Cómo organizar un concurso de improvisación paso a paso

Un concurso de improvisación necesita más preparación de la que parece: el formato, las reglas, los equipos y el jurado deben estar cerrados antes de invitar al público. Empieza reservando el recinto y calcula el tiempo de cada ronda, incluidos los cambios y las deliberaciones. Después coordina las inscripciones, el equipo técnico y los materiales de recepción. El día del concurso, una prueba de sonido y un cronómetro visible evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Elaborar el calendario de competición
2 personas
4
Formar equipos
2 personas
5
Invitar a los participantes
2 personas
6
Enviar invitaciones al público
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Comprobar los datos de los participantes
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Definir el jurado
11
Confirmar al presentador
12
Confirmar apoyo técnico
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Elaborar los criterios del jurado
2 personas
15
Redactar las reglas del juego
2 personas
16
Recopilar sugerencias de improvisación
3 personas
17
Preparar la prueba final
2 personas
18
Enviar la carta a los participantes
19
Publicar información para el público
20
Encargar premios
21
Hacer la lista de la compra
2 personas
22
Ir a comprar para el catering
2 personas
23
Reunir los materiales
3 personas
24
Imprimir tarjetas del concurso
25
Imprimir formularios de jurado
26
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
27
Crear señales de ruta
28
Recoger las llaves del recinto
29
Comprobar el lugar
2 personas
30
Organizar el espacio del público
3 personas
31
Delimitar el área de juego
2 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Preparar la mesa del jurado
2 personas
35
Montar el mostrador de recepción
2 personas
36
Montar el guardarropa
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Conectar el sonido
2 personas
39
Probar los micrófonos
2 personas
40
Probar la reproducción de música
41
Configurar la iluminación
2 personas
42
Llenar los refrigeradores
2 personas
43
Preparar café y té
2 personas
44
Preparar aperitivos
3 personas
45
Preparar el paquete del participante
2 personas

Evento

46
Distribuir la tarea del jurado
3 personas
47
Recepción de participantes
2 personas
48
Recibir al público
3 personas
49
Registrar la entrada
2 personas
50
Inscribir participantes
2 personas
51
Guiar al público al recinto
2 personas
52
Explicar las reglas del juego
53
Guiar las rondas de competición
3 personas
54
Proporcionar sugerencias
2 personas
55
Controlar el tiempo por escena
56
Controlar la música y los efectos
57
Acumular puntos
2 personas
58
Procesar los resultados
2 personas
59
Servir las bebidas
2 personas
60
Servir aperitivos
2 personas
61
Rellenar las bebidas
2 personas
62
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
63
Informar al público
64
Anunciar a los finalistas
65
Coordinar la final
3 personas
66
Determinar al ganador
3 personas
67
Entregar premios
2 personas
68
Dar el discurso de agradecimiento
69
Despedir al público
2 personas

Seguimiento

70
Recoger objetos perdidos
2 personas
71
Guardar la catering sobrante
2 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Limpiar el espacio
3 personas
75
Limpiar los sanitarios
2 personas
76
Recoger sillas
3 personas
77
Recoger las mesas
3 personas
78
Retirar la decoración
2 personas
79
Desmontar el sonido
2 personas
80
Desmontar la iluminación
2 personas
81
Clasificar los materiales
2 personas
82
Cerrar el recinto
83
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 10
Mesa del jurado
Mesa de recepción
Percherocant. 2
Taburetescant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Portátil
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Cronómetrocant. 2
Buzzer
Carpetas portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Pizarras blancascant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Calculadorascant. 2
Baterías externascant. 3
Caja para dinero en efectivo
Terminal de pago
Pulseras de accesocant. 120

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 2

Material deportivo

Conoscant. 8
Cinta para el suelocant. 4
Tarjetas de improvisacióncant. 150
Cajas para atrezzocant. 4
Atrezzo para improvisacióncant. 30

Decoración

Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 6
Telón de escenario
Banderinescant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Copa para los ganadores
Cintas de medallacant. 12
Certificados de premiocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Abrebotellascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 8

Catering

Compras

Limpieza

Papelelerascant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 12

Consejos

Define primero el formato, el número de rondas y la duración de cada prueba. Añade entre 5 y 10 minutos por ronda para presentar las consignas, cambiar equipos y recoger las puntuaciones.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y comprueba nombre, contacto y preferencias dietéticas de cada participante. Así podrás formar equipos y preparar las tarjetas sin improvisar la logística.
Entrega al jurado una hoja con criterios concretos, por ejemplo de 1 a 10 para creatividad, construcción de la escena y trabajo en equipo. Reúne las puntuaciones después de cada ronda para no depender de la memoria.
Haz una prueba completa de micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, portátil y cables entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. Comprueba también el buzzer, el cronómetro y la iluminación de la zona de actuación.
Prepara una mesa de recepción con la lista de participantes, tarjetas de nombre, reglas impresas y señales de ruta. Reserva al menos 30 minutos para la llegada y coloca agua y vasos reutilizables antes de que empiece la primera prueba.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura un concurso de improvisación?: Calcula entre 2 y 3 horas para un programa con varias rondas, pausas y una final. Añade entre 10 y 15 minutos para la bienvenida y otros 15 minutos para anunciar los resultados y entregar los premios.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del concurso. Ese margen permite comprobar los datos, formar equipos, preparar las tarjetas y enviar la información final a los participantes.
¿Cuántas personas hacen falta para organizarlo?: Para un concurso pequeño, cuenta con al menos 5 personas: presentador, apoyo técnico, dos responsables de recepción y una persona que coordine al jurado. Si hay más de 50 asistentes, añade 2 voluntarios para orientar al público y gestionar los cambios.
¿Cuándo se prepara el equipo técnico?: Monta y prueba el sonido y la iluminación entre 60 y 90 minutos antes de la apertura. Reserva 20 minutos adicionales para solucionar cables, regletas, micrófonos o cambios en la mesa de mezclas.

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