Zo organiseer je een improvisatieconcert

Begin met de locatie en de muzikanten: zonder definitieve zaal weet je niet hoeveel publiek, stoelen of techniek je kunt plannen. Verzamel daarna de technische wensen per optreden en leg de volgorde van het programma vast. Open vervolgens de aanmeldingen en regel promotie, catering en materialen op basis van het verwachte aantal bezoekers. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumruimte, veilige kabels en een korte geluidscheck voordat de eerste muzikant speelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie definitief reserveren
2
Muzikanten vastleggen
3
Technische wensen verzamelen
4
Optreedvolgorde vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Promotie online plaatsen
2 personen
8
Posters ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering bestellen
12
Geluidsapparatuur reserveren
13
Extra stoelen reserveren
14
Programma opstellen
2 personen
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Bezoekerslijst afdrukken
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Materiaal verzamelen
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Vloer en entree controleren
2 personen
22
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels opstellen
2 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Instrumenten klaarzetten
3 personen
29
Licht instellen
2 personen
30
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
31
Muzikanten ontvangen
2 personen
32
Artiestenruimte inrichten
2 personen
33
Catering klaarzetten
3 personen
34
Programma's neerleggen
2 personen
35
Entree en registratie openen
3 personen
36
Bezoekers ontvangen
3 personen
37
Concert begeleiden
2 personen
38
Dranken serveren
3 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Pauzeruimte bijhouden
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

44
Instrumenten afkoppelen
3 personen
45
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
46
Meubilair terugplaatsen
4 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Voorraad controleren
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 75
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 3

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
Monitor-speakersaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 6
Metronomenaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Podiumdoekenaantal 3
Postersaantal 12
Naamkaartjesaantal 20

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en geluidsapparatuur voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vraag per muzikant of act naar microfoons, DI-boxen, monitoren en benodigde aansluitingen, zodat je niet op de dag zelf kabels of kanalen tekortkomt.
Plan de optreedvolgorde uiterlijk één week vooraf en zet die in een programma met begin- en eindtijden. Houd tussen optredens minimaal 10 minuten voor wissels en technische aanpassingen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het concert en verwerk dieetwensen meteen in de cateringbestelling. Reken het aantal glazen, kopjes, borden en besteksets af op het definitieve bezoekersaantal plus ongeveer 10 procent reserve.
Open de locatie minstens 3 uur voor aanvang. Gebruik het eerste uur voor stoelen, tafels en podiumdoeken, het tweede uur voor PA, mengpaneel en microfoons, en reserveer het laatste uur voor de geluidscheck en ontvangst.
Controleer vóór binnenkomst van bezoekers de vloer, entree en kabelroutes. Leg verlengsnoeren onder kabelmatten, zet microfoonstatieven stabiel neer en maak de podiumruimte vrij van extra stoelen en tafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een improvisatieconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, muzikanten en geluidsapparatuur; open daarna de aanmeldingen en start de promotie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een improvisatieconcert op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw. Trek ongeveer 2 uur uit voor zaal en techniek en houd minstens 1 uur over voor een volledige geluidscheck en onverwachte problemen.
Wanneer leg je de optreedvolgorde van een improvisatieconcert vast?: Leg de volgorde uiterlijk 1 week voor het concert vast. Deel het programma daarna met alle muzikanten, zodat iedereen weet hoe laat de soundcheck en het optreden zijn.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een improvisatieconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast circa 10 procent extra glazen en servies in ten opzichte van het verwachte aantal bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.