Organiser un spectacle d’improvisation, étape par étape

Commencez par verrouiller la date, la salle et la capacité d’accueil avant de contacter les artistes. Ensuite, réservez les comédiens et les techniciens, ouvrez la billetterie et préparez la communication. La technique mérite une vraie vérification : microphones, mixeur, éclairage, rallonges et circulation des câbles doivent être testés sur place. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires, le catering et les horaires précis du spectacle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Valider la date et la salle
2
Définir la prestation et la capacité
2 personnes
3
Réserver les artistes et les techniciens
4
Confirmer les réservations
5
Rédiger le texte promotionnel
6
Créer l’image promotionnelle
7
Publier la page de l'événement
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Ouvrir la billetterie
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
15
Commander le catering
16
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
17
Élaborer le déroulé
2 personnes
18
Envoyer le briefing aux artistes
19
Envoyer les informations au public
20
Vérifier les inscriptions et le paiement
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler la décoration et le matériel
2 personnes
23
Sélectionner les accessoires
3 personnes
24
Récupérer les clés du lieu
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Nettoyer l'espace public
3 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
2 personnes
30
Délimiter l’aire de jeu
2 personnes
31
Installer le décor derrière l’aire de jeu
3 personnes
32
Installer l’éclairage
2 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
36
Préparer les accessoires
2 personnes
37
Aménager le vestiaire
2 personnes
38
Installer la table traiteur
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Installer le point café et thé
2 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Aménager le vestiaire
2 personnes
43
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
44
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

45
Accueillir les artistes
2 personnes
46
Faire le briefing des artistes
2 personnes
47
Réaliser la répétition technique
3 personnes
48
Préparer les en-cas
3 personnes
49
Préparer le café et le thé
2 personnes
50
Tenir l'entrée
2 personnes
51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Prendre les vestes
2 personnes
53
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Accompagner le public jusqu'à la salle
2 personnes
56
Annoncer le début du spectacle
57
Gérer la lumière et le son
2 personnes
58
Rassembler les missions de jeu
59
Assurer le service des pauses
3 personnes
60
Animer les questions du public
61
Animer les adieux et le verre de clôture
3 personnes
62
Rendre les vestes
2 personnes

Suivi

63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
68
Emballer les accessoires et la déco
3 personnes
69
Démonter la lumière et le son
3 personnes
70
Nettoyer l'espace vestiaire
2 personnes
71
Nettoyer l'espace public
3 personnes
72
Vérifier et recharger le matériel
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Ranger les restes
2 personnes
76
Rapporter les clés du lieu
77
Envoyer un message de remerciement
78
Partager les photos avec autorisation
79
Traiter les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 120
Nappesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Mixeur audio
Ordinateur portable
Boîtier DI
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Fond de scène
Tapis de scèneqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Crochets adhésifsqté 20
Étiquettes nominativesqté 120
Marqueursqté 12
Feuilles de paperboardqté 30
Chevalet de conférence

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Couteaux à painqté 3

Vaisselle

Verres à boireqté 130
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8

Matériel de sport

Accessoires d’improvisation
Balles de jeu souplesqté 6
Cerceauxqté 3
Foulards colorésqté 12
Accessoires de costume

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la capacité réelle de la salle, en tenant compte des chaises, des tables, des tabourets et de l’espace scénique. Une salle qui paraît assez grande peut perdre plusieurs places après l’installation du tapis de scène et du matériel technique.
N’attendez pas la dernière semaine pour ouvrir la billetterie. Prévoyez au moins 2 relances avant le spectacle et vérifiez les paiements ainsi que les inscriptions une première fois 48 heures avant l’ouverture des portes.
Envoyez le briefing aux artistes et aux techniciens au plus tard 3 jours avant l’événement. Indiquez l’horaire d’arrivée, le déroulé, les besoins en microphones sans fil, les branchements et les changements prévus.
Testez le son et l’éclairage dès l’ouverture de la salle, avant l’arrivée du public. Faites fonctionner chaque microphone, le mixeur audio, les projecteurs LED et l’ordinateur portable, puis fixez les câbles avec du ruban gaffer ou des goulottes.
Préparez l’accueil avant le jour J : panneau d’accueil, panneaux indicateurs, porte-manteaux, cintres et étiquettes nominatives doivent être regroupés au même endroit. Faites les courses et réceptionnez le catering après avoir compté les participants et leurs besoins alimentaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle d’improvisation ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les artistes et techniciens, préparer la communication, ouvrir la billetterie et confirmer le catering sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il ouvrir la billetterie pour un spectacle d’improvisation ?: Ouvrez-la au moins 3 semaines avant la représentation. Contrôlez les inscriptions et les paiements 48 heures avant, puis gardez une liste actualisée pour l’accueil.
Quand envoyer le briefing aux artistes ?: Envoyez-le au minimum 3 jours avant le spectacle. Rassemblez dans un seul message les horaires, le déroulé, les informations techniques et les consignes d’arrivée dans la salle.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un test complet dès l’ouverture de la salle, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones, le mixeur, les projecteurs LED, les rallonges et les multiprises, puis sécurisez tous les câbles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.