Zo organiseer je een improvisatiewedstrijd

Begin niet met de uitnodiging, maar met het wedstrijdformat. Leg eerst vast hoeveel teams meedoen, hoe lang een ronde duurt en hoe de finale wordt beslist. Reserveer daarna een locatie die ruimte biedt voor speelvloer, publiek, jurytafel en techniek. Vervolgens regel je jury, presentator en techniekhulp, voordat je deelnemers en publiek uitnodigt. Met duidelijke spelregels, jurycriteria en een strak schema voorkom je dat de avond uitloopt of dat teams tijdens de wedstrijd nog uitleg nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Teams samenstellen
2 personen
5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
6
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemersgegevens controleren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Juryleden vastleggen
11
Presentator vastleggen
12
Techniekhulp vastleggen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Jurycriteria uitwerken
2 personen
15
Spelregels uitschrijven
2 personen
16
Improvisatiesuggesties verzamelen
3 personen
17
Finaleopdracht voorbereiden
2 personen
18
Deelnemersbrief versturen
19
Publieksinformatie publiceren
20
Prijzen bestellen
21
Boodschappenlijst maken
2 personen
22
Cateringboodschappen doen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Wedstrijdkaarten printen
25
Juryformulieren printen
26
Naambadges maken
2 personen
27
Routeborden maken
28
Locatiesleutels ophalen
29
Locatie controleren
2 personen
30
Publieksruimte indelen
3 personen
31
Speelvlak afbakenen
2 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Jurytafel inrichten
2 personen
35
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Geluid aansluiten
2 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Muziek afspelen testen
41
Verlichting instellen
2 personen
42
Koelkasten vullen
2 personen
43
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Deelnemerspakket klaarleggen
2 personen

Event

46
Jurytaak verdelen
3 personen
47
Deelnemers ontvangen
2 personen
48
Publiek ontvangen
3 personen
49
Entree registreren
2 personen
50
Deelnemers aanmelden
2 personen
51
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
52
Spelregels toelichten
53
Wedstrijdrondes begeleiden
3 personen
54
Suggesties aanreiken
2 personen
55
Tijd per scène bewaken
56
Muziek en effecten bedienen
57
Punten verzamelen
2 personen
58
Scores verwerken
2 personen
59
Dranken serveren
2 personen
60
Hapjes serveren
2 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Tafels afruimen
2 personen
63
Publiek informeren
64
Finalisten bekendmaken
65
Finale begeleiden
3 personen
66
Winnaar bepalen
3 personen
67
Prijzen uitreiken
2 personen
68
Bedankwoord uitspreken
69
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Ruimte schoonmaken
3 personen
75
Sanitair schoonmaken
2 personen
76
Stoelen opruimen
3 personen
77
Tafels opruimen
3 personen
78
Decoratie verwijderen
2 personen
79
Geluid afbouwen
2 personen
80
Verlichting afbouwen
2 personen
81
Materialen sorteren
2 personen
82
Locatie afsluiten
83
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Jurytafel
Ontvangsttafel
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 2
Buzzer
Clipboardmappenaantal 8
Pennenaantal 30
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 8
Rekenmachinesaantal 2
Powerbanksaantal 3
Contantegeldkist
Betaalterminal
Entreebandjesaantal 120

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Sportmateriaal

Pionnenaantal 8
Vloertapeaantal 4
Improvisatiekaartenaantal 150
Rekwisietenbakkenaantal 4
Improvisatierekwisietenaantal 30

Decoratie

Welkomstbord
Routebordenaantal 6
Podiumdoek
Vlaggetjesaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Winnaarsbeker
Medaillelintenaantal 12
Prijscertificatenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Openersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Poetsdoekenaantal 12

Tips

Plan per ronde een vaste speelduur en bouw tussen wedstrijden enkele minuten in voor uitleg, jurering en wisselen. Zonder die buffer loopt een schema met bijvoorbeeld 6 teams snel uit.
Stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf een brief met aanvangstijd, spelregels, dieetwensen en contactgegevens. Controleer de namen en teamindeling daarna nog één keer.
Laat juryleden vóór de eerste ronde dezelfde jurycriteria en formulieren doornemen. Noteer bijvoorbeeld welke onderdelen punten opleveren, zodat de uitslag niet afhankelijk wordt van losse indrukken.
Test de draadloze microfoons, het mengpaneel, de luidsprekers en de audiokabels minimaal 60 minuten voor de start. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf vast, zodat er geen kabels door de speelvloer lopen.
Zet ontvangsttafel, welkomstbord, routeborden en naamkaartjes klaar voordat het publiek binnenkomt. Richt de jurytafel zo in dat juryleden de speelvloer goed zien en hun formulieren zonder onderbreking kunnen invullen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een improvisatiewedstrijd te organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met de locatie, het format en de jury. Reserveer de laatste 7 dagen voor deelnemersinformatie, publieksinformatie, materialen en een controle van het wedstrijdschema.
Hoeveel teams doen mee aan een improvisatiewedstrijd?: Kies een aantal teams dat binnen je beschikbare speeltijd past. Reken per team op meerdere rondes plus 5 tot 10 minuten voor uitleg, jurering en wisselen; zo kun je het totaal vooraf doorrekenen.
Wanneer nodig je deelnemers en publiek uit?: Nodig deelnemers uit zodra format, datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur publieksuitnodigingen zodra het programma en de aanvangstijd definitief zijn, uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd.
Hoe bereid je de jury van een improvisatiewedstrijd voor?: Geef juryleden uiterlijk 7 dagen vooraf de spelregels, jurycriteria en het wedstrijdschema. Plan op de dag zelf 15 minuten om de puntentelling, tie-break en finaleopdracht gezamenlijk door te nemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.