Cómo organizar un espectáculo de improvisación sin improvisar la logística

Un espectáculo de improvisación necesita libertad sobre el escenario y una organización muy concreta fuera de él. Empieza cerrando la fecha, la sala y el aforo; después confirma artistas, técnicos y reservas antes de abrir la venta de entradas. La promoción, las inscripciones y el catering deben avanzar con plazos claros. En los últimos días, centra el trabajo en el programa, el briefing, las necesidades técnicas, la utilería y la comprobación de pagos y asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el salón
2
Definir la presentación y la capacidad
2 personas
3
Contratar artistas y técnicos
4
Confirmar las reservas
5
Escribir texto promocional
6
Crear imagen promocional
7
Publicar la página del evento
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar mensajes en redes sociales
10
Distribuir carteles
3 personas
11
Abrir la venta de entradas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Determinar las cantidades del catering
2 personas
15
Pedir el catering
16
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
17
Desarrollar el programa
2 personas
18
Enviar briefing a los artistas
19
Enviar información al público
20
Comprobar inscripciones y pago
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Reunir decoración y materiales
2 personas
23
Seleccionar utilería
3 personas
24
Recoger las llaves del recinto
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar los espacios
2 personas
27
Limpiar el espacio del público
3 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar mesas
2 personas
30
Marcar el área de juego
2 personas
31
Colocar la decoración detrás del área de juego
3 personas
32
Montar la iluminación
2 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Probar los modos de iluminación
2 personas
36
Preparar los atrezos
2 personas
37
Preparar el vestuario
2 personas
38
Montar la mesa de catering
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Montar el punto de café y té
2 personas
41
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
42
Montar el guardarropa
2 personas
43
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
44
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

45
Recibir a los artistas
2 personas
46
Dar la briefing a los artistas
2 personas
47
Realizar el ensayo técnico
3 personas
48
Preparar aperitivos
3 personas
49
Preparar café y té
2 personas
50
Atender la entrada
2 personas
51
Recibir a los visitantes
3 personas
52
Recibir abrigos
2 personas
53
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Guiar al público a la sala
2 personas
56
Anunciar el inicio de la función
57
Manejar luces y sonido
2 personas
58
Recopilar las tareas del juego
59
Gestionar el servicio de descansos
3 personas
60
Gestionar las preguntas del público
61
Coordinar la despedida y el afterwork
3 personas
62
Devolver los abrigos
2 personas

Seguimiento

63
Recoger objetos perdidos
2 personas
64
Recoger el catering
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
68
Empaquetar atrezzo y decoración
3 personas
69
Desmontar luces y sonido
3 personas
70
Limpiar el vestuario
2 personas
71
Limpiar el espacio del público
3 personas
72
Comprobar y cargar el equipo
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Guardar los restos
2 personas
76
Devolver las llaves del recinto
77
Enviar mensaje de agradecimiento
78
Compartir fotos con permiso
79
Gestionar los gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Mantelescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Portátil
Caja DI
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 5
Cinta gaffercant. 4
Canaletas para cablescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Telón de fondo
Faldas del escenariocant. 2
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6
Ganchos adhesivoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 120
Rotuladorescant. 12
Hojas de rotafoliocant. 30
Atril de papelógrafo

Cocina

Teterascant. 2
Cafetera
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cuencoscant. 12
Cuchillos de pancant. 3

Vajilla

Vasoscant. 130
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 8

Material deportivo

Atrezzo de improvisación
Pelotas blandas de juegocant. 6
Aroscant. 3
Pañuelos coloridoscant. 12
Accesorios de vestuario

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Juego de fregona
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y el aforo antes de anunciar el evento. El número de sillas, mesas y plazas disponibles condiciona las entradas, el catering y la distribución del público.
Confirma artistas, técnicos y reservas por escrito antes de publicar la página. Incluye horarios de llegada, duración de la actuación, necesidades de sonido y quién lleva cada elemento técnico.
Abre la venta de entradas solo cuando estén listos el texto promocional, la imagen y la información práctica. Envía recordatorios y revisa las inscripciones y los pagos al menos 48 horas antes.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Deja prevista la preparación de café y té con cafeteras y teteras, además de una zona clara de servicio.
Haz una prueba técnica en la sala antes de recibir al público: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, focos LED y cables. Fija los cables con cinta gaffer o canaletas y comprueba que las salidas y los carteles direccionales sigan visibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de improvisación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, contratar artistas y técnicos y preparar la promoción. Reserva los últimos 7 días para confirmar pagos, catering, programa, utilería y montaje.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando la fecha, la sala, el aforo, los artistas y la información básica estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones 48 horas antes para ajustar el catering y la distribución de asientos.
¿Qué hay que comprobar el día del espectáculo?: Llega al menos 3 horas antes para recoger las llaves, abrir la ubicación y montar sillas, sonido e iluminación. Haz una prueba completa de micrófonos, altavoces, focos y portátil antes de que entre el público.
¿Cuánto catering necesito para un espectáculo de improvisación?: Calcula las cantidades según el número final de inscripciones y añade un margen del 5 al 10 % para imprevistos. Confirma las preferencias dietéticas al menos 3 días antes de hacer el pedido.

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