Zo organiseer je een improvisatievoorstelling

Begin met de datum, zaalcapaciteit en opstelling: een improvisatievoorstelling staat of valt met goed zicht, verstaanbaarheid en ruimte voor spelers. Boek daarna de artiesten en technici, zodat je technische wensen vroeg kunt afstemmen. Open de ticketverkoop pas wanneer de evenementspagina en publieksinformatie klaar zijn. In de laatste week controleer je betalingen, dieetwensen, props, catering en alle kabels en microfoons. Op de dag zelf werk je vanuit één draaiboek met duidelijke overdrachtsmomenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2
Voorstelling en capaciteit bepalen
2 personen
3
Artiesten en technici boeken
4
Reserveringen bevestigen
5
Promotietekst schrijven
6
Promotiebeeld maken
7
Evenementspagina publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Ticketverkoop openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
15
Catering bestellen
16
Technische wensen afstemmen
2 personen
17
Draaiboek uitwerken
2 personen
18
Artiestenbriefing versturen
19
Publieksinformatie versturen
20
Aanmeldingen en betaling controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Decoratie en materialen verzamelen
2 personen
23
Props selecteren
3 personen
24
Locatiesleutels ophalen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels opstellen
2 personen
30
Speelvlak markeren
2 personen
31
Decor achter het speelvlak plaatsen
3 personen
32
Lichtopstelling plaatsen
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Lichtstanden testen
2 personen
36
Props klaarzetten
2 personen
37
Kleedruimte inrichten
2 personen
38
Cateringtafel inrichten
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
41
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
42
Garderobe inrichten
2 personen
43
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
44
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

45
Artiesten ontvangen
2 personen
46
Artiestenbriefing geven
2 personen
47
Technische doorloop uitvoeren
3 personen
48
Hapjes voorbereiden
3 personen
49
Koffie en thee zetten
2 personen
50
Entree bemannen
2 personen
51
Bezoekers ontvangen
3 personen
52
Jassen aannemen
2 personen
53
Dranken en hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Publiek naar de zaal begeleiden
2 personen
56
Voorstellingsstart aankondigen
57
Licht en geluid bedienen
2 personen
58
Spelopdrachten verzamelen
59
Pauzeservice verzorgen
3 personen
60
Publieksvragen begeleiden
61
Afscheid en naborrel begeleiden
3 personen
62
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
68
Props en decor inpakken
3 personen
69
Licht en geluid afbreken
3 personen
70
Kleedruimte schoonmaken
2 personen
71
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
72
Apparatuur controleren en opladen
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Restanten opslaan
2 personen
76
Locatiesleutels terugbrengen
77
Bedankbericht versturen
78
Foto's met toestemming delen
79
Onkosten verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Audiomixer
Laptop
DI-box
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Gaffer tapeaantal 4
Kabelgotenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Achterdoek
Podiumkledenaantal 2
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Plakhaakjesaantal 20
Naamstickersaantal 120
Stiftenaantal 12
Flip-overvellenaantal 30
Flip-overstandaard

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Broodmessenaantal 3

Servies

Drinkglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Sportmateriaal

Improvisatieprops
Zachte speelballenaantal 6
Hoepelsaantal 3
Kleurige sjaalsaantal 12
Kostuumaccessoires

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling uiterlijk vier weken vooraf vast. Bepaal hoeveel stoelen en tafels passen zonder looppaden, zichtlijnen of de speelruimte te blokkeren; plan ook kapstokken en een plek voor publieksontvangst.
Stem techniek niet pas op de repetitiedag af. Vraag vooraf naar het aantal draadloze microfoons, aansluitingen voor laptop of DI-box, positie van actieve speakers en de benodigde lengte van verlengkabels.
Open de ticketverkoop zodra prijs, capaciteit, aanvangstijd en publieksinformatie definitief zijn. Stuur uiterlijk zeven dagen vooraf een bevestiging met route, inloop, starttijd en eventuele dieetvragen.
Reserveer in het draaiboek minimaal 90 minuten voor opbouw en soundcheck. Test elke microfoon afzonderlijk, plak kabels af met gaffer tape en leg reservebatterijen klaar voordat het publiek binnenkomt.
Plan catering op basis van de definitieve aanmeldingen en controleer die aantallen 48 uur vooraf. Zet koffie en water klaar, label dieetwensen en regel een aparte plek voor decoratie, props en artiestenmateriaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een improvisatievoorstelling organiseren?: Leg datum en zaal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Boek artiesten en technici direct daarna; begin minimaal 4 weken voor de voorstelling met promotie en ticketverkoop.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een improvisatievoorstelling?: Reken op minimaal 90 minuten voor stoelen, licht, speakers, microfoons, decor en soundcheck. Voeg 30 minuten toe als de zaaltechniek of indeling nog niet eerder is getest.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een improvisatievoorstelling?: Open de verkoop zodra capaciteit, aanvangstijd, locatie en publieksinformatie definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit of controleer de aanmeldingen uiterlijk 48 uur voor de voorstelling voor catering en ontvangst.
Wat moet je een week voor een improvisatievoorstelling controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de artiestenbriefing, technische wensen, publieksmail, reserveringen en promotie. Controleer 48 uur vooraf opnieuw betalingen, dieetwensen, cateringhoeveelheden, props en de sleutel of toegang tot de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.