Zo organiseer je een imkerij open dag

Begin met het programma en de bezoekersstroom, niet met de aankleding. Leg eerst datum, openingsuren en activiteiten vast en controleer daarna vergunningen, verzekering en toiletvoorzieningen. Een imkerij vraagt extra aandacht voor de scheiding tussen bijenstand en publiekszone, duidelijke veiligheidsinstructies en begeleiding tijdens demonstraties en rondleidingen. Plan ook de verkoop, koffievoorziening en kinderactiviteiten vroeg, zodat je op de dag zelf niet tegelijk hoeft te ontvangen, uitleggen en afrekenen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openings- en sluitingstijden bepalen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
5
Reserveringen voor toiletvoorzieningen maken
6
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
7
Veilige bezoekersroute bepalen
2 personen
8
Bijenstand en publiekszone scheiden
2 personen
9
Demonstraties met imkers plannen
2 personen
10
Rondleidingen inplannen
2 personen
11
Activiteiten voor kinderen kiezen
2 personen
12
Verkoopassortiment vaststellen
2 personen
13
Honingvoorraad controleren
14
Productetiketten controleren
15
Uitnodigingen versturen
2 personen
16
Open dag online publiceren
17
Buurt en verenigingen informeren
2 personen
18
Aanmeldingen verwerken
19
Dieetwensen verzamelen
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
22
Instructies voor vrijwilligers maken
2 personen
23
Veiligheidsinstructie voor imkers maken
2 personen
24
Weersverwachting volgen
25
Programma aan bezoekers bevestigen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Honing en producten inkopen
2 personen
28
Verse catering inkopen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Materialen verzamelen
3 personen
31
Honingproducten klaarzetten
2 personen
32
Terrein maaien en controleren
2 personen
33
Parkeer- en fietszone markeren
2 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Bezoekersroute afzetten
2 personen
37
Informatieborden plaatsen
2 personen
38
Verkoopkraam inrichten
2 personen
39
Proefhoek inrichten
2 personen
40
Kinderhoek inrichten
2 personen
41
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
42
Geluidsinstallatie testen
43
Bijenpakken en demonstratiemateriaal klaarzetten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Toiletten controleren
46
Afvalpunten plaatsen
2 personen
47
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
48
Veiligheidsbriefing geven
2 personen

Event

49
Entree bemannen
2 personen
50
Bezoekers welkom heten
2 personen
51
Programma toelichten
52
Rondleidingen begeleiden
3 personen
53
Bijenleven demonstreren
2 personen
54
Bijenpakken uitlenen
2 personen
55
Kinderen begeleiden
2 personen
56
Honing laten proeven
2 personen
57
Hapjes serveren
2 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Verkoopkraam bemannen
2 personen
61
Voorraad verkoop aanvullen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Toiletten tussentijds controleren
64
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
65
Laatste rondleiding aankondigen
66
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
67
Verkoop en kassa afsluiten
2 personen
68
Bijenstand opnieuw afsluiten
2 personen

Nazorg

69
Servies verzamelen
3 personen
70
Restanten veilig opbergen
2 personen
71
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Terrein schoon opleveren
3 personen
79
Materialen terugbrengen
2 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Kraamtafelsaantal 3
Tafelkleedsetsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Kassa
Pinapparaat
Handmegafoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 5
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 30
Besteksetsaantal 100
Theelepelsaantal 50
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Honingraatdecoratieaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Tafelnummersaantal 8
Prijshoudersaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Veiligheid

Bijenpakkenaantal 8
Imkerhoedenaantal 10
Beschermhandschoenenaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintrollenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen en demonstraties in vaste tijdsblokken, bijvoorbeeld elk uur, en houd de groepen klein genoeg voor verstaanbare uitleg en toezicht. Zet de tijden zichtbaar bij de ingang en bevestig ze vooraf aan aangemelde bezoekers.
Maak één bezoekersroute vanaf de ingang langs ontvangst, publiekszone, activiteiten en verkoop. Markeer de grens met de bijenstand duidelijk en laat vrijwilligers bij kruispunten staan; bezoekers mogen niet zelf een veilige route zoeken.
Controleer de honingvoorraad en etiketten minstens twee weken vooraf. Reserveer per verkooppunt een aparte tafel voor producten, een kassa en een pinapparaat, zodat uitleg over bijen en afrekenen elkaar niet blokkeren.
Rooster vrijwilligers per taak en tijdsblok in: ontvangst, rondleidingen, kinderactiviteiten, koffie en verkoop. Geef iedere vrijwilliger vóór opening een korte instructie over de publieksroute, bijenveiligheid, noodsituaties en wie de leiding heeft.
Volg de weersverwachting vanaf vijf dagen voor de open dag en neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over tenten, schaduw, regen en stroom. Controleer dan ook verlengkabels, stekkerdozen, geluidsset en koffieapparatuur op een veilige, droge opstelling.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een imkerij open dag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, programma, vergunningen, verzekering en toiletvoorzieningen vast; daarna volgen publiciteit, aanmeldingen en het vrijwilligersrooster.
Hoe maak je een imkerij veilig voor bezoekers?: Scheid de bijenstand fysiek van de publiekszone en werk met één gemarkeerde bezoekersroute. Plan per rondleiding een begeleider en geef alle vrijwilligers uiterlijk op de dag zelf een veiligheidsinstructie over afstand, gedrag en handelen bij een incident.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een imkerij open dag?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per vaste publieksfunctie en daarnaast 1 coördinator. Voor ontvangst, rondleidingen, kinderactiviteiten, koffie en verkoop kom je meestal uit op 6 tot 8 mensen bij een kleinschalige open dag; plan extra wisselbezetting bij langere openingstijden.
Wanneer bevestig je het programma van een imkerij open dag?: Bevestig het programma 3 tot 5 dagen vooraf, nadat je de weersverwachting en beschikbaarheid van imkers hebt gecontroleerd. Vermeld openings- en sluitingstijd, rondleidingsuren, kinderactiviteiten, parkeeraanwijzingen en eventuele wijzigingen door het weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.