisieren
7
Reservierungen vornehmen
8
Workshopprogramm ausarbeiten
9
Improvisationsübungen auswählen
10
Musik für Übungen bereitstellen
11
Bedarf erfassen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
14
Getränke kalt stellen
15
Materialien bereitlegen
2 Personen
16
Raum reinigen
2 Personen
17
Tische aufstellen
2 Personen
18
Stühle im Kreis aufstellen
2 Personen
19
Registrierungstisch einrichten
20
Flipcharts und Materialien aufstellen
2 Personen
21
Catering bereitstellen
2 Personen
22
Technik testen

Event

23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
24
Anwesenheit erfassen
25
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
26
Workshop vorstellen
27
Kennenlernübungen begleiten
28
Grundübungen anleiten
29
Pausensnacks servieren
2 Personen
30
Getränke nachfüllen
31
Vertiefende Übungen anleiten
32
Dinnerbuffet vorbereiten
2 Personen
33
Abendessen servieren
2 Personen
34
Abendübungen begleiten
35
Präsentationen betreuen
36
Abschluss organisieren
37
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

38
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
39
Materialien zusammenstellen
2 Personen
40
Geschirr abwaschen
2 Personen
41
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
42
Raum reinigen
2 Personen
43
Technik ausschalten
44
Geliehene Sachen zurückgeben
45
Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 35
TischeAnz. 6
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Laptop
LadekabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
Timer

Workshopmaterial

FlipchartsAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 3
StifteAnz. 24
NotizblöckeAnz. 35
StifteAnz. 40
ImprovisationskartenAnz. 100
RequisitenAnz. 20
KlebebandAnz. 4
Post-itsAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 40
GabelnAnz. 40
MesserAnz. 40
LöffelAnz. 40
ServierlöffelAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 3
KühlboxenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 2
MesserAnz. 3
TablettsAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 40
TischdeckenAnz. 6
Willkommensschild

Reinigung

EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
SpülbürstenAnz. 3
HandseifeAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Raum und Kapazität spätestens 2 bis 3 Wochen vorher. Für Improvisationsübungen eignet sich ein Stuhlkreis besser als eine reine Reihenbestuhlung; halte in der Mitte ausreichend freie Fläche frei.
Verschicke die Einladungen früh und aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Vortag. Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und kennzeichne separate Diätmahlzeiten eindeutig.
Arbeite das Workshopprogramm in Blöcken von 10 bis 20 Minuten aus. Lege Improvisationskarten, Requisiten, Post-its und Stifte vor Beginn jeder Übung an den vorgesehenen Platz.
Teste Laptop, Lautsprecher, Ladekabel und Verlängerungskabel mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe. Lade Musik für die Übungen offline oder halte eine alternative Tonquelle bereit.
Richte den Registrierungstisch 20 bis 30 Minuten vor Beginn ein und stelle Anwesenheitsliste, Namensmaterial und Notizblöcke bereit. Stelle Getränke kalt und bereite Kaffee, Tee, Tassen sowie Servierbesteck vor dem Empfang vor.

Häufige Fragen

Wie viel Platz braucht man für eine Improvisationsworkshop?: Rechne pro Person mit etwa 2 bis 3 Quadratmetern freier Bewegungsfläche, zusätzlich zu Stühlen und Tischen. Bei 12 Teilnehmenden sollte der Raum daher ungefähr 30 bis 40 Quadratmeter nutzbare Fläche bieten.
Wie früh sollte man eine Improvisationsworkshop planen?: Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Ort, Kapazität und Einladungen. Programm, Übungen und Material sollten spätestens 7 Tage vorher feststehen; die Teilnehmerliste aktualisierst du bis zum Vortag.
Wie viele Improvisationsübungen braucht man für einen Workshop?: Plane für einen Workshop von 2 bis 3 Stunden ungefähr 5 bis 7 Übungen ein, jeweils mit 10 bis 20 Minuten Durchführung und kurzer Auswertung. Halte zusätzlich 1 bis 2 Ersatzübungen bereit, falls eine Übung nicht zur Gruppe passt.
Was muss am Tag der Improvisationsworkshop zuerst vorbereitet werden?: Beginne 60 bis 90 Minuten vorher mit Raumreinigung, Stuhlkreis, Flipcharts und Technik. Etwa 30 Minuten vor Beginn richtest du Registrierungstisch und Catering ein; Getränke und Kaffee sollten spätestens 15 Minuten vorher bereitstehen.

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