Ein Improvisationskonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Klärt die technischen Anforderungen der Musiker frühzeitig und führt sie in einer gemeinsamen Liste zusammen. Für Mikrofone, DI-Boxen, Monitorlautsprecher und Mischpult sollte vor der Reservierung der Tonanlage feststehen, was tatsächlich gebraucht wird.
• Legt die Auftrittsfolge spätestens eine Woche vor dem Konzert fest und erstellt daraus das Programm. Eine ausgedruckte Version für Technik und Einlass verhindert Rückfragen, wenn sich während des Abends etwas ändert.
• Öffnet die Anmeldungen erst, wenn die verfügbare Raumkapazität bekannt ist. Rechnet die Zahl der zusätzlichen Stühle nicht nur nach Sitzplätzen, sondern berücksichtigt auch Bühnenbereich, Technik und einen freien Eingangsweg.
• Plant für den Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten zwischen dem Öffnen der Location und dem Einlass ein. In dieser Zeit lassen sich Bühne freiräumen, Stühle und Tische aufstellen, Kabel mit Kabelmatten sichern und Getränke kühlen.
• Erfasst Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gebt sie gesammelt an das Catering weiter. Prüft außerdem vor dem Einlass Gläser, Kaffeetassen, Teller, Besteck und Serviertabletts – fehlendes Geschirr fällt sonst erst beim Ausschank auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Improvisationskonzert organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit der verbindlichen Reservierung des Veranstaltungsorts und der Festlegung der Musiker. Technik, Catering und zusätzliche Stühle sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bestellt sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Improvisationskonzert?

Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Technik und Einlass ein, bei einer größeren PA-Anlage eher 2 bis 3 Stunden. Der Soundcheck sollte nicht erst beginnen, wenn die ersten Gäste eintreffen.

Wann sollte man die Auftrittsfolge festlegen?

Die Auftrittsfolge sollte spätestens 7 Tage vor dem Konzert feststehen. So können Programm, Namensschilder und Besucherliste rechtzeitig erstellt und an Technik sowie Einlass weitergegeben werden.

Wie viele Getränke braucht man für ein Improvisationskonzert?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor dem Einlass gekühlt werden, damit der Ausschank nicht mit warmen Flaschen beginnt.

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