Improvisationsaufführung organisieren: der praktische Ablauf

Bei einer Improvisationsaufführung müssen Künstler, Technik, Publikum und ein flexibler Ablauf zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Saal und Kapazität, bevor du Werbung veröffentlichst oder den Ticketverkauf öffnest. Danach folgen Buchungen, Veranstaltungsseite, Einladungen und die Abstimmung von Catering und Technik. Am Veranstaltungstag entscheiden ein klares Briefing, getestete Mikrofone und ein früher Zugang zur Location darüber, ob spontane Szenen wirklich spontan bleiben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Saal festlegen
2
Veranstaltung und Kapazität festlegen
2 Personen
3
Künstler und Techniker buchen
4
Reservierungen bestätigen
5
Werbetext schreiben
6
Werbebild erstellen
7
Veranstaltungsseite veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Social-Media-Beiträge posten
10
Poster verteilen
3 Personen
11
Ticketverkauf öffnen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Cateringmengen festlegen
2 Personen
15
Catering bestellen
16
Technische Anforderungen abstimmen
2 Personen
17
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
18
Künstlerbriefing versenden
19
Publikumsinformationen versenden
20
Anmeldungen und Zahlung prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Dekoration und Material sammeln
2 Personen
23
Requisiten auswählen
3 Personen
24
Standortschlüssel abholen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Räume kontrollieren
2 Personen
27
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Tische aufstellen
2 Personen
30
Spielfläche markieren
2 Personen
31
Dekor hinter dem Spielbereich platzieren
3 Personen
32
Lichtaufbau aufstellen
2 Personen
33
Tontechnik anschließen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Lichtmodi testen
2 Personen
36
Requisiten bereitstellen
2 Personen
37
Umkleide einrichten
2 Personen
38
Cateringtisch einrichten
2 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
41
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
42
Garderobe einrichten
2 Personen
43
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
44
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

45
Künstler empfangen
2 Personen
46
Künstlerbriefing geben
2 Personen
47
Technische Generalprobe durchführen
3 Personen
48
Snacks vorbereiten
3 Personen
49
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
50
Eingang besetzen
2 Personen
51
Besucher empfangen
3 Personen
52
Jacken entgegennehmen
2 Personen
53
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
56
Vorstellungsbeginn ankündigen
57
Licht und Ton bedienen
2 Personen
58
Spielaufgaben sammeln
59
Pausenservice übernehmen
3 Personen
60
Publikumsfragen betreuen
61
Verabschiedung und Ausklang begleiten
3 Personen
62
Jacken zurückgeben
2 Personen

Nachbereitung

63
Fundsachen sammeln
2 Personen
64
Catering aufräumen
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
68
Requisiten und Dekor einpacken
3 Personen
69
Licht und Ton abbauen
3 Personen
70
Umkleide reinigen
2 Personen
71
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
72
Geräte prüfen und aufladen
2 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Reste einlagern
2 Personen
76
Locationschlüssel zurückbringen
77
Dankesnachricht versenden
78
Fotos mit Zustimmung teilen
79
Ausgaben abrechnen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 8
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Audiomischpult
Laptop
DI-Box
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 5
Gaffer TapeAnz. 4
KabelkanäleAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

Hintergrundvorhang
Bühnen mit Stoff bedeckenAnz. 2
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
KlebehakenAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 120
StifteAnz. 12
FlipchartblätterAnz. 30
Flipchartständer

Küche

WasserkocherAnz. 2
Kaffeemaschine
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
SchälchenAnz. 12
BrotmesserAnz. 3

Geschirr

TrinkgläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8

Sportmaterial

Improvisationsrequisiten
Weiche SpielbälleAnz. 6
ReifenAnz. 3
Bunte SchalsAnz. 12
Kostümaccessoires

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 2
Wischset
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Saal, Datum und maximale Kapazität zuerst fest. Plane zusätzlich Zeit für Aufbau, Soundcheck und den Einlass ein, statt nur die eigentliche Aufführungsdauer zu berücksichtigen.
Buche Künstler und Techniker, bevor du den Werbetext veröffentlichst. Frage dabei nach technischen Anforderungen, benötigten Requisiten und der Anzahl der Personen auf der Bühne.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Reservierungen, Zahlungsprüfung und Anmeldungen geregelt sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung, damit du die Cateringmengen anpassen kannst.
Teste aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop und DI-Box mindestens 2 Stunden vor Einlass. Sichere Verlängerungskabel mit Gaffer Tape oder Kabelkanälen und lege Ersatzbatterien griffbereit.
Schicke Künstlern und Publikum die wichtigsten Informationen spätestens 48 Stunden vorher. Hole den Standortschlüssel rechtzeitig ab, öffne die Location früh und bringe Wegweiser, Willkommensschild sowie Namensaufkleber vor dem Einlass an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Improvisationsaufführung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Kapazität und Künstlerbuchung. Für Werbung, Ticketverkauf und Catering bleiben dann meist noch mindestens 4 Wochen Vorlauf.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Improshow?: Plane mindestens 2 Stunden für Bühne, Bestuhlung, Licht und Tontechnik ein. Für Soundcheck und ein kurzes Künstlerbriefing sollten zusätzlich 30 bis 45 Minuten reserviert werden.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Improvisationsaufführung starten?: Starte den Verkauf, sobald Saal, Termin, Künstler und Kapazität bestätigt sind. Ein Vorlauf von 3 bis 6 Wochen gibt dir genug Zeit, Anmeldungen zu prüfen und die Nachfrage einzuschätzen.
Wann muss man Catering für eine Improvisationsaufführung bestellen?: Lege die Mengen etwa 7 bis 10 Tage vorher fest und bestelle danach. Ernährungswünsche sollten mindestens 5 Tage vor dem Termin erfasst sein, damit Änderungen noch möglich sind.

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