Zo organiseer je een improvisatietheateravond

Begin met de zaal, datum en speelduur; die bepalen hoeveel publiek je kunt ontvangen en wanneer techniek en catering klaar moeten staan. Boek daarna de artiesten en presentator en vraag hun technische wensen vroeg uit. Werk vervolgens aan publicatie, aanmeldingen en publieksvragen, zodat je niet in de laatste week nog programmaonderdelen moet aanpassen. Op de avond zelf draait alles om een vrije podiumvloer, geteste microfoons en een crew die precies weet wie wat doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Artiesten en presentator boeken
4
Technische wensen uitvragen
5
Vergunningen en afspraken controleren
6
Promotietekst schrijven
7
Promotieafbeelding maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Evenement online publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
13
Artiestenprogramma bevestigen
14
Spelrondes en publieksvragen voorbereiden
2 personen
15
Technische opstelling testen
2 personen
16
Bezoekerslijst bijwerken
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
19
Presentatiesheets afdrukken
20
Crewbriefing voorbereiden

Event

21
Zaal openen
2 personen
22
Techniek en verlichting controleren
2 personen
23
Podiumvloer vrijmaken
2 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
26
Decoratie ophangen
2 personen
27
Consumptietafel inrichten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
2 personen
29
Artiestenkleedkamer klaarmaken
30
Artiesten ontvangen
2 personen
31
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
32
Crewbriefing houden
4 personen
33
Entree en registratie openen
2 personen
34
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
35
Publiek naar de zaal begeleiden
2 personen
36
Opening aankondigen
37
Improvisatierondes begeleiden
4 personen
38
Pauzedrankjes en hapjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
40
Tweede improvisatieblok begeleiden
4 personen
41
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
42
Publiek naar de uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Servies verzamelen
2 personen
44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Zaal schoonmaken
3 personen
48
Keuken en bar schoonmaken
2 personen
49
Materialen terugbrengen
2 personen
50
Locatiesleutels retourneren
51
Gevonden voorwerpen afhandelen
52
Bedankbericht aan artiesten sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Kledingrek
Kleedkamertafel
Kleedkamerstoelenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
HDMI-kabel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Decoratie

Theatergordijnenaantal 2
Lichtletters
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlint
Decoratieve doekenaantal 4
Plakgumaantal 2

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test minimaal 90 minuten vóór de inloop. Controleer beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de speakers, HDMI-verbinding en verlichting terwijl de zaal nog leeg is.
Leg spelrondes en publieksvragen uiterlijk 3 dagen vooraf vast. Print de presentatiesheets en zet een reservekopie op de laptop; improvisatie op het podium werkt alleen als de presentator snel kan schakelen.
Houd de podiumvloer volledig vrij van stoelen, tafels en losse decoratie. Zet stoelen pas na de technische controle neer en laat aan beide kanten een duidelijke looproute voor artiesten en crew.
Bereken catering op basis van het aantal bevestigde bezoekers plus ongeveer 10 procent marge. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en koel dranken minstens 2 uur voor de deuren opengaan.
Plan een crewbriefing van 15 minuten vóór de zaal opent. Spreek dan de ontvangst, artiestenbegeleiding, publieksvragen, microfoonwissels en het moment van opruimen door; die details worden anders vaak te laat opgepakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatietheateravond organiseren?: Leg de locatie, datum en het programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Boek artiesten en presentator daarna direct, zodat je nog minstens 4 weken hebt voor promotie en aanmeldingen.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor improvisatietheater?: Reken op minimaal 2 draadloze microfoons voor presentator en spelers, plus 1 reserveoplossing. Test alle microfoons 90 minuten vóór de inloop en leg opgeladen batterijen klaar.
Wanneer moet je publieksvragen en spelrondes voorbereiden?: Maak de eerste versie uiterlijk 1 week vooraf en bevestig het definitieve programma 3 dagen voor de avond. Zo kan de presentator de volgorde oefenen en kunnen de presentatiesheets op tijd worden afgedrukt.
Hoeveel drank heb je nodig voor een improvisatietheateravond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop voor een publiek van 50 mensen dus 100 tot 150 drankjes voor het eerste uur, met extra marge voor crew en artiesten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.