Organiser un concours d’improvisation, étape par étape

Commencez par définir le format du concours avant d’inviter les équipes ou le public. Le lieu, le programme et le règlement déterminent ensuite le nombre de participants, de bénévoles et le matériel nécessaire. Prévoyez rapidement le jury, l’animateur et l’assistance technique : ce sont les postes les plus difficiles à remplacer au dernier moment. Une préparation structurée vous permet aussi de tester les micros, le buzzer et le chronomètre avant l’arrivée des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Établir le programme de la compétition
2 personnes
4
Former les équipes
2 personnes
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Envoyer les invitations au public
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Vérifier les données des participants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Définir les membres du jury
11
Réserver un animateur
12
Réserver l’assistance technique
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Élaborer les critères du jury
2 personnes
15
Rédiger le règlement
2 personnes
16
Recueillir des idées d’improvisation
3 personnes
17
Préparer l’épreuve finale
2 personnes
18
Envoyer la lettre aux participants
19
Publier les informations au public
20
Commander les prix
21
Faire la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses du catering
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Imprimer les cartes de compétition
25
Imprimer les formulaires du jury
26
Créer les badges nominatifs
2 personnes
27
Créer les panneaux de direction
28
Récupérer les clés du lieu
29
Vérifier le lieu
2 personnes
30
Aménager l’espace public
3 personnes
31
Délimiter l’aire de jeu
2 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer la table du jury
2 personnes
35
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Aménager le vestiaire
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Brancher le son
2 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Tester la diffusion de musique
41
Régler l’éclairage
2 personnes
42
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Préparer le kit des participants
2 personnes

Événement

46
Répartir le travail du jury
3 personnes
47
Accueillir les participants
2 personnes
48
Accueillir le public
3 personnes
49
Enregistrer l’entrée
2 personnes
50
Inscrire les participants
2 personnes
51
Accompagner le public à la salle
2 personnes
52
Expliquer les règles du jeu
53
Animer les manches du concours
3 personnes
54
Proposer des suggestions
2 personnes
55
Surveiller le temps par scène
56
Gérer la musique et les effets
57
Collecter des points
2 personnes
58
Saisir les scores
2 personnes
59
Servir les boissons
2 personnes
60
Servir des amuse-bouches
2 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Dégager les tables
2 personnes
63
Informer le public
64
Annoncer les finalistes
65
Encadrer la finale
3 personnes
66
Déterminer le gagnant
3 personnes
67
Remettre les prix
2 personnes
68
Prononcer le discours de remerciement
69
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

70
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Nettoyer l’espace
3 personnes
75
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
76
Ranger les chaises
3 personnes
77
Dégager les tables
3 personnes
78
Retirer la décoration
2 personnes
79
Baisser le son
2 personnes
80
Démonter l’éclairage
2 personnes
81
Trier les matériaux
2 personnes
82
Fermer le lieu
83
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 10
Table du jury
Table d’accueil
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 2
Buzzer
Chemises à pinceqté 8
Stylosqté 30
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 3
Caisse d'espèces
Terminal de paiement
Bracelets d’entréeqté 120

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 8
Ruban de solqté 4
Cartes d’improvisationqté 150
Bacs à accessoiresqté 4
Accessoires d'improvisationqté 30

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Drapé de scène
Guirlandes de fanionsqté 4
Badges nominatifsqté 30
Coupe du vainqueur
Rubans de médailleqté 12
Certificats de prixqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Ouvre-bouteillesqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 8

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12

Conseils

Bloquez le lieu avant de fixer la date publique. Vérifiez qu’il permet d’installer une table pour le jury, une table d’accueil, les chaises du public et un espace de jeu clairement délimité.
Écrivez le règlement avant l’ouverture des inscriptions. Précisez le format des manches, la durée des improvisations, les critères du jury, les règles de l’épreuve finale et la procédure en cas d’égalité.
Établissez le programme à la minute près, avec au moins 15 minutes pour l’accueil et les vérifications techniques. Envoyez ensuite une lettre aux participants indiquant l’horaire, le format et les besoins à signaler.
Testez la sonorisation avant le début : microphones sans fil, table de mixage, haut-parleurs, câbles, rallonges et multiprises. Gardez un chronomètre et un buzzer de secours à portée de main, car une panne ou une batterie vide peut interrompre une manche.
Traitez les inscriptions avant de composer les équipes définitives. Vérifiez les coordonnées, recueillez les besoins alimentaires et préparez les cartes de compétition ainsi que les formulaires du jury au moins un jour avant le concours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’improvisation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, former les équipes, confirmer le jury et l’animateur, ouvrir les inscriptions, publier les informations et commander les prix.
Quand faut-il définir le format d’un concours d’improvisation ?: Définissez-le avant d’envoyer les invitations, au minimum 6 semaines avant l’événement. Le nombre d’équipes, la durée des manches et l’épreuve finale influencent directement le programme et les besoins techniques.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours d’improvisation ?: Prévoyez au moins 1 personne à l’accueil, 1 responsable de la régie et 1 personne pour accompagner les équipes, soit 3 bénévoles pour une petite compétition. Ajoutez un renfort si le public dépasse 50 personnes ou si plusieurs espaces sont utilisés.
Quand tester le matériel technique du concours ?: Faites un test complet le jour même, au moins 90 minutes avant l’ouverture des portes. Vérifiez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles, l’éclairage, le buzzer et le chronomètre avec l’animateur.

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