Organiser une journée portes ouvertes de l’apiculture

Commencez par fixer les horaires, le programme et le parcours des visiteurs avant de réserver le matériel ou de communiquer. Pour une journée portes ouvertes de l’apiculture, la séparation entre les ruches, les démonstrations et le public doit être définie sur le plan du site. Prévoyez ensuite les autorisations, l’assurance, les sanitaires et une équipe de bénévoles organisée par créneaux. Les dernières vérifications concernent la météo, les stocks, les inscriptions et les consignes envoyées aux visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les heures d’ouverture et de fermeture
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
5
Faire des réservations pour les sanitaires
6
Créer le plan du site
2 personnes
7
Déterminer un parcours sécurisé pour les visiteurs
2 personnes
8
Séparer le stand d’abeilles et la zone du public
2 personnes
9
Planifier des démonstrations avec des apiculteurs
2 personnes
10
Planifier les visites guidées
2 personnes
11
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
12
Définir l’assortiment de vente
2 personnes
13
Vérifier les stocks de miel
14
Vérifier les étiquettes des produits
15
Envoyer les invitations
2 personnes
16
Publier la journée portes ouvertes en ligne
17
Informer le quartier et les associations
2 personnes
18
Traiter les inscriptions
19
Recueillir les besoins alimentaires
20
Recruter des bénévoles
2 personnes
21
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
22
Créer les instructions pour les bénévoles
2 personnes
23
Créer des consignes de sécurité pour les apiculteurs
2 personnes
24
Suivre les prévisions météo
25
Confirmer le programme aux visiteurs
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Acheter le miel et les produits
2 personnes
28
Acheter de la restauration fraîche
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Rassembler le matériel
3 personnes
31
Mettre les produits au miel en place
2 personnes
32
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
33
Baliser la zone de stationnement et de vélos
2 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Balisage du parcours visiteurs
2 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Aménager le stand de vente
2 personnes
39
Aménager le coin dégustation
2 personnes
40
Aménager l’espace enfants
2 personnes
41
Installer le point café et thé
2 personnes
42
Tester le système de sonorisation
43
Préparer les costumes d’abeille et le matériel de démonstration
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
47
Accueillir les bénévoles
2 personnes
48
Donner le briefing de sécurité
2 personnes

Événement

49
Tenir l'entrée
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
2 personnes
51
Présenter le programme
52
Accompagner les visites guidées
3 personnes
53
Faire une démonstration de la vie des abeilles
2 personnes
54
Prêter des combinaisons d’apiculteur
2 personnes
55
Accompagner les enfants
2 personnes
56
Faire déguster le miel
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
2 personnes
58
Servir le café et le thé
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Tenir le stand de vente
2 personnes
61
Réapprovisionner les stocks de vente
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
64
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
65
Annoncer la dernière visite guidée
66
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
67
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
68
Refermer le rucher
2 personnes

Suivi

69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
71
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
72
Démonter les tentes de fête
4 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Nettoyer le point café
2 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Rendre le terrain propre
3 personnes
79
Rapporter le matériel
2 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tabourets de barqté 6
Tables de standqté 3
Sets de nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Caisse
Terminal de paiement
Mégaphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 5
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 50
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Décoration en alvéolesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Numéros de tableqté 8
Porte-prixqté 20
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10

Sécurité

Combinaisons d’apiculteurqté 8
Chapeaux d’apiculteurqté 10
Gants de protectionqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Tracez le parcours des visiteurs au moins 3 semaines à l’avance et prévoyez une séparation visible entre le stand d’abeilles et la zone du public. Ajoutez un point d’accueil et une sortie clairement identifiée.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil, visites guidées, démonstrations, vente et surveillance des zones sensibles. Remettez à chacun une fiche de consignes avant l’ouverture.
Confirmez les démonstrations et les visites guidées 7 jours avant l’événement, puis envoyez les horaires définitifs aux personnes inscrites. Indiquez la durée de chaque activité et les conditions liées à la météo.
Vérifiez les stocks de miel et les étiquettes 3 à 5 jours avant l’ouverture, surtout si une vente est prévue. Préparez aussi la caisse et le terminal de paiement avant l’arrivée du public.
Suivez les prévisions météo chaque jour pendant la dernière semaine et faites une dernière vérification 24 heures avant. Adaptez les tentes, le parcours, les activités pour enfants et le programme si les conditions changent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de l’apiculture ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations et l’assurance, réserver les sanitaires, recruter les bénévoles et communiquer les horaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes apicole ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant la date. Confirmez ensuite le programme, les horaires et les éventuelles consignes de sécurité environ 7 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la vente et 1 pour chaque zone de visite ou de démonstration en activité. Pour un groupe de 20 à 30 visiteurs, ajoutez une personne chargée de surveiller le parcours.
Que faire si la météo empêche les visites des ruches ?: Préparez une version de remplacement au moins 48 heures avant : démonstration à distance, présentation du matériel ou activité pour enfants sous tente. Informez les inscrits dès que la décision est prise.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.